Historie verzí

Změny verze 2.3.8 (12.11.2024)

• Byla upravena tisková sestava pro mimořádné šetření MŠMT (doplnění další údajů k porovnání účasti v pravidelné činnosti)
• Tisková sestava předpisů pohledávek nyní umožňuje generovat bez prázdných řádků (tedy bez řádků, kde jsou za období sestavy pouze nulové hodnoty).

Změny verze 2.3.7 (23.10.2024)

• Je k dispozici nová tisková sestava 910 dotazníkové šetření MŠMT (podzim 2024). V této sestavě lze získat soubor v Excelu se stejnou strukturou, jako připravovaný dotazník pro šetření MŠMT (pouze listy s pravidelnou a táborovou činností). V sestavě jsou k dispozici data, která lze z Domečku spolehlivě získat - ostatní je třeba doplnit přímo ve formuláři dotazníku. Soubor v Excelu je formátován shodně, jako formulář dotazníkového šetření - data je tedy možné přímo nakopírovat do dotazníku a doplnit chybějící údaje.
• Byla upravena tisková sestava podkladů pro zahajovací výkaz Z 15-01. V souladu s novou metodikou se nyní mimoškolní děti vykazují jako "ostatní účastníci". Zatržítko "Mimoškolní děti zahrnout do věkové skupiny ostatní" je proto automaticky zaškrtnuté, aby byly mimoškolní děti správně vykazovány. Více informací k přípravě podkladů pro zahajovací výkaz najdete v kapitole Zahajovací výkaz.
• Nově přibyla možnost označit školní rok jako "zamčený". V modulu Nastavení lze nyní určit školní rok, který je uzamčen. Tímto nastavením dojde k zablokování jakékoli možnosti editace v tomto a všech předchozích školních rocích. Je tak možné si pojistit, že po vyřešení všech nedoplatků, přeplatků a různých jiných restů na přihláškách už nedojde k žádné další nechtěné úpravě. Díky tomu můžeme na starší roky "přestat myslet".
Pozor - zámek nemá vliv na import bankovních výpisů! Nadále se tak může stát, že při chybné platbě se do přihlášek načte platba, která tam nepatří. Tuto situaci vyřešíme v příští aktualizaci. Nyní tedy doporučujeme při importu výpisů kontrolovat, zda nedošlo k připsání nějaké staré platby (což by se mělo provádět obecně vždy). Pokud došlo, je řešením odemknout rok, platbu vyřešit (převést) a rok zase zamknout.
• Upravili jsme modul pro import bankovních výpisů (doplnění nového kódu banky Partners, importy účtů s předčíslím). Více o možnosti importu bankovních výpisů najdete v kapitole Přehled o platbách účastníků.
• V modulu Akce jsme na kartě Statistika Upravili pole pro počet účastníků, aby bylo možno vyplnit číslo v řádu desetitisíců.
• Upravili jsme pole pro filtrování výpisu činností v tabulkách, aby bylo možné zadat kód činnosti sedmiciferný (pro organizace s větším množstvím středisek).
• Zpřesnili jsme výpočet u polí Předpisy celkem, Platby celkem a Doplatit celkem v tabulce kroužků, akcí a táborů. Jsou započítávány částky z přihlášek ve stavu Přihlášen a Odhlášen.

Dokončena nová verze Administračního centra a úpravy výpisu přihlášek v klientském centru (26.8.2024)

• Všechny moduly Administračního centra jsou již plně funkční v nové verzi. Původní administrační centrum bylo deaktivováno, nová verze je v provozu na původních adresách.
• Provedli jsme několik drobných úprav a doplnění k výpisu přihlášek v klientském centru.

Změny verze 2.3.6 (3.1.2024)

• Byl upraven nástroj pro načítání údajů odběratele k vydaným fakturám (kvůli nové verzi ARES).
• Provedli jsme několik systémových úprav technického charakteru.

Aktualizace pracovních výkazů a deníků (4.12.2023)

• V nové verzi administračního centra jsou k dispozici aktualizované pracovní výkazy .
• Nová verze pracovních výkazů externistů umožňuje kromě vykazování práce sledovat také evidenci pracovní doby.
• Současně byla upravena funkčnost elektronických deníků kroužků, kde lze nyní zapisovat schůzky včetně času trvání, s následnou vazbou na pracovní výkazy.
• Výstupy pracovních výkazů nově v PDF verzi zahrnují také evidenci pracovní doby. XLS verze pak poskytuje ucelený podklad pro mzdovou agendu s vyčíslením počtu odpracovaných dnů a počtu hodin za svátky a víkendy.

Změny verze 2.3.5 (28.4.2023)

• Hlavní novinkou je možnost spustit přednostní zápis pro stávající členy na základě hesla. Do kterékoli činnosti (kroužek, akce, tábor) se může přihlásit před termínem spuštění přihlašování každý, kdo zná nastavené heslo. Vše se nastavuje na kartě Přihlášení - popis najdete zde (platí pro kroužky, akce i tábory).
• Další užitečnou novinkou je samostatné oprávnění na definici cen. V nastavení uživatelské úrovně je nyní možné uživatelům omezit práva pro přidání, opravu a mazání cen u činností.
• Tisková sestava Kontrola chyb byla upravena - nově nezobrazuje chybové stavy přihlášek ve stavu Odhlášen. Výpis chyb je tak přehlednější.
• Název kroužku, akce nebo tábora teď může být delší (políčko pro název je rozšířeno o 20 znaků) .

Změny verze 2.3.4 (19.3.2023)

• Tato verze přináší nové možnosti vystavní potvrzení o platbě za kroužek, akci nebo tábor.
• V klientském centru si může rodič / účastník sám stáhnout potvrzení o úhradě.
• V aplikaci je možné vystavit potvrzení jedním klikem na tlačítko "Tisk dokladu", které najdete na kartě Platby u každé přihlášky.
• Stahování potvrzení v klientském centru lze povolit nebo zakázat - tuto možnost najdete v aplikaci v modulu Nastavení - Obecné.
• POZOR - v klientském centru se nově vypisuje kompletní přehled VŠECH plateb u přihlášek! Je tedy nutné pracovat s platbami na přihláškách s vědomím, že v klientském účtu jsou všechny transakce vidět!
• Dosavadní funkce modulu Faktury pro ZP zůstává zachována. Doporučujeme však tento modul přestat používat - nové potvrzení o platbě je výrazně pohodlnější a rychlejší.
• Kompletní popis nového postupu vystavení potvrzení o platbě najdete zde.

Změny verze 2.3.2 a 2.3.3 (22.12.2022)

• Pro snazší správu osobních údajů byl doplněn nový Nástroj pro hromadnou skartaci osobních údajů. Tento nástroj umožní automatizovaně čistit staré přihlášky a vymazávat údaje, které již nemají platný důvod zpracování. Nástroj je v modulu Nastavení v samosatné sekci Skartace. Vyžaduje nastavení zvláštního oprávnění v uživatelské úrovni (ve výchozím stavu žádný uživatel nemá práva na skartaci).
• Nově jsou automaticky odstraňovány osobní údaje z přihlášek náhradníků a zamítnutých přihlášek po stanovené lhůtě. Tuto lhůtu je možné upravit v nastavení.
Více o automatickém odstraňování údajů najdete v kapitole o správě osobních údajů a skartaci.
• V modulu Adresář je nově k dispoizici tlačítko Výpis osobních údajů. Tato funkce umožní vygenerovat sestavu se souhrnem všech zpracovávaných osobních údajů účastníka dle jednotlivých přihlášek, s uvedením odpovídajících důvodů zpracování a doby zpracování. Doporučujeme nejprve prohlédnout, než poskytnete případnému žadateli. Tato funkce je na samostatné oprávnění (nastavení uživatelské úrovně).
• V hlavní aplikaci je nyní nově možné zadat datum odvolání souhlasu (na kartě Zpracování údajů u přihlášky).
• Při založení přihlášky v hlavní aplikaci je možné u souhlasu zvolit možnost "neurčeno", která znamená, že nevíme, zda bude souhlas poskytnut (typicky přihlašuje-li se malé dítě a nemáme se koho na souhlas zeptat). V takové situaci je možné nechat rodiče souhlas dodatečně podepsat a pak doplnit datum podpisu souhlasu.
• Tisková sestava pro zahajovací výkaz byla doplněna o možnost zvolit, zda budou mimoškolní děti zahrnovány do dětí nebo ostatních účastníků. Je tak možné využít tuto sestavu i pro vyplňování výkazů zřizovatelům, kteří vykládají věkové skupiny účastníků odlišně od MŠMT.
• V modulu kroužky, akce a tábory přibylo v tabulce činností tlačítko Založit předpisy. To umožňuje hromadně založit předpisy plateb na všechny (nebo vybrané) přihlášky a rovnou odeslat platební informace účastníkům. Lze využít např. pro založení předpisů na 2. pololetí nebo třeba u táborů při práci v režimu záloha-doplatek (předpis zálohy si zvolí účastník při přihlášení, předpis doplatků pak založíme všem, kteří mají zálohy uhrazené).

Změny verze 2.3.1 (19.10.2022)

• U přihlášek na kartě Platby je doplněn nový typ platby Dotace (příjem nebo výdaj). Do plateb tak lze ručně připsat např. přijatou částku z poskytnuté podpory (aktuálně využijí organizace, které dostaly od svého zřizovatele prostředky na podporu rodin s nízkými přijmy). Podrobný popis najdete zde.
• Tisková sestava Peněžní pohyby byla upravena, aby zahrnovala také nový typ platby Dotace.
• Tiskové sestavy Předpisy pohledávek byly upraveny tak, aby zobrazovaly zvlášť doplňkové předpisy.
• V souvislosti s potřebami zahajovacího výkazu byla upravena funkce měsíční uzávěrky - nyní již nelze zpětně opravit datum odhlášení v uzavřeném měsíci.
• Na přání některých uživatelů jsou nově na PDF přihláškách uváděna i rodná čísla (pokud údaj na přihlášce existuje).
• Při odesílání mailů z aplikace lze nyní využít také hodnotu , která do mailu dosadí údaj o splatnosti z nastavení kroužku, akce nebo tábora. Lze využít pro lepší informaci účastníkům. Úpravu provedete v nastavení mailů v modulu Nastavení.
• Strveznka o platbě v hotovosti byla rozšířena o pole Poznámka. U platby v hotovosti lze tedy doplnit nějaký doplňující komentář v poznámce, který se pak na strvzence vytiskne.

Změny verze 2.3.0 (25.9.2022)

• V modulu Tiskové sestavy přibyla nová sestava 610 podklad pro zahajovací výkaz Z-15. Tato sestava nyní přináší kompletní souhrn dat pro vyplnění zahajovacího výkazu za vše, co je v Domečku evidováno.
• Nově jsou u akcí na kartě Statistika doplněny kategorie akcí, které umožňují rozlišit soutěže MŠMT, ale také další činnosti (např. invididuální práci, osvětovou činnost apod.). Pokud tedy budou tyto aktivity v modulu akce zadány, lze u nich sledovat statistické údaje a mít pak podklady pro zahajovací výkaz opravdu komplet.
• V modulu Tiskové sestavy přibyla nová sestava 590 kontrola chyb. Tato sestava poskytuje souhrnný výpis chybových stavů u kroužků, akcí a táborů a také u přihlášek (např. chybějící datumy či předpisy plateb). Více se dozvíte v kapitole o měsíční uzávěrce.
• Při odesílání hromadného mailu účastníkům z přihlášek v činnosti lze nyní vybrat, jestli se rovnou založí nová zpráva anebo budou všechny adresy zkopírovány do schránky k přímému vložení do skryté kopie (některé mailové programy nedokáží korektně všechny adresy najednou z Domečku převzít).
• V modulu přihlášky byl doplněn sloupec s označením druhu činnosti u dané přihlášky (kroužek / akce / tábor). Poslouží pro lepší přehled při vyhledávání v přihláškách.
• Nově je u všech výpisů přihlášek (tabulka přihlášek u kroužků, akcí a táborů a modul Přihlášky) doplněn sloupes "Online přihláška", který umožňuje filtrovat přihlášky podle toho, zda byly založeny online z klientského účtu či manuálně. U existujících přihlášek aktuálního školního roku (22/23) jsme doplnili tento příznak u všech přihlášek, u nichž existuje klientský účet.

Změny verze 2.2.9 (13.6.2022)

• V klientském centru se při zakládání nového účastníka může zaškrtnout volba "Účastník je cizinec bez přiděleného českého rodného čísla." Tato volba způsobí, že je do pole pro rodné číslo možné zapsat jakýkoli jiný identifikátor (neprobíhá test správnosti rodného čísla). Rovněž v aplikaci je možné založit novou přihlášku se zaškrtnutím volby Cizinec bez přidělného RČ (také zde se poté dá zapsat do pole RČ jakýkoli údaj).
• V souvislosti s přihlašováním cizinců je také možné v klientském centru vybrat "jinou zdravotní pojišťovnu". V takovém případě se pak zobrazí další pole pro zadání názvu pojišťovny.
• Definice cen u činností byla doplněna o možnost "výchozí cena". To umožňuje nastavit si, která cena bude rozhodující pro zobarzení na webových stránkách. V nastavení cen na kartě Ceny je nyní nově u každé definice ceny zatržítko "Výchozí". Tato volba způsobí, že tato konkrétní cena bude zobrazena ve výpisů cen v tabulce činností. Také má vliv na výpis nabídky kroužků, akcí a táborů na webových stránkách (pouze pro uživatele, kteří mají web propojený s Domečkem).
• V hlavní aplikaci jsme doplnili nástroj pro vzdálenou podporu (nová položka menu "Podpora"). S jeho pomocí se k Vám můžeme jednoduše vzdáleně připojit a lépe pomoci s řešením Vašich dotazů.
• V modulu Akce byla rozšířena možnost zadání hodnoty počet účastníků na kartě Statistika - nyní je možné zadat až čtyřciferná čísla.

Změny verze 2.2.7 a 2.2.8 (17.4.2022)

• V tiskových sestavách je k dispozici speciální sestava 910 k mimořádnému šetření MŠMT, která umožňuje získat snadno všechny potřebné údaje do tabulky rozesílané krajskými úřady. POZOR - je třeba věnovat náležitou pozornost předchozí kontrole dat!!!
• Byl změněn způsob definice cen kroužků, akcí a táborů. Nově se u každé činnosti všechny ceny nastavují na kartě Ceny. Definice ceny je popsána zde.
  POZOR - DEFINICE CEN MÁ ZÁSADNÍ VÝZNAM PRO SPRÁVNÉ VYKAZOVÁNÍ POČTU ÚČASTNÍKŮ! Nastavení cen je nutné věnovat náležitou pozornost!!!
• V nastavení hlavní aplikace přibyla definice procentních poměrů časového rozlišení pohledávek (sekce Obecné). Toto nastavení má vazbu na možnosti definice cen.
• V klienctském centru při online přihlášení je nově možné vybírat více předpisů platby současně. Tuto možnost lze dobře využít např. u příměstských táborů pro možnost přihlášení pouze na zvolené dny v týdnu (doporučujeme). V kombinaci s nastavením cen akce tak můžeme dostat přehled jak o přihlášených účastnících na jednotlivé dny, tak o správném počtu účastníků pro vykazování.
• V modulu Tábory byla doplněna k definici táborů nová karta Statistika, která umožňuje u jednotlivých akcí nastavit jejich typ pro zahajovací výkaz (Pobytové / příměstské...).
• Tisková sestava Přehled tábora (v tabulce táborů) nově zobrazuje rozpis účastí podle jednotlivých předpisů z přihlášek (využijeme při přihlašování na jednotlivé dny).
• Nově jsou upraveny tiskové sestavy předpisů pohledávek (zejména u kroužků) v souvislosti s možnostmi časového rozlišení předpisů.
• Aplikace upozorňuje na chybějící dokument s vnitřním řádem (pro účely online přihlašování). Upozornění se zobrazuje v pravém horním rohu hlavního okna programu.

Změny verze 2.2.6 (16.1.2022)

• Online přihlašování v klientském centru bylo doplněno o povinné seznámení s vnitřním řádem.Nově musí každý účastník (rodič) při zakládání přihlášky zaškrtnout potvrzení, že se seznámil s vnitřním řádem. Celý dokument s vnitřním řádem je automaticky zobrazen klientovi formou odkazu. Příslušný dokument musí být nahrán v nastavení hlavní aplikace.
• Tiskové sestavy Předpisy pohledávek byly mírně upraveny, aby se zobrazoval celkový součet i ve vyšších řádech (suma záporných čísel přes 1 mil. Kč).
• Všechny maily odesílané aplikací i klientským centrem byly upraveny tak, aby v hlavičce byl jako odesílatel uveden zkrácený název organizace.

Změny verze 2.2.5 (10.11.2021)

• Tiskové sestavy Peněžní pohyby, Hotovostní operace a Platby kartou byly doplněny v záhlaví označením školního roku. Také jsou u Hotovostních operací a Plateb kartou doplněné celkové součty.
• Nově je možné na fakturu ZP (jako potvrzení pro zdravotní pojišťovnu) zahrnout také stornovaný předpis (např. když byl kroužek částečně přerušen a cena dodatečně snížena).
• Opravné doklady k vydaným fakturám byly upraveny - v záhlaví je uvedeno číslo původní faktury a datum jejího vystavení.
• Byly opraveny hlášené chyby (úprava aktualizace údajů na přihláškách, nastavení zdravotní pojišťovny na přihláškách, oprava chyby při změně místa a prostoru konání, oprava chyby při založení předpisu u stornované faktury a některé další drobné úpravy).

Změny verze 2.2.4 (28.6.2021)

• Modul Fakturace byl doplněn o nové možnosti:
  • Nově je možné vystavovat faktury jako daňové doklady (pro plátce DPH)
  • Opravné doklady (storno faktury) lze vystavit i na částečné storno (tedy odečíst pouze některý fakturovaný předpis anebo upravit částku storna).
  • Při zakládání faktury lze vyplnit údaje odběratele automaticky načtením z databáze ARES (stačí vyplnit IČ a stisknout tlačítko "Načíst z ARES").
  • Vydanou fakturu lze přímo z karty faktury odeslat emailem v PDF. V modulu Nastavení lze doplnit text mailu, který se bude automaticky vyplňovat ke každé odeslané faktuře.
  • Byl zcela přepracován nástroj pro úhrady faktur. Nyní se načte platba z bankovního výpisu k faktuře a dojde k automatickému rozúčtování uhrazené částky na jednotlivé předpisy / položky faktury. V případě fakturovaných předpisů z přihlášek jsou rovnou uhrazené i příslušné přihlášky. U volných položek je částka úhrady rozepsána podle položek. Je-li celková částka úhrady faktury nižší, než součet položek na faktuře, jsou položky hrazené postupně, dokud stačí došlá platba. V případě přeplatku (je zaplaceno více, než je součet položek na faktuře) je ve výpisu faktur přeplatek zobrazen.
  • K vydaným fakturám také přibyla karta Platby, kde je možné upravit již zapsané platby a rovněž je možné ručně připsat úhradu faktury, pokud došla platba s chybným VS (např. je zaplaceno s VS přihlášky).
• U přihlášek na kartě Historie emailů je nově možné vygenerovat odeslaný email do PDF a díky tomu vytisknout odeslaný email.
• U kroužků lze nově definovat nulový předpis platby. Na kartě Ostatní předpisy můžete tlačítkem "Nový" přidat položku s nulovou cenou. Takto založený nulový předpis se poté bude nabízet i účastníkům v klientském centru - je tedy možné přihlašovat se i na kroužky zdarma.
• Popis pole přihlášky "Upozornění na zdravotní stav" byl rozšířen o podpůrná opatření.
• Byly opraveny drobné chyby (import z minulého roku, souhlasy náhradníků, testování kapacity při schvalování přihlášky, náhradníci v seznamech členů).

Změny verze 2.2.3 (15.2.2021)

• U kroužků, akcí i táborů je nově možné omezit počet přijatých online přihlášek definováním maximálního počtu přijatých náhradníků (nastavuje se na kartě Přihlášení). Pro každou činnost zvlášť je možné určit, kolik bude akceptováno dalších přihlášek nad stanovenou kapacitu. Když tedy např. bude mít kroužek kapacitu 10 a povolené 3 náhradníky, bude možné se přihlašovat do maximálního počtu 13. Poté již klientské centrum další přihlášku neumožní zadat. Rozhodný je součet přihlšek ve stavu přihlášen, neschváleno, náhradník. Je-li tento součet vyšší, než kapacita a povolení náhradníci dohromady, je přihlášení zablokováno. Přihlášky zadávané pracovníkem přímo v aplikaci jsou bez omezení.
• Byla upravena definice kapacity kroužků (dříve se definovala zvlášť na první pololetí a zvlášť na druhé, nyní je pouze jedna kapacita na celý rok).
• Byl doplněn exportní formát platebních příkazů pro Českou národní banku.

Změny verze 2.2.0 a 2.2.2 (16.12.2020)

• Tato aktualizace je čistě technická a na venek neviditelná. Došlo však ke kompletnímu přepracování hlavní aplikace (proto jsme zvolili číslo verze 2.2.0 a vyšší). Úprava se projeví mimo jiné viditelným zrychlením chodu aplikace.
• Příkaz email - u této funkce byla odstraněna příloha mailu v PDF. Výzvu k platbě předpisu lze z Domečku nadále zasílat. V nastavení je nutné upravit text email příkazu, kam je možné automaticky zobrazit všechny platební údaje (včetně č.účtu, VS a částky). Více informací najdete v kapitole Nastavení.
• Došlo ke změně v procesu instalace hlavní aplikace - nadále se instaluje už jen jedním instalačním souborem. Více informací k instalaci najdete v kapitole Nastavení.
• S verzí 2.2.1 a 2.2.2. jsme upravili některé zjištěné problémy, které v souvislosti s přechodem na novou verzi byly hlášeny.

Změny verze 2.1.3 a 2.1.4 (30.9.2020)

• Byla doplněna možnost přidat suplující lektory ke kroužkům (záložka Lektoři). U kroužků tak nyní mohou být evidováni i další lektoři, kteří nemají být zobrazováni jako lektoři činností, ale mají mít možnost zapisovat do deníků. Lze upravovat jak v aplikaci, tak v administračním centru.
• V nastavení je nyní možné povolit či zakázat použití přeplatků v klientském centru. Můžete si tak sami určit, zda chcete klientům umožnit úhradu přihlášek z dřívějších přeplatků, či nikoli. Popis možností klientského centra najdete zde.
• Byla upravena funkce pro import kroužků z minulých let, aby přenášela nastavení lektorů včetně suplujících.
• Tisková sestava rozdílů plateb byla ve verzi pro excel doplněna o stav přihlášky (přihlášen, odhlášen...)
• Byla opravena chyba v tiskové sestavě Peněžní pohyby (celkový součet plateb nezahrnoval platby online).

AKTUALIZACE PRACOVNÍCH VÝKAZŮ v administračním centru (23.9.2020)

• V modulu Schvalování výkazů byly upraveny možnosti výstupu pracovních výkazů - nově lze exportovat do excelu i do PDF. Exportovat lze jednotlivé výkazy nebo vybrané či všechny (pomocí zatržítek pro označení v levém sloupečku).
• Export do excelu nabízí jak souhrnný výstup všech nebo vybraných položek výkazů za jednotlivé pracovníky a dohody, tak i kompletní export všech položek výkazů pro další vlastní zpracování (najdete ve dvou listech jednoho xls souboru).
• Export do PDF umožňuje vygenerovat si tiskový výstup pracovních výkazů za jednotlivé pracovníky a dohody, který lze použít jako podkladovou dokumentaci ke mzdové agendě a vykazování odpracovaných hodin u dohod.
• Aktualizovaný popis práce s výkazy najdete zde.

AKTUALIZACE ELEKTRONICKÝCH DENÍKŮ v administračním centru (16.9.2020)

• Elektronické deníky nyní nabízejí nové možnosti pro kompletní vedení dokumentace zájmového útvaru. Níže uvádíme výčet hlavních úprav.
• Do deníku je možné vložit textové údaje doplňující pedagogické dokumentace, jako je např. plán činnosti či režim práce kroužku.
• V deníku je možné evidovat více lektorů na schůzce a tento údaj se přenáší do tiskového výstupu deníku.
• Tiskový výstup deníku byl rozšířen a nabízí nyní kompletní výtisk celého deníku včetně titulní strany a všech doplňujících informací.
• Tiskový výstup deníku byl také upraven, aby se v docházce zobrazovali pouze účastníci, kteří mají záznam v docházce (ze všech účastníků, kteří byli v době schůzky přihlášeni).
• Zápisy schůzek v deníku lze zamknout do určitého data. Poté již nikdo nemůže zapsat či upravit schůzku se starším datem. Záznam o zamčení se vytiskne v deníku (lze využít jako kontrolní údaj).
• V deníku již nelze zapsat schůzku s datem neodpovídajícím termínu konání kroužku (tzn. nelze omylem zapsat schůzku do starého školního roku).
• Ve výpisu souhrnu deníku najdete nově také souhrn lektorů s uvedením počtu odpracovaných hodin po měsících.
• Modul deníků lze využít také pouze jako přípravu standardního deníku. Tzn. nebudeme online zapisovat do deníku, ale můžeme si připravit celý deník a vytisknout si ho pro ruční zápisy v kompletní verzi - doporučujeme vyzkoušet! (pro více informací prostudujte manuál nebo kontaktujte naši uživatelskou podporu)
• V manuálu najdete kompletní popis práce s elektronickými deníky.
• V nejbližší budoucnosti bude upravena funkčnost pracovních výkazů (doplnění možností výstupů a tisku pro účely dalšího zpracování pracovních výkazů jako podkladů pro mzdy)

Změny verze 2.1.2 (31.8.2020)

• Byla doplněna možnost přidat více lektorů k činnostem (nová záložka Lektoři). U kroužků, akcí i táborů tak nyní může být evidováno tolik lektorů, kolik potřebujete. Vždy existuje jeden hlavní, ostatní jsou pak doplněni dle potřeby. Lze upravovat jak v aplikaci, tak v administračním centru.
• V administračním centru nově funguje omezení výpisu činností dle oprávnění i v akcích a táborech. Je tak možné i např. vedoucím táborů přídělovat přístup pouze k jejich akci (v nabídce se jim zobrazí pouze akce, u kterých jsou definováni jako lektoři).
• Definice uživatele nově umožňuje propojit uživatelský účet s lektorem z číselníku v hlavní aplikaci. Toto propojení nahrazuje dosavadní definici oprávnění pro deníky.Tzn. uživatel, který je propojen s lektorem z číselníku, má právo zapisovat do deníku kroužku (a uvidí tento kroužek ve výpisu při nastaveném omezení). Při zápisu nové schůzky je vždy ve výběru lektorů automaticky zaškrtnut přihlášený uživatel.
  Propojení uživatelů a lektorů se shodným jménem a příjmením bylo provedeno automaticky při nasazení aktualizace. U ostatních je třeba provést ručně v definici uživatele!
• Propojení uživatelů v administračním centru a číselníku lektorů v aplikaci funguje i při aktualizaci jména - tzn. pokud se změní jméno nebo příjmení lektora v číselníku, automaticky se upraví i v definici uživatele a obráceně.
• V administračním centru byl upraven modul Pracovní výkazy. Nově je možné do výkazu načítat zápisy schůzek z deníků (platí i v případě více lektorů zapsaných u jedné schůzky). Snadno tak můžete získat podklady pro mzdy za všechny své externí pracovníky, kteří budou vyplňovat elektronické deníky kroužků, popřípadě i za další jejich pracovní činnosti. Popis práce s pracovními výkazy najdete zde.
• V nejbližší budoucnosti bude upravena funkčnost elektronických deníků (doplnění možností výstupů a tisku, rozšíření o navazující dokumentaci)

Změny verze 2.1.1 (15.6.2020)

• Exportní formát Gemini pro příkazy do PPF banky byl upraven, aby se v příkazech neobjevovaly nežádoucí znaky (banka sice v dokumentaci uvádí některé znaky jako povolené, leč příkazy následně odmítne)
• Byl upraven průvodce hromadným stornem (opravena zjištěná chyba v založení předpisů).

Změny verze 2.1.0 (8.6.2020)

• Funkce exportu platebních příkazů byly doplněny o bankovní formát Gemini (pro účty v PPF bance).
• V nastavení systému je nově možné definovat samostatně číslo bankovního účtu pro odchozí platby (pokud platíte vratky z jiného účtu, než kam přicházejí platby za přihlášky).

Změny verze 2.0.9 (4.6.2020)

• Byl upraven průvodce hromadným stornem, aby nebyly odesílány maily o přeplatcích při opakovaném použití průvodce u stejného kroužku, akce nebo tábora.

Změny verze 2.0.8 (1.6.2020)

• V modulu Nastavení (Obecné) je nyní možné nastavit, zda používat formulář pro odeslání požadavku v klientském centru (můžete si tak sami určit, zda mají mít klienti možnost vyplnit formulář žádosti nebo nikoli)
• Byla upravena funkčnost tlačítka "Přihláška účet" - je-li přihláška evidována jako podepsaná, nelze přihlášku do klientského centra znovu vygenerovat (je tedy nutné nejprve zrušit příznak "podepsaná přihláška" a poté přihlášku znovu vygenerovat ke stažení a opětovnému podpisu)

Změny verze 2.0.6 a 2.0.7 (27.5.2020)

• Byl doplněn nový modul pro zpracování požadavků
• V klientském centru je nově u přihlšek možnost požádat o vrácení poplatku.
• Tyto úpravy řeší žádosti klientů o vratky účastnických poplatků z důvodů mimořádné situace, pokud je v organizaci postup vracení nastaven pouze na žádost. Více informací najdete zde.
• V nástroji pro hromadná storna byla doplněna možnost volby "neprovádět žádnou akci" - pouze se založí storna, ale nikoli příkazy (pozor, pokud budete v budoucnu chtít uhradit přeplatky, je nutné je do příkazů ručně doplnit!)

Změny verze 2.0.5 (16.5.2020)

• V nastavení / obecné byla přidána možnost uživatelsky nastavit školní rok pro zobrazování kroužků v klientském centru a na webu (nyní si tedy můžete nastavit školní rok sami a není třeba to s námi domlouvat).
• U kroužků přidán datum a čas zahájení propagace (karta Přihlášení) - nyní je možné určit konkrétní datum a čas, od kdy je povoleno online přihlašování do kroužků.
• U kroužků je na kartě Přihlášení přidáno tlačítko, které umožní hromadně nastavit datum a čas zahájení propagace a přihlašování do ostatních kroužků.
• U akcí a táborů je na kartě Přihlášení doplěna možnost definovat i čas zahájení propagace a přihlašování.
• Byla opravena zjištěná chyba při zakládání hromadného storna při založení příkazů.

Změny verze 2.0.4 (14.5.2020)

• Byl upraven exportní formát platebních příkazů do Komerční banky (soubory je v bance nutné nahrávat s volbou formátu odeslání "Kompatibilní média").
• Byly upraveny funkce pro ověřování správnosti čísla bankovního účtu (zlepšení a rozšíření testů pro lepší funkčnost kontroly)
• Do modulu Příkazy byl doplněn filtr pro ruční vkládání příkazů z přihlášek (nenabízí se přihlášky, které již byly vloženy).

Změny verze 2.0.3 (11.5.2020)

• Byl doplněn nástroj pro hromadné storno (vratky) plateb včetně generování platebních příkazů
• V tabulce kroužků, akcí a táborů je nově tlačítko "STORNOVAT PŘEDPISY", které vyvolá průvodce hromadným vytvářením storno zápisů k předpisům plateb. Postup je popsán v kapitole Vratky.
• Odpovídajícím způsobem bylo upraveno i jednotlivé vytváření storna u přihlášek.
• V modulu Finance je doplněn nový nástroj Platební příkazy, který umožňuje vygenerovat dávku platebních příkazů k vratkám pro přímé nahrání do elektronického bankovnictví. Postup je popsán v kapitole Platební příkazy.
• K novému modulu Platební příkazy je třeba nastavit oprávnění!
• Modul Nastavení byl upraven pro větší přehlednost. Nově obsahuje definice textů e-mailů k vygenerovaným vratkám.
• V klientském centru byly doplněny nové možnosti v souvislosti s přeplatky: Klient může požádat o vrácení přeplatku nebo použít přeplatek pro úhradu jiné přihlášky (v případě, že požádá o vratku přeplatku, je automaticky založen platební příkaz v modulu Příkazy).
• V příští aktualizaci (ve velmi krátké budoucnosti) přineseme ještě možnost žádostí o vrácení úplaty pro ty, kteří preferují tuto možnost.

Změny verze 2.0.2 (18.2.2020)

• V tiskovém formuláři přihlášky byla odebrána hodnota "konstantní symbol" u platebních informací
• Byla upravena sestava obsazenosti (u náhradníků počítá dle data založení přihlášky)
• Byla opravena chyba při změně stavu přihlášky z "neschváleno" na "náhradník" a následném odesílání informačního mailiu.
• Byly provedeny další technické úpravy.
• Pod položkou menu "O programu" byla doplněna informace o počtu zpracovaných přihlášek za fakturační období.

Aktuializace bezpečnostního certifikátu (4.2.2020)

• Jednou ročně je aktualizován bezpečnostní certifikát pro připojení k databázi. Je nutné spustit hlavní aplikaci na každém počítači, kde je Domeček nainstalován, v termínu do 23.2.2020, aby se aktualizace korektně nainstalovala. Po tomto datu nebude možné Domeček spustit.
• V případě, že po 23.2.2020 nebude Domeček na některém počítači aktualizován, je možné situaci řešit přeinstalací. Instalační soubory lze stáhnout z funkční verze Domečku v menu Nastavení, viz zde.

Změny verze 2.0.1 (22.1.2020)

• Výpis přihlášek v tabulce činností byl upraven
  - nyní je možno pomocí zatržítek filtrovat zobrazení přihlášených, odhlášených, náhradníků, zamítnutých (je tak možné vidět všechny přihlášky pohromadě nebo jen vybrané stavy)
• Do mailů u hromadného odeslání předpisů na druhé pololetí (kroužky) bylo doplněno automatické dosazení čísla účtu a částky k úhradě.
• Opravena chyba u storna předpisu platby (do vygenerovaného storno zápisu se načetla i původní sleva).

Změny verze 2.0.0 (21.1.2020)

• Byly provedeny úpravy technického rázu. Na funkci a ovládání systému se nic nemění.

Změny verze 1.9.9 (7.1.2020)

• Byl upraven nástroj pro hromadné založení předpisů na druhé pololetí a také funkce pro storno předipsů (chybné datum při stornování nového předpisu).

Změny verze 1.9.8 (23.12.2019)

• Upravena funkčnost změny stavů přihlášek - je možné změnit přihlášku ve stavu "přihlášen" na "náhradník".
• Aktualizace řeší především nutné technické úpravy systému, které nemají vliv na uživatelskou práci.

Změny verze 1.9.7 (3.12.2019)

• Byly doplněny funkce podporující online úhradu plateb z klientského centra. Po ověření funkčnosti v testovacím provozu bude možné požádat o zpřístupnění této možnosti pro kteréhokoli uživatele Domečku.
• Sestava obsazenosti kroužků je upravena
  - zobrazuje zvlášť mimoškolní děti a zvlášť děti navštěvující MŠ.
• Zadání předpisu platby nově rozlišuje datum založení a datum zaúčtování předpisu. Datum založení předpisu odpovídá datu založení přihlášky. Datum zaúčtování se nevyplní, dokud přihláška není ve stavu "přihlášen".
• V souvislosti s rozlišením data založení a zaúčtování u předpisů zobrazují nyní sestavy rozdílů plateb rozdíly všech předpisů s vyplněným datem zaúčtování a úplně všech plateb (tzn. je-li např. náhradník, který má předpis bez data zaúčtování, ale platba od něj existuje, bude v sestavě vidět. Naopak předpis tohoto náhradníka v sestavě vidět nebude a nebude tak zkreslovat pohledávku.)
• V souvislosti s rozlišením data založení a zaúčtování u předpisů zobrazují nyní sestavy předpisů pohledávek volitelně buď všechny předpisy anebo jen zaúčtované (tzn. pouze předpisy, které mají vyplněno datum zaúčtování). To umožňuje odlišit pro potřeby účetnictví pouze takové předpisy, o kterých bychom reálně měli účtovat (je-li někdo náhradník pohledávka neexistuje).
  POZOR - DOPORUČUJEME VĚNOVAT ZVÝŠENOU POZORNOST GENEROVÁNÍ SESTAV PŘEDPISŮ POHLEDÁVEK V TOMTO OBDOBÍ! V případě nedořešených předpisů u náhradníků z minulých měsíců doporučujeme v tomto školním roce použít variantu všech předpisů!. (Případně obě varianty porovnat pro ujištění, zda se neliší)
• Sestava předpisů pohledávek byla upravena tak, že automaticky předvyplní datum od-do na předcházející měsíc (obvykle je nejčastěji generována po skončení měsíce za předcházející období).
• Sestava peněžních pohybů byla doplněna o zobrazení a mezisoučty online plateb.
• Údaje na přihlášce byly doplněny o datum založení přihlášky. Je tak možné odlišit datum skutečného přihlášení účastníka k činnosti od data založení přihlášky (a s tím související rozlišení z hlediska předpisů plateb i dalších vazeb).
• Zobrazované věky u přihlášek byly upraveny - věk "přihlášení" je nyní věk "založení", tzn. věk dopočítaný k datu založení přihlášky.
• Při schválení on-line přihlášky a při dodatečném přihlášení náhradníka se nastaví automaticky datum přihlášení podle aktuálního data (s možností úpravy). Současně se automaticky upraví datum všech předpisů plateb podle data přihlášení. Nebude tak již možné, aby se změnil stav předpisů v uplynulém (uzavřeném) období.
• Upravena možnost mazání přihlášek - nelze smazat přihlášku, na kterou navazují záznamy o docházce v elektronickém deníku kroužku.
• Do tabulky činností (kroužky, akce, tábory) byly doplněny součtové informace o výši předpisů a plateb a celková bilance. (Pokud sloupečky s těmito údaji nevidíte, doporučujeme upravit pohledovou sestavu - tlačítko Sestava).
• Do tabulky činností (kroužky, akce, tábory) byl doplněn sloupeček s počtem náhradníků.
• Formulář přihlášky v aplikaci nově umožňuje údaj o zdravotní pojišťovně zadat buď výběrem z nabídky nebo přímým zapsáním pro případ jiné, než české veřejné zdravotní pojišťovny (v klientském centru bude doplněno později).
• Formulář přihlášky v aplikaci umožňuje zadat náhradní identifikátor cizince, nemá-li přiděleno rodné číslo - platí ve vazbě na státní občanství pouze pro cizí státní příslušníky (v klientském centru bude doplněno později).

Změny verze 1.9.6 (16.9.2019)

• Aktualizace údajů na přihláškách byla rozšířena - nově jde aktualizovat všechny osobní údaje.
• Byla upravena funkčnost adresáře. Je možné editovat údaje účastníků a je možné slučovat duplicitní záznamy účastníků.
• Podrobnosti k fungování editace a slučování najdete zde.

Změny verze 1.9.5 (2.9.2019)

• Při schvalování online přihlášky je nově doplněna kontrola věku účastníka a testuje se, zda splňuje věkové rozhraní definované u dané činnosti. Pokud ne, Domeček uživatele upozorní (funguje pouze, pokud je známo datum narození).
• Do tabulek s přihláškami (v tabulkách s přihláškami u jednotlivých činností, v modulu Přihlášky) jsou doplněny sloupce s informací o věku účastníka k datu přihlášky, k datu zahájení činnosti a aktuálním věku (funguje pouze, pokud je známo datum narození).
• Doba automatického odhlášení z aplikace při nečinnosti byla prodloužena na 3 hodiny.
• V modulu Přihlášky byl doplněn sloupec s údajem o klientském účtu, k němuž je daný účastník registrován.
• Byla upravena funkčnost tisku přihlášek - nyní lze vytisknout i přihlášku pro odhlášeného účastníka či náhradníka.
• Interval pro odstranění přihlášky ke stažení v klientském centru byl u táborů prodloužen na 7 měsíců (kroužky a akce 4 měsíce). Nadále je zpřístupnění přihlášky ke stažení vázáno na stavové zatržítko "Podpsaná přihláška", tedy je-li přihláška označena jako podepsaná, z klientského centra odkaz zmizí.
• V tabulce přihlášek bylo opraveno chybné řazení dle věku.
• Sloupečky obsahující zatržítka (např. "přihláška podepsána", "samostatný odchod" apod.) lze nyní také setřídit podle hodnoty (kliknutím na záhlaví sloupce v tabulce)
• Pole pro zadání ceny u předpisu bylo rozšířeno o jeden řád, aby mohl být bez problémů zadáván předpis v řádu desetitisíců včetně jeho storna.

Nová verze klientského centra (online přihlašování)

• Klientské centrum bylo upraveno v souvislosti s úpravou systému práce s přihláškami. Postup přihlašování v klientském centru byl zjednodušen, zpřehledněn byl výpis již evidovaných přihlášek.
• Při založení nové přihlášky v klientském centru může nyní uživatel přihlašovat výběrem z již existujících účastníků anebo přímým zadáním nového účastníka. Odpadá tak nutnost napřed vytvořit kartu nového účastníka a pak se vracet k přihlašování.
• Hlavní strana po přihlášení do klientského účtu je nyní přehledněji rozčleněna a výpis evidovaných přihlášek je doplněn o stavové komentáře (pokyny k platbě při nedoplatku, výzva k vyčkání na schválení přihlášky apod.)
• Po kliknutí na konkrétní přihlášku ze souhrnu je zobrazen přehledný detail přihlášky s možností stáhnout přihlášku v PDF, pokud je dosud evidována jako nepodepsaná. Také je možné přímo z detailu přihlášky měnit kontaktní údaje účastníka.
• Nově přibyla možnost stažení dokumentů vztahujících se k dané činnosti (přihlášce). Je tak možné publikovat obecné dokumenty pro stažení do klientského centra přímo ke konkrétním přihláškám - jde o dokumenty, které jsou v administračním centru nahrané ke kroužku, akci nebo táboru. Je tedy např. možné k táboru umístit formulář pro bezinfekčnost a každý přihlášený účastník si ho může stáhnout přímo v detailu přihlášky.
• V detailu přihlášky může nyní uživatel přímo zadat prodloužení předpisu účasti v kroužku na další období (2. pololetí)
• Do procesu přihlášky byla doplněna možnost zapsání poznámky, která se nyní přenese do pole Veřejná poznámka na přihlášce v hlavní aplikaci.
• Výběr platby při zakládání přihlášky byl upraven tak, aby v prvním pololetí nebylo možné vybrat předpis platby na 2. pololetí (platí vždy do konce listopadu)
• Souhrnný postup práce s klientským centrem najdete zde.

Změny verze 1.9.4 (14.8.2019)

• Doplněn nový modul Přihlášky, který poskytuje souhrn všech přihlášek aktuálního školního roku na jednom místě, s možností vyhledávání, třídění a výstupu do PDF i excelu napříč všemi přihláškami. Jde o prvotní verzi, která bude na základě zpětné vazby v budoucnu doplněna o další funkčnost.
• Modul adresář byl v rámci systému zcela přepracován. Nyní už nejde o samostatnou kartotéku, ale je tvořen z existujících přihlášek jejich souhrnem.
• Zakládání nové přihlášky v aplikaci je upraveno: Při založení nové přihlášky se nabídne výpis všech osob z adresáře a buď lze vybrat účastníka vyhledáním v adresáři, anebo pomocí tlačítka "Přeskočit" založit přihlášku nové osobě, která bude následně do adresáře doplněna. Aplikace při uložení přihlášky kontroluje duplicitu rodného čísla v případě úplného vyplnění a také kombinaci datumu narození, jména a příjmení v případě, že RČ není vyplněné nebo neúplné.Přesto doporučujeme kontrolovat, zda opravdu daná osoba v adresáři neexistuje! V případě, že bude založena přihláška téže osoby s odlišnými údaji jako nové, dojde k duplicitním záznamům v adresáři, které již nepůjdou sloučit!
• Byla doplněna funkce testující validitu rodného čísla, která v případě neplatného (nesprávného) RČ upozorní uživatele, avšak nadále je umožněno chybné či neúplné RČ uložit.
• Do přihlášek lze nyní zadávat samostatně RODNÉ ČÍSLO nebo DATUM NAROZENÍ nebo VĚK účastníka. Je tedy možné podle potřeby upravit rozsahu údajů, které se získávají, odlišně pro kroužky, akce nebo tábory. Doporučujeme zkontrolovat a aktualizovat číselník důvodů zpracování, nejlépe PŘED ZAHÁJENÍM ZÁPISU NA NOVÝ ROK.
• Při změně přihlášky či zakládání nové se automaticky testuje potřeba aktualizace údajů účastníka. Funkce vyhodnotí, zda existují jiné přihlášky téhož účastníka, které jsou platné pro daný kalendářní rok (tzn. školní rok končící či začínající v tomto roce, např. pro rok 2019 to budou roky 18/19 a 19/20). V případě, že existují takové přihlášky a daný údaj je v nich vyplněn, bude aktualizován podle nově zadávané hodnoty. Změnu např. telefonního čísla tak lze provést z kterékoli již zadané přihlášky v kalendářním roce a na všech přihláškách, které obsahují tento údaj, bude telefonní číslo aktualizováno. Aktualizace neproběhne v přihláškách starších let a v přihláškách, kde tento údaj není! Aktualizace se kromě kontaktních údajů týká také zdravotní pojišťovny a upozornění na zdravotní stav (rozsah aktualizovaných údajů odpovídá rozsahu údajů, které lze upravit v klientském centru).
• Byla rozšířena definice rozsahu zpracování údajů v číselníku důvodů zpracování o číslo cestovního pasu a autorské dílo (pro případné souhlasy). Rovněž je nyní možné v rozsahu zpracování zvlášť nastavit rodné číslo, datum narození a věk.
• Byla upravena funkce pracující s výpočtem věku - účastník do jednoho roku věku má věk nula a je korektně vyhodnocován vždy jako dítě.
• Ve výběru typu školy byla kategorie "Předškolní dítě" přejmenována na "Mimoškolní dítě". Tato kategorie zahrnuje účastníky od narození do zahájení docházky do mateřské školy. Ve statistických sestavách je započítávána do kategorie "ostatní" (v souladu s platnými pravidly financování SVČ).
• Na kartě přihlášky bylo doplněno zatržítko "plnoletý účastník", které se automaticky vyplňuje v závislosti na věku (systémová potřeba pro další práci s přihláškami).
• V menu hlavní aplikace je doplněno tlačítko pro odhlášení (při potřebě změny uživatele). Rovněž je aplikace doplněna o funkci automatického odhlášení po delší době nečinnosti uživatele (mimo jiné nutnost pro prevenci trvale spuštěných a tím neaktualizovaných instalací).
• Definice nastavení mailů pro odeslání přihlášky je doplněna o možnost přidat přímo do textu mailu informaci o ceně (částce k úhradě) a číslo bankovního účtu pro úhradu. V menu Nastavení - Kroužky (akce, tábory) - Email přihlášky nebo Email příkazu je tedy možné použít nově tyto zástupné tagy: "<cislo_uctu>" pro zobrazení čísla bankovního účtu, "<doplatek>" pro zobrazení částky k úhradě. Je tedy možné přímo do textu mailu s přihláškou ke stažení nebo s příkazem k úhradě napsat klietnům, kolik mají zaplatit a na jaký účet. Pro případné bližší objasnění kontaktujte naši uživatelskou podporu.
• Karta odeslání emailu účastníkovi z přihlášky byla doplněna - v předmětu se automaticky dosadí název dané činnosti (lze samozřejmě dále doplnit o cokoli).
• Byla upravena funkčnost odesílání mailu o přihlášce NÁHRADNÍKŮ - jde-li o náhradníka, přihláška se nevygeneruje ke stažení v klientském centru a klientovi je odeslán speciální email. Text tohoto emailu je možné definovat v nastavení stejně, jako mail k přihláškám.
• Funkce pro odeslání emailu s vygenerováním přihlášky byla upravena - umožňuje odeslat email pouze pro aktivní přihlášky (tedy přihlášky ve stavu "přihlášen").
• Základní pracovní plocha hlavní aplikace (tedy to, co se zobrazuje po přihlášení) byla doplněna o informaci o posledním uzavřeném měsíci.
• Veškeré výstupy pracující s odhlášenými účastníky (sestavy, deníky) byly upraveny, aby zobrazovaly účastníky až do data jejich odhlášení. Odhlásíte-li tedy účastníka "dopředu" - tedy datum odhlášení bude v budoucnosti, např. s koncem prvního pololetí, bude v deníku i v sestavách obsazenosti figurovat až do nastaveného data odhlášení.
• Byla upravena pole definice činností "V ceně zahrnuto, Jiná ujednání, Sraz účastníků, Vybavení na akci" - rozšířen počet zapsatelných znaků.
• Tisková sestava 520 Peněžní pohyby byla upravena - doplněn mezisoučet položek "banka (FV)" pro vyčíslení úhrad vydaných faktur.
• Zobrazování informace o obaseznosti v záhlaví tabulky přihlášek nově počítá obsazenost podle stavu přihlášky, tzn. porovná se celková kapacita a počet přihlášek ve stavu "přihlášen".

Změny verze 1.9.3

• Byl upraven způsob zabezpečení instalace hlavní aplikace v souvislosti s možným výskytem chyby při instalaci po aktualizaci Windows Defenderu.

Změny verze 1.9.2

• Aktualizována funkce pro hromadné založení předpisů plateb na 2. pololetí.
• Potřebujete-li odeslat pokyny rodičům k platbě za kroužky na 2. pololetí, je to možné udělat hromadně pro celý kroužek. Funkci vyvoláte stiskem tlačítka Založit předpisy pod tabulkou kroužků v hlavní aplikaci. Funkce nabídne založení předpisů u všech přihlášek, kde existuje předpis na 1. pololetí (tzn. u ročních nikoli). V tabulce je možné dále volit, zda založit předpisy všem nebo jen vybraným, stejně jako jejich odeslání. Ve spodní části je možné ručně upravit formulaci textu emailu s odesílanými platebními údaji.

Změny verze 1.9.1

• Tisková sestava 040 Seznam účastníků (pro deník ZÚ) byla upravena, aby umožňovala variantní generování seznamu podle rozsahu požadovaných údajů (lze vybrat, zda tisknout datum narození nebo jen rok narození, adresu a telefony). Mailové kontakty byly ze seznamu vypuštěny. Doplněna byla do této sestavy veřejná poznámka z přihlášky.
• Tisková sestava 550 Souhrn přihlášek účastníků byla v exportu do excelu rozšířena tak, aby poskytovala všechny údaje z přihlášky včetně veřejné poznámky.
• Tisková sestava 560 Seznam emailových adres byla aktualizována - zobrazuje souhrn všech poskytnutých souhlasů, které se týkají emailové adresy. Díky tomu lze získat souhrnný seznam všech mailových adres s informací, kdo souhlasil se zasíláním mailů a kdo ne.

Změny verze 1.9.0

• Byla doplněna tisková sestava pro přehled o posyktnutých souhlasech k jednotlivým kroužkům, akcím nebo táborům. Najdete ji pod tabulkou činností - tlačítko Přehled souhlasů. Např. načteme tabulku táborů a pod tabulkou mezi tlačítky přibylo čtvrté - Přehled souhlasů.

Změny verze 1.8.9

• Upraven tisk přihlášek, resp. další strany s informací o důvodech zpracování a poskytnutých souhlasech. V případě většího množství důvodů zpracování či souhlasů se dokument automaticky odstránkuje a zformátuje na další stranu (přihláška tak bude mít tři strany).
• Upraven tisk poskytnutých souhlasů - na přihlášku se vytisknou veškeré souhlasy, s uvedením "ano" nebo "ne" v závislosti na zvolené odpovědi. Současně v klientském centru upravena volba souhlasu - zatržítko nahrazenou povinným výběrem "ano" nebo "ne".
• Z tiskového výstupu k poskytnutým souhlasům odstraněn nadbytečný údaj datum narození.
• Opravy detekovaných chyb při generování tištěných souhlasů a při editaci ostatních předpisů.

Nová verze klientského centra (online přihlašování)

• Klientské centrum bylo zcela přepracováno. Nový design umožňuje také adekvátní zobrazování na všech mobilních zařízeních.
• Funkčnost klientského centra byla také přepracována. Postup přihlašování byl rozdělen do tří základních kroků - výběr parametrů přihlášky (cena, odchod po skončení, typ školy), kontrola a úprava osobních údajů (nově je upraven způsob vyplňování údajů včetně povinných v návaznosti na důvody zpracování) a informace ke zpracování údajů včetně poskytnutí souhlasů. jsou-li vyžadovány.
• Proces schvalování přihlášky zůstává stejný. V hlavní aplikaci se po schválení přihláška vygeneruje ke stažení do klientského centra (tlačítko Přihláška účet). Druhá strana přihlášy již obsahuje předvyplněné souhlasy tak, jak je klient poskytl či neposkytl.
• Není-li v Domečku u některé činnosti definován žádný důvod zpracování, nelze se na ni přes klientské centrum přihlásit (i když je přihlašování povoleno).

Změny verze 1.8.8

• Úprava způsobu zasílání přihlášek - od této verze není možné zasílat přihlášku přímo mailem (přihláška v PDF obsahuje všechny osobní údaje a zasílat ji zcela nezabezpečeným komunikačním kanálem není v souladu s požadavky na ochranu dat). Tlačítko Piřhláška email se přejmenovalo na Přihláška účet. Funguje tak, že se vygeneruje mailová zpráva (jako dosud), ale místo přílohy v PDF se přihláška vygeneruje ke stažení do klientského účtu dotyčného. Přihláška ke stažení bude v klientském účtu dostupná 4 měsíce.

Změny verze 1.8.7

• 2. vlna úprav Domečku v rámci příprav na GDPR
• Na úrovni přihlášek doplněna karta Zpracování údajů. Zde jsou zobrazeny všechny důvody zpracování, kterými se přihláška řídí, včetně udělených souhlasů (a také doby expirace jednotlivých důvodů zpracování). Souhlasy je na této kartě možné také dodatečně přidávat či odebírat.
• Tisk přihlášek upraven - doplněna druhá strana, která zobrazuje informaci o zpracování údajů z titulu zákonné povinnosti, oprávněného zájmu či nezbytnosti k naplnění smlouvy a také zobrazuje souhlasy k podpisu.
• Editace přihlášek je upravena tak, že barevně rozlišuje pole (údaje), která můžeme vyplnit (zelená), tedy k nim máme důvod. Pole, k nimž důvod zpracování není, jsou označena červeně. Černou barvou jsou označena pole bez důvodu zpracování, ale prázdná.
• Od této aktualizace není vazba přihlášek na adresář - pokud se upraví údaje na přihlášce, změna se v adresáři automaticky neprojeví! Doporučujeme tedy např. úpravu kontaktních údajů provádět spíše přímo v adresáři.
• Proces zadávání přihlášky v hlavní aplikaci je upraven tak, že v úvodu se na přihlášce místo věkové skupiny (dítě, žák...) zadává typ školy (mateřská, základní, střední, VOŠ, VŠ, nestudující). Tento údaj pak slouží pro rozlišení úrovní zpracování údajů (stejná úprava je současně provedena i v klientském centru). Na závěr procesu zadávání přihlášky je uživatel vyzván k potvrzení udělených či neudělených souhlasů (jsou-li k přihlášce na danou činnost vyžadovány - např. souhlas s použitím fotografií).
• Udělené souhlasy je možné u jednotlivých přihlášek kdykoli odvolat nebo naopak přidat nové.
• Stávajícím přihláškám byl automaticky doplněn údaj "typ školy" podle věkové skupiny účastníka (dítě=MŠ, žák do 15 let včetně=ZŠ, žák od 16 let=SŠ, student=VOŠ, ostatní=nestudující).

Změny verze 1.8.5 a 1.8.6

• 1. vlna úprav Domečku v rámci příprav na GDPR
• Do číselníků přibyl nově číselník Důvodů zpracování, v němž je možné definovat jednotlivé právní důvody zpracování údajů (zákonná povinnost, naplnění smlouvy, oprávněný zájem, souhlas...). V tomto číselníku je třeba v přípravném období definovat všechny důvody zpracování, s nimiž bude organizace pracovat.
• Na úrovni činností (kroužků, akcí, táborů) doplněna karta Zpracování údajů. Zde je možné jednotlivé důvody zpracování dále přidávat či odebírat.
• Podrobnosti k nastavení Důvodů zpracování najdete v dokumentu, který byl všem organizacím zaslán 8.5.2018.

Aktualizace klientského centra (online přihlašování)

• Nově si může klient (rodič či dospělý účastník) sám prodloužit účast v kroužku na druhé pololetí přímo ve svém klientském účtu. Pokud u aktivní přihlášky existuje předpis platby na 1. pololetí, je možné přímo v klientském centru předpis prodloužit na 2. pololetí. Postup je stejný, jako při přihlašování - tedy zvolit kroužek a poté se u daného účastníka rovnou nabídne tlačítko "prodloužit účast". Následně se jen potvrdí volba předpisu na 2. pololetí, případně zadá slevový kód, je-li k dispozici. Na mail pak uživatel rovnou dostane pokyny k platbě.
  Doporučujeme vyzkoušet si a následně informovat rodiče o této možnosti, která je nyní aktuální.

Změny verze 1.8.4

• V souvislosti s nutnými úpravami k naplnění požadavků GDPR byly odděleny přihlášky od adresáře a nově tedy aktualizace osobních i kontaktních údajů funguje takto: Je-li provedena změna záznamu účastníka v adresáři, projeví se tato změna pouze do přihlášek účastníka v aktuálním školním roce. Změny v přihlášce jakéhokoliv roku jsou vždy promítnuty do adresáře a přihlášek aktuálního školního roku.
  Díky této úpravě je nyní možné zachovat u dřívějších přihlášek stav, jaký platil v době přihlášení (např. když se účastník přestěhoval).
• Do tabulky přihlášek jsou přidány sloupečky se sumarizací předpisů a plateb. Při prohlížení seznamu přihlášených u kterékoli činnosti je tak rovnou vidět přehled o platbách účastníků.
• Tisková sestava obsazenosti kroužků (podklady pro statistiku) byla upravena, aby nezobrazovala neotevřené kroužky.
• Modul fakturace byl rozdělen na dva. Nově je tak možné vystavovat ve zvláštní číselné řadě běžné faktury a v samostatné číselné řadě "faktury" jako potvrzení pro zdarovní pojišťovny či podobné účely. Můžete tak Domeček používat jako plnohodnotný fakturační nástroj (má smysl pro menší rozsah fakturace).

Aktualizace administračního centra - úprava systému uživatelských oprávnění

• Nově je možné omezit práva uživatelů tak, že mohou pracovat pouze s konkrétně určenými kroužky.
• Toto nastavení umožňuje volit, zda uživatel smí vidět a pracovat se všemi činnostmi (kroužky) nebo jen vybranými, pevně určenými. Více informací najdete v kapitole Správa uživatelů

Změny verze 1.8.3

• Od nynějška je možné v Domečku pracovat se všemi středisky zároveň.
• V nabídce středisek najdete nově volbu Všechna střediska. Tato volba umožňuje zobrazit činnosti ze všech středisek dohromady a pracovat s nimi. Omezení je jediné - v režimu všech středisek nelze přidávat nové činnosti (kroužky, akce, tábory).
• V modulu tiskových sestav je možné při zapnutém režimu všech středisek generovat výstupy za všechna střediska dohromady (např. obsazenost - podklady pro zahajovací výkaz, předpis pohledávek apod.)
• Nově je také díky této úpravě možné převést platbu z přihlášky na přihlášku mezi jednotlivými středisky.
• Nastavení uživatelských práv pro volbu Všechna střediska provedete v administračním centru v nastavení uživatele. Je potřeba uživateli povolit tuto možnost používat, jinak bude mít nadále přístupná pouze ta střediska, která měl nastavena. Nastavení funguje tak, že buď zaškrtnete volbu "Všechna střediska" - v tom případě má uživatel automaticky práva pracovat se všemi středisky (nutné např. pro ekonomku, která stahuje výpisy). Nebo tato volba není zaškrtnuta a v tom případě je možné vybírat, která střediska jsou uživateli povolena a která nikoli.
• Report naimportovaných plateb, který se zobrazí v modulu Finance - Banka po načtení výpisu z banky, byl doplněn o sloupeček s datem platby. Ve spodní části okna se také vypisuje počet připsaných plateb.

Změny verze 1.8.0 - 1.8.2

• Modul fakturace byl doplněn o nové možnosti. Více o fakturaci zde.
• Byl rozšířen rozsah nabízených předpisů plateb k fakturaci na období 1 rok zpětně.
• Jednotlivé položky fakturovaných předpisů je nyní možné ručně upravit (např. při částečné fakturace příspěvku zaměstnanavele na tábor).
• Ve formuláři faktury je doplněno zatržítko k výběru možnosti "Faktura vystavena jako potvrzení pro ZP" - využijete při vystavování "faktur" jako potvrzení rodičům pro zdravotní pojišťovny. Takto označená faktura se nezapočítá do celkového vyčíslení fakturace v sestavě předpisů pohledávek (důležité pro účtování).
• Ve vystavených fakturách je nyní možné zadávat i volně definované položky. Je tak možné na fakturu dopsat např. platbu za vlekovné, různé doplatky apod., ale také např. vytvořit fakturu za pronájem. V případě potřeby tak můžete Domeček využít jako nástroj pro vystavování všech vydaných faktur (výhodné zejména pro menší organizace, kde jsou faktury různě "ručně" vytvářeny).
• V modulu Nastavení přibyla záložka Fakturace, kde je možno předdefinovat texty o registraci organizace (zápis ve školském rejstříku), penalizaci, popřípadě jakékoli další informace, které se budou automaticky dosazovat do každé vydané faktury.
• Byl zcela přepracován modul pro import plateb z bankovních výpisů. Nově se platby importují do všech školních roků 6 let nazpátek. Tzn. již není nutné importovat výpisy zvlášť do každého školního roku. Pozor! Protože je import plateb nyní podrobnější (což umožňuje lepší výstupy), je více časově náročný. Doporučujeme importovat platby za kratší časové úseky (den, týden, nejvýše měsíc). Při importu rozsáhlejších výpisů je nutno počítat s větší časovou náročností operace!
• Po provedeném importu bankovního výpisu Domeček vypíše zprávu o všech zpracovaných platbách, s informací o výsledku zpracování (připsáno, neznámá platba, přeskočená duplicitní platba, úhrada faktury...) Tuto zprávu je možné exportovat do PDF nebo excelu pro další zpracování. POZOR - po zavření zprávy se již nedá zpětně znovu zobrazit!
• Byla doplněna možnost vytisknout stvrzenku o provedené platbě při zadání platby kartou. Na stvrzence byl také doplněn údaj "Forma úhrady" (hotově nebo kartou). Pokud tedy přijímáte platby kartou na terminálu, je možné po zapsání platby do Domečku dát klientovi doklad o zaplacení.
• Byly provedeny opravy detekovaných chyb a doplněna drobná vylepšení.

Změny verze 1.7.9

• Přidán nový modul pro fakturaci - nyní můžete faktury za tábory či kroužky vystavovat pohodlně a bez přepisování údajů přímo z Domečku! Modul je možné využít také pro účely "potvrzení" pro zdravotní pojišťovny - prostě vystavte fakturu za činnost, na kterou chce rodič příspěvek! Modul najdete v menu Finance. Více o fakturaci zde.

Změny verze 1.7.8

• Doplněna možnost definice ostatních předpisů plateb i pro akce a tábory - umožňuje např. pro tábory definovat více různých typů cen (např. základní cena, cena s vlekovným, cena s grantem, cena bez grantu, cena dospělý/dítě...). Novou možnost definice více cen samozřejmě podporuje také klientské centrum pro online přihlašování.

Změny verze 1.7.7

• V modulu Kroužky byl doplněn nástroj pro hromadné vystavení předpisů plateb na 2. pololetí. Nyní tedy můžete všem účastníkům kroužku vystavit předpis platby najednou, s možností rovnou předpisy hromadně odeslat mailem. Nástroj je doplněn o možnost aplikovat na předpisy slevy použité v prvním pololetí, pokud to má smysl (volitelné nastavení). Hromadné založení předpisů požijete pomocí tlačítka Založit předpisy pod seznamem kroužků (funguje pro kroužek, který je označen). Více o použití tohoto nástroje se dozvíte v kapitole o předpisech a platbách kroužků.

Změny verze 1.7.6

• Modul Slevové kódy byl doplněn o poznámky, umožňující komentáře k jednotlivým definovaným kódům. Nově je také možné u jednotlivých slevových kódů určit, zda je povoleno uplatnění slevy při online přihlášce v klientském centru. Více o slevových kódech se dozvíte v kapitole Slevové kódy.

Změny verze 1.7.5

• Nově doplněna možnost pracovat se slevovými kódy. V samostatném modulu Slevové kódy je možné jednotlivé druhy slev definovat a poté je využívat při zadání předpisu platby. Slevové kódy se také mohou využívat při přihlašování prostřednictvím Klientského centra. Pro využití slevových kódů je nutné doplnit oprávnění v nastavení uživatelských práv.

Změny verze 1.7.4

• V adresáři je na kartu účastníka doplněn údaj o pohlaví. Při zakládání nových účastníků se automaticky vyplní podle rodného čísla. U stávajících účastníků je již automaticky vyplněno. Doporučujeme však v adresáři zkontrolovat, zda u některých účastníků není stav "neurčeno". Nejlepší pro to je filtrovat tabulku adresáře podle položky "pohlaví".
• Tisková sestava obsazenosti zájmových útvarů (020) byla doplněna o sloupečky s počtem účastníků podle pohlaví a podle státního občanství (cizinců celkem, cizinců ze zemí EU)

Změny verze 1.7.3

• Rozšířena možnost počtu středisek - nyní je možné variantně používat dvouciferné číslo střediska a tím dosáhnout rozšíření počtu středisek až na 99 (tato možnost závisí na interním nastavení systému - v případě potřeby nás tedy kontaktujte).
• Byl doplněn importní nástroj pro bezhotovostní platby o výpisy Moneta Money Bank (dříve GE Money Bank)
• Nástroj pro hromadné odesílání emailů účastníkům ze seznamu přihlášek byl upraven pro případ odesílání velkého počtu mailů najednou. Do jedné zprávy lze přidat maximálně 80 účastníků. Při vyšším počtu přihlášek např. na táboře je třeba účastníky označit na dvě či více skupin a odeslat mail postupně (Domeček v takovém případě uživatele upozorní zprávou).
• Opravena chyba při hromadném odesílání mailů v některých mailových programech (adresy se vložily do předmětu zprávy místo do skryté kopie)

Změny verze 1.7.2

• Doplněna funkce pro import akcí a táborů z loňského roku (stejně jako u kroužků).
• Funkce pro hromadné odeslání mailu účastníkům kroužku (akce nebo tábora) nyní vkládá všechny mailové adresy do skryté kopie. Více k této funkci se dozvíte zde.
• Byla doplněna nová tisková sestava 330 - Obsazenost táborů
• Tisková sestava 550 - Souhrn přihlášek účastníků byla doplněna o identifikaci střediska (číselnou)
• Tisková sestava 020 Obsazenost byla rozšířena o lektora kroužku (pouze ve verzi XLS)
• Upraveno záhlaví tiskových sestav, aby správně zobrazovalo dlouhé názvy organizací
• Opravena chyba při zakládání přihlášky ve stavu Náhradník (při překročené kapacitě kroužku se stav přihlášky neuložil)
• Upravena evidenční karta účastníka, aby správně tiskla více stran při delším výpisu
• Opravena chyba při filtrování v ukončených kroužcích (vyhledávání probíhalo v aktivních, nikoli ukončených kroužcích)

Změny verze 1.7.1

• V nastavení programu byly odděleny definice textů mailů pro zasílání přihlášek a příkazů k úhradě, aby byly zvlášť pro kroužky, akce a tábory. Nově je tedy možné mít odlišný mail s přihláškou pro kroužky a odlišný pro tábory, případně akce.
• Do nastavení byla přidána definice účtů pro platby. Nově je možné zadat odlišný účet pro platby za kroužky, akce a tábory. Jde o systémové nastavení, které nelze měnit uživatelsky. Budete-li potřebovat zadat odlišné účty pro různé platby, pošlete nám jejich čísla a v nastavení provedeme změnu. V nastavení je buď možné zachovat stávající stav (tedy jedno číslo účtu pro všechny platby bez rozdílu) nebo doplnit nová čísla účtu, která nám řeknete. Pokud nechcete nic měnit, není nutné reagovat.
  Pozn.: Import výpisů funguje tak, že se testuje správnost importovaných výpisů oproti zadaným číslům účtů. Pokud tedy provedete import výpisu z účtu, který je definován, platby se vždy načtou, bez ohledu na to, zda jde o účet pro kroužky či tábory. Rozlišení čísel účtů slouží tedy především pro účetní a evidenční potřeby, ale pokud účastník zaplatí na jiné číslo účtu, platba se neztratí.
• Pole pro zadání textu o splatnosti na přihlášce bylo rozšířeno na 135 znaků (nastavení programu a definice kroužku, akce, tábora)
• Do tiskové sestavy 550 Souhrn přihlášek účastníků byly přidány sloupce Podepsaná přihláška a Splněná účast (pouze ve verzi XLS)
• Tisková sestava 020 Obsazenost byla rozšířena o lektora kroužku (pouze ve verzi XLS)
• Byla zakázána možnost vkládání RČ do adresáře pomocí schránky (Ctrl V)
• Opravena chyba při zakládání přihlášky ve stavu Náhradník (při překročené kapacitě kroužku se stav přihlášky neuložil)
• Opravena chyba při opravě storna předpisu platby - při opravě textu poznámky a následném uložení nešel opravný předpis uožit.

Změny verze 1.7.0

• Byla opravena chyba při uzavírání měsíců. Jinak v této aktualizaci žádné změny nejsou.

Změny verze 1.6.9

• Doplněna nová funkce Duplikovat akci. V modulu akcí (nebo táborů) najdete nově tlačítko, které umožní zkopírovat vybranou akci a založit podle ní novou. Využitelné může být například při zakládání příměstských táborů, opakujících se dílen apod.
• Byla opravena chyba v sestavě předpisů pohledávek, která vedla k pádu programu.

Změny verze 1.6.8

• Připravujete nový školní rok? Nyní můžete v hlavní aplikaci importovat kroužky z minulého roku. Tento nový nástroj umožní převést postupně jeden po druhém všechny kroužky, které budete chtít. Převede se vše kromě data první a poslední schůzky a cen.
• Z hlavní aplikace můžete odesílat maily přihlášeným účastníkům (platí u kroužků, akcí i táborů). Nově je možné sledovat také kompletní historii odeslaných mailů.
• Tisková sestava souhrnu přihlášek byla nově sloučena za kroužky, akce i tábory do jednoho výstupu (Tiskové sestavy obecné). Lze tak na jednom místě vytvořit kompletí přehled všech aktuálních přihlášek v daném školním roce (případně určit, zda má být přehled pouze za kroužky, akce nebo tábory)
• Byly doplněny nové tiskové sestavy předpisů plateb a rozdílů plateb pro tábory.
• Nově je možné využít tiskovou sestavu 560 Seznam emailových adres. Tato sestava se generuje do excelu. Získáte tak velmi rychle kompletní maillist vašich účastníků současně s informací, zda si přejí zasílat novinky a zda mají aktivní přihlášku do kroužku, akce nebo na tábor v daném školním roce.
• Upozorňujeme, že organizace, které ještě nemají převeden Domeček na novou verzi pro rok 2015, budou mít k dispozici všechny novinky od vere 1.6.6. Jejich přehled najdete níže na této stránce. Ostatním se hlavní aplikace samozřejmě sama obvyklým způsobem zaktualizuje.

Změny verze 1.6.7

• Ve výpisu kroužků, akcí i táborů byl doplněn údaj o počtu aktivních přihlášek. Pro rychlý přehled o stavu naplněnosti už není nutné tisknout sestavu nebo procházet seznamy přihlášek. Pro úpravu tabulky s pohledem na výpis kroužků (akcí či táborů) je možné využít tlačítko Sestava v horní části okna Domečku. Zde je nástroj k úpravám či definici nových pohledů na tutéž tabulku. Více informací naleznete v kapitole Obecné nástroje - sestava.
• Byla upravena evidenční karta účastníka. Nově můžete evidenční kartu účastníka vygenerovat přímo z jednotlivých přihlášek. Když otevřete seznam přihlášek na kroužek či akci, najdete ve spodní části okna nové tlačítko "Karta účastníka".
• Číselník prostor (místností) byl rozšířen - je možné používat šestimístné kódy včetně písmen.
• Byla opravena chyba při ukládání rodného čísla u lektora a také chyba při převodu plateb mezi různými VS. (pozn. Ve verzi 1.6.7, která se sama nainstaluje, tato oprava není zahrnuta. Pokud ji budete potřebovat rychle, lze instalaci aktualizovat pomocí stažení opravené instalace - menu Nastavení, karta Instalační soubory - stáhnout instalaci Klientské aplikace a na počítači, kde je to třeba, přeinstalovat)
• Nově je po spuštění modulů Kroužky, Akce, Tábory a Adresář nastaven kurzor rovnou do políčka pro vyhledávání
• Výchozí sestava zobrazující seznam přihlášek byla upravena tak, aby údaje účastníků byly na začátku (platí pouze pokud nemáte definovány vlastní sestavy, jinak se použijí samozřejmě tyto)

Nutná aktualizace bezpečností aplikace!

• Každoročně je nutné při používání informačního systému Domeček zaktualizovat bezpečnostní certifikáty používané aplikací Domeček Security. Pokud s Domečkem pravidelně pracujete, dojde k této aktualizaci automaticky při nejbližším spuštění klientské aplikace a nemusíte se o nic starat.
• V případě, že nebude na některém z vašich počítačů Domeček spuštěn nejpozději do 28.2.2015, nebude na takovém počítači již dále fungovat a bude nutné postupovat podle kroků uvedených dále.
• Nastane-li u některé z vašich instalací Domečku situace, že Domeček nelze spustit a hlásí chybu připojení k serveru, velmi pravděpodobně nebyla včas aktualizována bezpečnostní aplikace. V tom případě je nejjednodušší provést tyto kroky:
  1. Na kterémkoli počítači, kde Domeček nadále funguje, spustit Domeček (s právy administrátora), kliknout ve spodní části menu na Nastavení a kliknout na kartu Instalační soubory.
  2. Kliknout na tlačítko Stáhnout v sekci Domeček security
  3. S pomocí staženého instalačního souboru provést novou instalaci bezpečnostní aplikaci na počítači, kde Domeček nefunguje
  4. Poté Domeček na tomto počítači běžným způsobem spustit
  
• Pokud nemáte funkční ani jednu instalaci Domečku, je nutné požádat o individuální zaslání nové bezpečnostní aplikace - v tom případě nás kontaktujte.

Verze 1.6.6!

• V průběhu března a dubna 2015 je postupně uvolňována nová, zásadní aktualizace Domečku pro všechny organizace. Proces přechodu je tentokrát více řízený, neboť změn je mnoho (viz níže). Po provedení přechodu vám tedy zašleme komplet popis všech změn a novinek a současně manuál k novému klientskému centru. Během března bude také uvolněna další aktualizace hlavní aplikace - verze 1.6.7. Nově převáděným organizacím bude provedena aktualizace rovnou na verzi 1.6.7. Organizace, kterým byl převod proveden do 22.3.2015, provedou aktualizaci obvyklým způsobem.

Změny verze 1.6.6 - HLAVNÍ (klientská) APLIKACE

• Správa uživatelů a oprávnění byla sloučena do jednoho místa> a nově se uživatelé a oprávnění definují společně pouze v administračním centru. Byla doplněna správa uživatelských úrovní - je monžé definovat různé typy úrovní oprávnění a ty pak přiřazovat konkrétním uživatelům. Možnosti uživatelských oprávnění byly rozšířeny a lze tak definovat oprávnění přesněji.
• Byl rozdělen modul Akce na dva samostatné moduly - Akce a Tábory. V této verzi jsou totožné, jde o přípravu na budoucí zapracování odlišností, popříadě přidání dalšího modulu např. pro příměstské tábory. Již nyní lze díky tomu mít odlišnou verzi přihlášky pro tábory a jiné akce.
• V modulu Akce je doplněna nová karta Statistika, která umožňuje vyplňovat základní údaje pro výkazy návštěvnosti apod. (Počet účastníků, dnů konání, pracovníků, drhu akce...)
• U kroužků i akcí upravena karta Propagace. Nově se zde povoluje/zakazuje online přihlašování a povinně je nutné nastavit kategorii podle oboru činnosti / druhu akce. Tato změna je ve vazbě na web a další propagační kanály.
• Do číselníků v klientské aplikaci byl přidán seznam "prostorů" - tím je myšlena místnost v rámci místa konání (nebo např. budova v rámci táborové základny). Je-li u kroužku či akce definován prostor, je v administračním centru u rezervací přednastaven jako výchozí. Současně je z administračního centra vypuštěn číselník sálů (místností) a míst konání.
• Byla zjednodušena oprava (editace) kroužků i akcí - místo a prostor konání a lektor se dá změnit přímo u příslušné karty výběrem z číselníku. Také byla upravena práce s termíny u akcí - nově lze termín zadávat jako interval datumů. Odstraněna byla omezující podmínka, když čas začátku byl vyšší, než čas konce (pouze u vícedenních akcí).
• V menu je přidán modul Klientské účty. Slouží pro správu registrovaných uživatelů klientského portálu (ve vazbě na online přihlášky a další funkce portálu). Lze využít například pro zakládání uživatelských účtů těm účastníkům, kteří si je z nějakého důvodu nemohou vytvořit. Také lze využít pro spárování uživatelského účtu s účastníky, které máme v databázi, ale není u nich mailová adresa. POZOR - doporučujeme oprávnění k tomuto modulu přidělovat po zralé úvaze pouze vybranému okruhu uživatelů!
• Evidence členů je nově pojmenovaná Adresář. Bylo zpřesněno vyplňování zdravotní pojišťovny - nově výběrem z nabídky.
• V nastavení je doplněna možnost editovat text prohlášení rodičů na přihlášce zvlášť pro akce a tábory.

Změny verze 1.6.6 - ADMINISTRAČNÍ CENTRUM

• Správa uživatelů a oprávnění byla sloučena do jednoho místa> a nově se uživatelé a oprávnění definují společně pouze v administračním centru. Byla doplněna správa uživatelských úrovní - je monžé definovat různé typy úrovní oprávnění a ty pak přiřazovat konkrétním uživatelům. Možnosti uživatelských oprávnění byly rozšířeny a lze tak definovat oprávnění přesněji.
• Byly upraveny ovládací nástroje tak, aby byla uživatelská práce komfortnější. Nově lze kteroukoli položku v seznamu editovat kliknutím na příslušný řádek (není tedy nutné klikat na tlačítko s tužkou vedle řádku). Každý seznam v administračním centru má nově vyhledávací filtry a možnost setřídění podle jednotlivých sloupečků. Je také možné v každém seznamu uživatelsky definovat sloupce, které jsou zobrazované.
• V administračním centru se nově definují také střediska (v klientské aplikaci již ne).
• Zcela přepracovaná je správa fotogalerií a dokumentů. Princip je, že dokumenty a fotografie se do systému vkládají vždy na jednom místě a jsou pak dále zdrojem jak interních, tak webových prezentací. Správa fotogalerií je uživatelsky přívětivější - je možné vyhledávat, třídit...
• Jako uživatelská třešínka bylo přidáno navigační tlačítko pro návrat na začátek stránky (horní okraj) při rozsáhlejších výpisech.

Změny verze 1.6.6 - KLIENTSKÉ CENTRUM

• Zcela nová součást informačního systému Domeček, která významným způsobem rozšiřuje možnosti onlinem přihlašování účastníků. V této základní verzi je k dispozici v ceně Domečku pro všechny jeho uživatele.
• Klientské centrum umožňuje registraci jakéhokoli účastníka i bez nutnosti navštívit středisko a založit si prvotní registraci.
• Registrovaní uživatelé si mohou sami upravovat kontaktní údaje, přidávat další účastníky (rodič děti) a rovnou se přihlašovat na všechny kroužky, akce či tábory, u kterých to povlíte.
• V klientském centru má uživatel rovnou také možnost vidět přehled svých plateb a mít tak kontrolu nad jejich správností.

Změny verze 1.6.5

• Nový druh platby - platba kartou (možnost zvlášť zadávat transakce platební kartou jako jiný druh úhrady - doporučujeme do poznámky dopisovat číslo transakce kvůli dohledávání). K platbám kartou doplněny také tiskové sestavy, úprava stávajících sestav o započítání nového druhu plateb.
• Přidána nová tisková sestava 515 Platby kartou, která zobrazuje pouze zadané platby kartou. Současně byla upravena tisková sestava 520 Peněžní pohyby, aby bylo možné zvolit, zda zahrne i platby kartou nebo ne.
• Rozšířen číselník uživatelů o mailovou adresu definovanou každému uživateli. U každého uživatele nyní můžete nastavit jinou mailovou adresu.
• Funkce odeslání emailu z Domečku doplněna o předvyplnění adresy odesílatele podle aktuálně přihlášeného uživatele - nově tak můžete s využitím záložky Odeslat mail přímo z přihlášek v ZÚ nebo akcích posílat účastníkům emaily, kde je rovnou předvyplněna adresa konkrétního odesílatele (doplní se vždy podle aktuálně přihlášeného uživatele). Napíše-li tedy určitý uživatel mail účastníkovi z Domečku, odpověď přijde do mailové schránky uživatele. Účastníci tak mohou vědět, s kým konkrétně komunikují.
• Na četné dotazy upozrňujeme, že v souvislosti s novým údajem na přihlášce - datum odhlášení - jsou všechny sestavy, které započítávají pouze přihlášené členy, nastaveny tak, že v den, kdy se dotyčný odhlásil, je ještě považován za přihlášeného člena. (Tedy odhlásí-li se 31.10., v sestavě vygenerované k 31.10. bude započítán, ale 1.11. již ne.

Změny verze 1.6.4

• Tisková sestava 070 - souhrn přihlášek účastníků doplněna o údaj o věkové skupině, souhrn předpisů a plateb a platební bilanci (nová a velmi užitečná sestava pro zjišťování různých statistických údajů o kroužcích - doporučujeme zejména ve spojení s nástroji Excelu - viz manuál, kapitola "Statistika a výstupy dat")
• Tisková sestava 520 - peněžní pohyby doplněna o mezisoučty s volitelným odstránkováním za každý den (pozor, sestava je generována vždy za školní rok!)
• Tiskové sestavy 050 a 210 - předpisy pohledávek - v obou sestavách opravena zjištěná chyba při výpočtu předpisů

Změny verze 1.6.3

• Přihlášky doplněny o údaj DATUM ODHLÁŠENÍ. Díky tomu nyní můžete mít mnohem lepší přehled o skutečné obsazenosti vašich kroužků nebo akcí v konkrétním období.
• TISKOVÉ SESTAVY: Přidána nová tisková sestava 070 - SOUHRN PŘIHLÁŠEK ÚČASTNÍKŮ. Sestava zobrazuje přehled fyzických osob a všech jejich přihlášek v zájmových útvarech (je tedy možné získat přehled nejen o celkovém počtu přihlášek, ale také o celkovém počtu skutečných osob, které dané středisko navštěvují - např. Pepa Zdepa je jeden, ale chodí na stolní tenis, železniční modeláře, počítače).
• TISKOVÉ SESTAVY: Přidána nová tisková sestava 220 - ROZDÍLY PLATEB U AKCÍ (obdoba již známé sestavy rozdílů plateb u zájmových útvarů)
• ÚPRAVY SESTAV: U sestav, kde to má smysl, se bere v úvahu datum odhlášení (obsazenost ZÚ, státní občanství, souhrn přihlášek, seznamy členů)

Změny verze 1.6.2

• PŘIDÁNA MOŽNOST EXPORTU SESTAV DO XLSX. Většinu tiskových sestav je nyní možné uložit i ve formátu XLSX (MS Excel nebo podobné programy). Všechny sestavy mají také nově záhlaví a zápatí s údaji organizace.
• Přidána nová tisková sestava PŘEHLED PENĚŽNÍCH POHYBŮ (souhrnný výpis přijatých i vydaných plateb v pokladně a v bance včetně převodů)
• ÚPRAVY SESTAV: V seznamu členů do deníku ZÚ přibyl údaj o samostatném odchodu, bylo opraveno zobrazování předpisů plateb, dialog sestavy je automaticky přednastaven na výběr konkrétních ZÚ (po tisku se výběr zruší). Do sestavy obsazenosti ZÚ přibyl údaj o kapacitě a počtu evidovaných náhradníků.
• IMPORT BANKOVNÍCH VÝPISŮ: Byla doplněna funkčnost importu výpisů Komerční banky, aby se správně přiřazovalo datum platby.
• EVIDENCE ČLENŮ: Při zapisování nového člena do evidence bylo upraveno testování shody rodného čísla s jiným účastníkem - není-li vyplněna koncovka RČ (jsou tam čtyři nuly), test se neprovádí.
• OPRAVY DROBNÝCH CHYB: Při tisku přihlášky na akci se zobrazoval text pro zájmové útvary, opraveno. V modulu akcí se nezobrazovala historie odeslaných emailů, opraveno.

Změny verze 1.6.1

• OOPRAVY TISKOVÝCH SESTAV: 020 (obsazenost ZÚ) nebrala v potaz časové rozmezí, opraveno; 050, 210 (předpisy pohledávek) nebyly zahrnovány přihlášky ve stavu "odhlášen", opraveno
• SEZNAM PŘIHLÁŠEK V KROUŽCÍCH: Navráceno zobrazování obsazenosti na 1. a 2. pololetí plus rok podle vystavených předpisů plateb.
• POKLADNÍ STVRZENKY: Byla upravena stvrzenka k hotovostní platbě - nyní zobrazuje datum provedení platby.
• OPRAVY DROBNÝCH CHYB: Po kliknutí na hvězdičku v levém horním rohu tabulky (seznam přihlášek, přehled kroužků...) docházelo k pádu programu. Opraveno.

Změny verze 1.5.9 a 1.6.0

• OVLÁDÁNÍ: Od teď už nemusíte přecházet mezi moduly složitě. Bez ohledu na pozici stačí rovnou kliknout na jakékoli tlačítko menu a Domeček rovnou otevře vybraný modul - číselník, změnu školního roku či střediska... Původní funkční klávesy v základní nabídce byly nahrazeny: Evidence členů (Alt+1), Zájmové útvary (Alt+2), Akce (Alt+3)
• VÝSTUPY: Revoluční změny se dočkal systém tiskových výstupů - veškeré tisky jsou nyní prováděny přímo prostřednictvím vlastního PDF modulu. Odpadá tak složité nastavování tiskáren, prohlížení náhledů... Prostě si dokument z PDF vytiskněte nebo uložte. Generování sestav je díky tomu výrazně rychlejší! Nově si také můžete veškeré tabulkové pohledy (seznamy přihlášek, přehledy kroužků, finance...) přímo pomocí tlačítka v horní nabídce vyexportovat do PDF nebo XLSX (dokument Excelu či jiného tabulkového editoru). V příští verzi přibyde možnost exportu všech tiskových sestav do PDF!
• ODESÍLÁNÍ MAILŮ: Pro zájemce je nyní možné v nastavení Domečku (na vyžádání) definovat vlastní SMTP server pro posílání mailů z klientské aplikace.
• OPRAVY DROBNÝCH CHYB: Doplněna kontrola uzavřeného měsíce před každou aktualizací záznamů v databázi. Kontrola obsazenosti při přihlašování hlídá počet aktivních přihlášek. Byly opraveny další drobné chyby z implementace předchozí verze.

Změny verze 1.5.8

• PROPAGACE: Do zájmových útvarů a akcí jsme přidali novou funkci, ve které můžete nastavit propagaci zájmových útvarů, akcí a táborů na partnerských portálech. Aktuálně je funkce využitelná pro pražské organizace (volnycaspraha.cz, mitkamjit.cz, mitkamjet.cz).
• TISKOVÁ SESTAVA SEZNAMY ČLENŮ: Příznak vystaveného předpisu byl nahrazen částkou předpisu pro dané období a byla přidána informace o celkové částce přijatých plateb. Údaj poznámka byl nahrazen upozorněním na zdravotní stav účastníka.
• OBECNÉ ÚPRAVY EDITAČNÍCH FUNKCÍ: V režimu editace záznamu nyní domeček zamezuje využití všech obecných nástrojů, rychlého filtrování a také přesun na jiný záznam.
• OPRAVY DROBNÝCH CHYB: Provedeno doladění drobných chyb souvisejících s implemetací nových funkcí verze 1.5.6 a 1.5.7.

Změny verze 1.5.6 a 1.5.7

• ONLINE PŘIHLÁŠKY: Hlavní změnou v klientské aplikaci je přidání nových funkcí modulů Zájmové útvary a Akce, které zabezpečují správu přihlášek přijatých z nové webové služby online přihlášek. Služba online přihlášek bude ve spolupráci s vybranými DDM v měsíci září 2012 podrobena testovacímu provozu a zátěžovým testům. Po ukončení testovacího provozu bude služba online přihlášek nabídnuta i ostatním organizacím.
• PŘEVOD NA JINÝ VS: Odstraněn náhodný výskyt chyby při použití funkce rychlého filtrování přihlášek při převodu na jiný variabilní symbol.
• ADRESA ZÁSTUPCE: Oprava nesprávného nastavení maximální délky textového pole u adresy zákonných zástupců.
• ODESLÁNÍ EMAILU PŘÍMO Z PŘIHLÁŠKY: Do přihlášek byla přidána další funkce, která umožňuje rychlé odeslání emailu účastníkovi přímo z Domečku.
• ODESLÁNÍ PŘIHLÁŠKY: Do formuláře emailové zprávy doplňena možnost upravit předdefinovanou emailovou adresu odesílatele.

Změny verze 1.5.4 a 1.5.5

• UVOLNĚNÍ ČÍSELNÍKŮ: Základní číselníky míst, lektorů a typů činností jsou nyní vázané na školní rok a je tedy možné je před založením zájmových útvarů nebo akcí v novém školním roce libovolně editovat.
• NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA HOTOVOSTNÍCH OPERACÍ: U každé hotovostní platby je nově zaznamenáván přihlášený uživatel, který hotovostní platbu přijal nebo vydal. Na základě tohoto údaje lze nově vytisknou přehled všech hotovostních operací za zvolené období. Sestava je rozčleněna podle plateb uživatelů a obsahuje i celkový souhrn všech plateb.
• EVIDENCE ČLENŮ - NÁHLEDOVÉ KARTY: Vrácena funkce náhledových karet navštěvovaných zájmových útvarů a akcí.
• TISKOVÝ FORMULÁŘ PŘIHLÁŠKY: Grafická poboba tištěné přihlášky byla přepracována do přehlednější a čistější podoby. Přihláška nyní obsahuje sekce "Základní údaje účastníka", "První zákonný zástupce", "Druhý zákonný zástupce", "Kontaktní informace", Zájmový kroužek" / "Akce", "Prohlášení" a ve spodní části informace pro účastníka včetně pokynů k platbě. U účastníků starších 18-ti let jsou automaticky vynechány údaje o zákonných zástupcích a samostatném odchodu.
• PŘEHLED ZÁJMOVÉHO ÚTVARU / AKCE: Do modulů zájmové útvary a akce přidána možnost náhledu a tisku přehledu vybraného zájmového útvaru nebo akce.
• EVIDENCE ČLENŮ - DATUM NAROZENÍ A VĚK: Do evidence členů přidány nové sloupce obsahující údaje o datumu narození a věku klienta. Tyto údaje jsou generovány zcela automaticky z rodného čísla vždy při načtení evidence členů. Díky tomu je vždy zobrazen aktuální věk člena.
• EVIDENCE ČLENŮ - ADRESY ZÁKONNÝCH ZÁSTUPCŮ: Nové sloupce obsahující údaje o adrese prvního a druhého zákonného zástupce. Hodnoty není nutné vyplňovat v případě, že je adresa shodná s adresou klienta. Tyto údaje jsou nově tištěny i na přihlášku.
• TERMÍNY SPLATNOSTI ÚČASTNICKÉHO POPLATKU: V modulu Nastavení Domečku je nyní možné definovat výchozí texty splatnosti účastnického poplatku odděleně pro zájmové útvary a akce. Tento text je následně automaticky vkládán do nových zájmových útvarů nebo akcí. Text splatnosti lze poté individuálně upravit v základních údajích zájmového útvaru nebo akce.
• TISKOVÁ SESTAVA POČET PŘIHLÁŠENÝCH ÚČASTNÍKŮ DLE VĚKU: Přidáno dělení podle typu činnosti.
• NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA SPÁDOVÉ OBLASTI: Sestava sumarizuje všechny přihlášené účastníky podle PSČ nebo města.
• NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA ZDRAVOTNÍ FILTR (příloha zdravotnického deníku): Sestava vytiskne zdravotní filtr obsahující seznam všech účastníků tábora.
• AKTUALIZAČNÍ SYSTÉM: Domeček nyní obsahuje zcela nový systém automatických aktualizací. Veškeré aktualizační soubory jsou nově uloženy přímo v batabázích Domečku a díku tomu je testování nových aktualizací nesrovnatelně rychlejší a stahování aktualizací bezpečnější. Domeček lze nyní také využívat i v sítích, které využívají pro připojení k internetu proxy server.
• NASTAVENÍ - INSTALAČNÍ SOUBORY: Do modulu Nastavení přidána nová karta "Instalační soubory" ve které je možné bezpečně stáhnout instalační soubory klientské aplikace, bezpečnostího balíčku a virtuální tiskárny Domeček PDF.
• .NET FRAMEWORK: Verze Domečku 1.5.4 je přepracována pro aktuální verzi platforny .NET Framework 4.0. Instalační soubor klientské aplikace automaticky testuje přítomnost .NET Framework 4.0 v systému a v případě absence automaticky stáhne a spustí jeho instalaci.

Změny verze 1.5.2 a 1.5.3

• PŘEVOD NA JINÝ VARIABILNÍ SYMBOL: Přidána možnost odstranění tohoto typu platby.
• STAV PŘIHLÁŠKY: Přihlášky nyní nelze nastavit do stavu "Odhlášen" pokud nejsou vyrovnané předpisy a platby přihlášky.
• PŘIHLÁŠKA: Nově je u přihlášek primárně zaškrtnutý příznak "samostatný odchod".
• VYTVÁŘENÍ PŘEDPISŮ: Do dialogu s výběrem předpisů účasti nově přidány i ceny.
• SLOUČENÍ DUPLICITNÍCH ZÁZNAMŮ EVIDENCE ČLENŮ: Přidána nová funkce umožňující sloučení duplicitních záznámů v evidenci členů.
• TISKOVÁ SESTAVA SEZNAMY ČLENŮ: Telefon domů nahrazen kontaktem na druhého zástupce.
• EVIDENČNÍ KARTA ČLENA: Do evidence členů přidána možnost náhledu a tisku evidenční karty člena.

Změny verze 1.5.1

• SESTAVA ROZDÍLY PLATEB (za všechny ZÚ): Rozdělení součtů na přeplatky a nedoplatky včetně doplnění celkového součtu za všechny zájmové útvary.
• SESTAVA POČET PŘIHLÁŠENÝCH ČLENŮ DLE VĚKU: Oprava chyby při výpočtu věku účastníka.
• SESTAVA OBSAZENOST: Ke každému zájmovému útvaru je nově vedle věkového dělení účastníků podle předpisů účasti také doplněn přehled o věkovém dělení podle přihlášek.
• KONTROLA LICENCÍ: Do hlavního okna klientské aplikace byla přidána informace o počtu zakoupených licencí a počtu využívaných licencí klientské aplikace. Se spuštěním verze 1.5.1 budou zároveň vynulovány počty doposud užívaných licencí. Každá licence klientské aplikace bude poté v systému nově zaevidována po přihlášení libovolného uživatele na daném počítači.

Změny verze 1.5.0

• RYCHLÉ HLEDÁNÍ : Domeček si nyní pamatuje poslední výběr sloupce pro hledání. Při spuštění modulu Zájmové útvary, Akce a nebo výběru z přihášek při převodu platby na jiný variabilní symbol již Domeček automaticky přednastaví sloupec, ve kterém jste hledali naposledy.
• PŘIHLÁŠKY : Přidána "Interní poznámka" do které lze zapisovat informace interního charakteru. Tato poznámka není tištěna na přihlášku.
• PŘEDPISY : Nová funkce "Strono předpisu". Tuto funkci je nutné uživatelům povolit v uživatelských právech. Více informací o Stornech naleznete v sekci "Přihlášky, předpisy, platby" této nápovědy.
• PLATBY : Přidán nový druh platby - Banka výdaj (chybný VS). Tento druh platby je možné využít v případě vratky na bankovní účet klienta u kterého zapomenete uvést variabilní symbol. Bez uvedeného, nebo chybně zadaného variabilního symbolu není Domeček schopen tuto platbu automaticky přiřadit a je tedy nutné ji do systému zadat ručně.
• MĚSÍČNÍ UZÁVĚRKY: Domeček nyní umožňuje používat systém měsíčních uzávěrek. Pokud se pro jeho využití rozhodneme, je možné v libovolném okamžiku určit, že daný měsíc bude uzavřen. Více informací o měsíčních uzávěrkách naleznete v sekci "Nastavení" této nápovědy.
• SESTAVA PŘEDPISY POHLEDÁVEK : Sestava nyní obsahuje veškeré vystavené i stornované předpisy bez ohledu na stav přihlášky. Stejná sestava je nyní dostupná i pro Akce.
• NASTAVENÍ: Domeček nyní obsahuje zcela nový modul Nastavení. Modul nabízí možnost vlastní definice textů prohlášení rodičů tištěných na přihlášku a to odděleně pro zájmové útvary a akce. Dále zde můžete definovat výchozí texty předmětu a těla e-mailové zprávy, které se předvyplní do formuláře při odesílání přihášky nebo platebního příkazu. V modulu nastavení také naleznete měsíční uzávěrky.

Změny verze 1.4.9

• UŽIVATELÉ : Rozdělena uživatelská práva pro editaci přihlášek a předpisů.
• TISKOVÉ SESTAVY : Přidána možnost generovat tiskové sestavy zpětně k libovolnému datu. Nová sestava poskytující informace o počtech přihlášených členů v zadaném věkovém rozmezí.
• PŘIHLÁŠKY : Údaj Věková skupina přesunut z Evidence členů do přihlášek. Věková skupina je povinný údaj a při založení nové přihlášky musí být vybrán.
• SEZNAMY ČLENŮ : Přidána možnost tisknout seznamy členů bez odhlášených.

Změny verze 1.4.8

• EVIDENCE ČLENŮ : Údaj Státní občanství je nyní napojen na číselník a editace nově probíhá výběrem z roletky obsahující všechny státy světa. Tento údaj je nutné u nových klientů vždy vyplnit. Dále v Evidenci členů nově naleznete zcela nový údaj Věková skupina. Tento údaj je také nutné u nových klientů vždy vyplnit a dělí účastníky do skupin dle níže uvedených pravidel. Na základě tohoto údaje je dále generována sestava Obsazenost zájmových útvarů.
  
  dítě: účastník do 6 - 7 let, který navštěvuje mateřskou školu
  žák: účastník, který navštěvuje ZŠ (1. - 9. r.), učební obor, střední školu (do maturity)
  student: účastník, který navštěvuje vyšší odbornou školu
  ostatní: dítě do 6 - 7 let, které nenavštěvuje mateřskou školu, VŠ, zaměstnání, důchodce,...
• PŘIHLÁŠKY DO ZÁJMOVÝCH ÚTVARŮ : Nově přidán přiznak Splněna účast. Tento příznak můžete využít k evidenci účastníků, kteří splní danou minimální účast v zájmovém útvaru a mají nárok na osvědčení o absolvování zájmového vzdělávání.
• TISKOVÁ SESTAVA - ROZDÍLY PLATEB : Do sestavy Rozdíly plateb za všechny zájmové útvary přidány údaje o celkovém počtu přihlášenych členů, počtu dlužníků a počtu účastníků s již provedenou úhradou.

Změny verze 1.4.6 a 1.4.7

• PŘIHLÁŠENÍ A ŠKOLNÍ ROK : Domeček je odteď trochu přepracován a přihlašování se omezuje pouze na zadání uživatelského jména a hesla. Po přihlášení v menu (v jeho spodní části, pod logem Ulity) přibylo tlačítko „výběr školního roku“. Po jeho stisknutí lze vybírat z dat všech dostupných školních roků. Podstatnou změnou je také to, že Domeček si toto nastavení při příštím přihlášení pamatuje, takže pracujete-li stále se stejným rokem, není třeba to znovu opakovaně přepínat. Pro ověření, který rok je aktivní, tento údaj Domeček vypisuje jednak ve své pracovní ploše vpravo dole a jednak v záhlaví programového okna, tzn. v modré liště okna, v němž Domeček běží. Je tedy možná rychlá snadná kontrola, jestli jste ve správném roce. Pokud v průběhu práce nastane potřeba přejít do dat jiného roku (např. vyhledat něco ve starých letech, zapsat někoho do nového školního roku apod.), stačí ukončit aktuálně spuštěný modul (např. jste-li v kroužcích, odejdete tlačítkem F11 z kroužků), stisknutím tlačítka „výběr školního roku“ nastavit požadovaný rok a pokračovat v práci. Pro přechod do jiného roku tedy již není nutné ukončit a znovu spustit celý Domeček!
• DNY POŘÁDÁNÍ A REZERVACE : Od nynějška přibyla v definici kroužku a akce v Domečku záložka „Dny pořádání“. Na tomto místě se definuje den a čas konání kroužku či akce. Oproti minulosti se definuje výběrem dnů z nabídky a zapsání přesného času do dvou polí (začátek a konec). Je případně možné definovat časů a dnů více. U akcí navíc přibyla možnost definovat termín pořádání zadáním počátečního a koncového data – termín se pak bere jako interval (i pro účely rezervací). Odpadá tedy nutnost tvořit u akcí každý den pořádání zvlášť! Tyto definované termíny jsou podkladem pro rezervace prostor v adminu, takže už se tam podruhé definovat nemusí! Je tedy bezpodmínečně správně definovat dny pořádání v Domečku, aby bylo možno tvořit rezervace. Systém rezervací je zčásti přepracován – nabízí nyní výrazně pohodlnější způsob zadávání rezervací. Díky provázanosti s termíny v Domečku je možné rezervace dělat výhradně pomocí tlačítka „automatické rezervace“ a to jak u kroužků, tak u akcí. Stisknutí tohoto tlačítka u některého kroužku nebo akce vyvolá výpis názvu, data zahájení a ukončení kroužku (nebo termínu pořádání akce) a nabídne výběr sálů z rozbalovacích roletek pro každý definovaný termín pořádání. Tzn., koná-li se kroužek v pondělí od 15 do 17 a ve středu od 16 do 18, objeví se dvě roletky – jedna pro pondělí a jedna pro středu. Z roletky se vybere místo, resp. sál konání a rovnou se zobrazí náhled rezervací – buď s výpisem VOLNO anebo s hlášením, že daný prostor je již obsazen. Výhodou je, že rovnou odsud můžete opětovným výběrem z roletky přehodit do jiné místnosti a nechat si zobrazit stav tam. Pro dokončení rezervace je pak potřeba stisknout tlačítko „rezervovat“ – v tu chvíli (jestliže byla daná místnost volná) jsou prostory zarezervovány.
• UŽIVATELSKÁ PRÁVA : Tuto změnu pocítíte ve chvíli, kdy se pokusíte smazat nějaký záznam. Domeček od nynějška umožňuje definovat uživatelům různou úroveň uživatelských práv (prohlížení, vytváření a editace, smazání).
• ZÁZNAM O ÚPRAVÁCH : Do všech datových listů, kde se může něco upravovat či mazat, přibyl údaj, kdo naposled něco s daným záznamem prováděl (tedy jméno uživatele, datum a čas). Opatření k odhalení pachatelů nepravostí.
• HISTORIE EMAILŮ : U seznamu přihlášek kroužku nebo akce přibyla záložka „historie emailů“, která zobrazuje přehled odeslaných přihlášek a platebních příkazů. Z tohoto přehledu vyčtete, kdy a co bylo odesláno, na jaký e-mail a kterým uživatelem. Pozor – nezahrnuje hromadně odesílané maily vytvořené pomocí odkazu nad seznamem přihlášek! Ty se totiž posílají standardním mailovým programem a tudíž je nelze v databázi zachytit.pridana tiskova sestava Prumerny vek ucastniku ZU

Odstávky služeb

7.6.2024 - Plánované omezení uživatelské podpory

• V době od 7.6. do 25.6.2024 nebude dostupná naše uživatelská podpora na telefonu. V nutných případech zejména technického charakteru je možné využít e-mail holy@iddm.cz.

18.2.2023 - Plánovaná odstávka služeb

• V sobotu 18.2.2023 mezi 1:00 a 4:00 hod. budou z důvodu plánované odstávky všechny služby Domečku nedostupné. Odstávka je nutná z důvodu zkvalitnění služeb a přechodu na nový server. Celková doba nedostupnosti služeb by neměla přesáhnout 90 minut.

23.12.2020 - Plánovaná odstávka služeb

• V sobotu 9.1.2021 mezi 0:00 a 4:00 hod. budou z důvodu plánované odstávky všechny služby Domečku nedostupné. Odstávka je nutná z důvodu zkvalitnění služeb a přechodu na nový server.

Návody a metodiky

V této části manuálu najdete postupně doplňované metodiky k nejčastěji řešeným postupům v Domečku. Jde o uživatelsky orientované návody vhodné pro začínající uživatele pro lepší zorientování.

Kliknutím na některou položku z nabídky v této kapitole manuálu zobrazíte konkrétní metodiku.

V dalších kapitolách najdete popis jednotlivých částí informačního systému Domeček:

• Hlavní aplikace
• Administrační centrum
• Klientské centrum
• Domeček WEB

Postup přihlašování členů

V této kapitole najdete podrobný návod, jak postupovat při zakládání přihlášky nového člena do zájmového útvaru, akce nebo tábora. (Postup pro akce a tábory je obdobný, proto dále hovoříme pouze o zájmových útvarech.)

Přichází-li zájemce osobně, je zapsán do Domečku a přihlášen do kroužku a na konci tohoto postupu mu zapisující vytiskne přihlášku již vyplněnou. Tato přihláška již obsahuje pokyny k platbě (přidělený variabilní symbol). ZÁSADNĚ NEPŘIDĚLUJEME VARIABILNÍ SYMBOLY JINÉ, NEŽ AUTOMATICKY VYGENEROVANÉ Z DOMEČKU !!!!

V případě, že se přihlašují samotné děti a neznají všechny údaje, vytiskneme přihlášku neúplnou s pokynem, aby rodiče příslušné rubriky doplnili a dítě přinese doplněnou přihlášku na první schůzku kroužku.

Přihlašuje-li se zájemce telefonicky, provedeme zápis stejně, jako kdyby přišel osobně. Po provedení zápisu je nutné se s klientem dohodnout na způsobu podpisu přihlášky. Buď následně přijde osobně nebo (doporučeno) odkážeme na Klientské centrum, kde mu přihlášku můžeme vygenerovat ke stažení.

Další možností přihlášení účastníka je online přihláška prostřednictvím klientského centra. Více informací najdete v kapitole Klientské centrum.

POSTUP ZAPISOVÁNÍ ČLENŮ:

Veškeré zapisování nových přihlášek lze provádět přímo z modulu Kroužky (Alt 2),
popřípadě Akce (Alt 3) nebo Tábory (Alt 4)

• Vybereme kroužek, na který se dotyčný chce přihlásit (s pomocí možnosti rychlého filtrování lze nechat vypsat kroužky obsahující určitou posloupnost znaků nebo slovo v názvu – např. „angl“ vypíše všechny angličtiny)
• V přihláškách vybraného kroužku založíme novou (stiskem F7 nebo tlačítka „nový“).

ZDE SE POSTUP ROZDĚLUJE:

a) Už u nás byl v minulosti přihlášen? (na kroužek, akci, tábor ...)

• v databázi členů, která se otevřela, vyhledáme dotyčného jedince a stiskneme „vybrat“ (F6)
• založí se jeho přihláška, kde můžeme libovolně editovat osobní a kontaktní údaje (má-li přihlašovaný účastník ještě jiné přihlášky platné v tomto kalendářním roce, dojde u nich k aktualizaci údajů, jsou-li zadány).
• ZKONTROLUJEME AKTUÁLNOST KONTAKTŮ A PŘÍPADNĚ DOPLNÍME!!!! (telefony, maily)
• zeptáme se na případná upozornění na zdravotní stav (omezení pohybu nebo některých činností, alergie, nemoci, trvalé léky…) a dopíšeme do přihlášky
• pomocí tlačítka Karta účastníka si můžeme nechat vygenerovat kompletní historii přihlášek daného účastníka (např. pro ověření, není-li to neplatič)

b) Je to úplně nový člen, nikdy u nás nebyl

• v databázi členů, která se otevřela, stiskneme tlačítko „Přeskočit (F9)“ a pokračujeme zadáním přihlášky pro nového účastníka
• vyplníme osobní a kontaktní údaje

Po založení přihlášky (tedy vyplnění osobních a kontaktních údajů, přihlášku ULOŽÍME!

• Domeček poté automaticky vygeneruje variabilní symbol a přibude záznam v seznamu členů.

Dotazy na souhlasy

• Máme-li definovány v důvodech zpracování u kroužku požadované souhlasy (např. s použitím fotografií), bude se nyní Domeček postupně ptát, zda klient souhlas vyslovil. Zvolíme podle skutečné odpovědi.
• Přehled poskytnutých souhlasů je vytištěn spolu s přihláškou k podpisu.

Objeví se dotaz „Vytvořit základní předpis nyní?“

• vybereme platbu na pololetí nebo rok nebo permanentka či jiná varianta platby (je-li definována)
• vytvoří se předpis, kde můžeme doplnit poznámku a slevu. Poté stiskneme červené „Uložit“.
• u předpisu se rozlišuje datum založení (kdy byl předpis zadán) a datum zaúčtování (odkdy je platný - toto datum zůstane prázdné u náhradníků a neschválených online přihlášek)

TISK PŘIHLÁŠKY nebo ODESLÁNÍ MAILEM

Po uložení přihlášky a předpisu platby klikneme ve spodní části na záložku „Přihláška“. Jednotlivé volby:

• Přihláška tisk - vygeneruje a zobrazí přihlášku v PDF pro tisk na zvolené tiskárně
• Přihláška email - vygeneruje přihlášku v PDF, která se uloží ke stažení v klientském účtu a současně se odešle mail s informací
• Každá přihláška obsahuje ještě další stranu s komplexní informací o důvodech zpracování údajů v souladu s GDPR a s přehledem poskytnutých souhlasů. Tuto stranu je nutné nechat podepsat zvlášť!

ODESÍLÁNÍ PŘIHLÁŠEK ELEKTRONICKY VE FORMÁTU PDF

Aplikace Domeček má vlastní mechanizmus pro tisk a odesílání přihlášek v PDF:

• Tlačítkem „Přihláška email“ vytvoříme novou e-mailovou zprávu, kde je předvyplněn e-mail příjemce podle adresáře a předdefinovaný text s informací o vygenerování přihlášky ke stažení, instrukcemi k platbě a odevzdání podepsané přihlášky (text mailu lze upravit v nastavení Domečku).
• V případě potřeby je možné text zprávy editovat (pouze v nutných případech nebo potřebujeme-li připsat ještě nějakou poznámku). Podpis je předdefinován, není třeba ho měnit.
• Stiskem tlačítka „Odeslat“ nebo F6 vyvoláme vytvoření přihlášky v PDF, která se automaticky uloží v klientském účtu ke stažení. Současně se odešle mailová zpráva s informacemi klientovi.
• Díky výše uvedenému odpadá nutnost tisknout přihlášku v PDF, manipulovat s ní a posílat ručně mailem. V záložkách u konkrétní přihlášky najdete také kartu Historie emailů. Zde si můžete ověřit, co vše bylo účastníkovi odesláno. Hned vedle je také karta pro případné odeslání emailu konkrétnímu účastníkovi.

POSTUP V PŘÍPADĚ NAPLNĚNOSTI KROUŽKU

Pro rychlou orientaci zobrazuje Domeček nad seznamem členů kroužku informaci o kapacitě, počtu přihlášených účastníků.

Jestliže při přihlašování zjistíme, že kroužek je už obsazen, můžeme nabídnout dvě varianty postupu:

• vybrat si jiný podobný kroužek
• zapsat dotyčného jako náhradníka s tím, že když se uvolní místo, budeme ho informovat

Domeček umožňuje pracovat s typem přihlášky "náhradník":

• NÁHRADNÍK - člen, který byl přihlášen přes stanovenou kapacitu kroužku. Tato situace se posuzuje podle počtu aktivních přihlášek – tzn. součet přihlášek ve stavu "přihlášen" je porovnáván s kapacitou prvního pololetí (případně druhého pololetí). V případě, že zakládáme přihlášku na období, kdy je už kroužek naplněn, vyhlásí Domeček upozornění, že člen bude evidován jako náhradník. Na přihlášce bude uvedeno, že je náhradník a nemá platit, dokud se neuvolní místo.

• Přihlášku ve stavu "náhradník" není možné vygenerovat ke stažení v klientském centru. Přímo z karty přihlášky lze odeslat speciální email s definovaným textem obsahujícím informaci, že účastník je evidován jako náhradník (text mailu lze upravit v nastavení).
• V klientském centru je u takové přihlášky informace, že je evidována jako náhradník a že klient nemá zatím provádět úhradu.

Statistika a výstupy dat

V této kapitole najdete náměty, jak z Domečku zjistit maximum údajů o kroužcích a také užitečné tipy, jak s daty dále pracovat. Obsah bude postupně doplňován, doporučujeme se sem občas vracet...

TISKOVÉ VÝSTUPY (sestavy):

Přehled sestav, které můžete využít pro statistické účely (vše najdete v modulu Tiskové sestavy):

• 020 - Obsazenost kroužků (zahajovací výkaz)
• 030 - Počet přihlášených účastníků dle věku
• 060 - Státní občanství účastníků (kroužky)
• 090 - Spádové oblasti - přehled obcí, z nichž máte zapsané účastníky v kroužcích
• 330 - Obsazenost táborů
• 520 - Peněžní pohyby. Tato sestava poslouží jako užitečný podklad pro účetnictví a sledování plateb v bance i v pokladně. Můžete si za zvolené období nebo za jednotlivé dny vytisknout souhrn všech peněžních operací na jednom místě. Pozor - tato verze umí zobrazovat pouze pohyby v daném školním roce (stejně jako import bankovních výpisů se provádí pouze v daném školním roce). Výpis pohybů si lze volitelně odstránkovat po jednotlivých dnech.
• 550 - Souhrn přihlášek účastníků - velmi užitečný nástroj, který umožní získat a analyzovat detailní data o obsazenosti kroužků i akcí, přehled o věkových skupinách i podle druhů činností, VČETNĚ MAILŮ ÚČASTNÍKŮ!
• 560 - Seznam mailových adres - sestava, která umožní exportovat mailové kontakty a dále je využít. Sestava obsahuje vedle mailů také informaci o tom, zda má účastník aktivní přihlášku v daném roce na kroužek, akci či tábor a zda si přeje zasílat novinky.
• 590 - Kontrola chyb (souhrnný výstup chybných stavů přihlášek)
• 610 - Podklady pro zahajovací výkaz Z-15

EXPORT DAT DO EXCELU:

Postup provádění exportu dat:

• Každá tisková sestava nyní umožňuje export do formátu XLSX, tedy otevřeného formátu tabulkových dokumentů (např. MS Excel). Stačí u příslušné tiskové sestavy stisknout tlačítko XLS. V počítači je však nutné mít nainstalován nějaký tabulkový program (MS Excel, Open Office Calc apod.)
• Jakýkoli tabulkový pohled (tedy např. seznam kroužků, seznam dětí v kroužcích, přehled finančních operací v bance) můžete vyexportovat do Excelu stiskem tlačítka XLS v nabídce NAD TABULKOU.
• Jakmile je dokument XLSX exportován, je automaticky otevřen v dostupném tabulkovém programu. Další práce s dokumentem je už zcela v režii uživatele. Užitečné tipy najdete níže.

Možnosti úpravy tabulkového dokumentu:

• V dokumentu exportovaném z Domečku do Excelu můžete odmazat sloupce, které nepotřebujete. Stačí kliknout myší na políčko s písmenem nad sloupcem, který chcete odmazat (nebo více sloupců) a poté kliknout pravým tlačítkem na označené sloupce a vybrat volbu Odstranit.
• Dokument je automaticky otevřen se zapnutými datovými filtry (v nadpisech sloupčeků se objeví tlačítko se šipkou dolů). Díky této funkci můžete data v řádcích filtrovat - tedy nechat si zobrazit jen některá. Např. když exportujeme seznam kroužků, kliknutím na nadpis sloupce "Příjmení" můžete zúžit výpis kroužků pouze na ty, které vede lektor vybraného jména. Když exportujeme sestavu souhrn přihlášek, kliknutím na tlačítko s názvem kroužku můžeme zobrazit pouze přihlášky daného kroužku.
• Když máme nastaveny automatické filtry, můžeme také u polí s číselnými údaji provádět součty (např. u přehledu plateb zúžíme výběr na konkrétní kroužek a rovnou můžeme získat součet zaplacených peněz). Excel k tomu nabízí funkci automatický součet (obvykle označená tlačítkem s matematickým symbolem sumy)

JAK NA STATISTIKU aneb nebojte se kontingenční tabulky:

Z jedné sestavy celý přehled návštěvnosti kroužků:

• Domeček obsahuje sestavu 020 - obsazenost. Ta vám umožňuje získat detailní výpis obsazenosti všech zájmových útvarů, případně za zvolený typ činnosti.
• Další možnost získání obdobných dat a jejich další analýzy je sestava 550 - souhrn přihlášek účasntíků. Po jejím exportu do Excelu můžeme velmi jednoduše získat podklady pro vyplňování různých tabulek o návštěvnosti kroužků.
• Ke zpracování exportované tabulky můžeme využít nástroj Excelu "kontingenční tabulka". Popis jejího využití přesahuje rámec tohoto manuálu. Zájemce odkazujeme např. zde.. Případně nás kontaktujte a domluvte si uživatelské školení.

Zahajovací výkaz

V této kapitole nabízíme jednoduchý postup k získání dat pro vyplnění zahajovacího výkazu. Všechny podklady získáme z jediné tiskové sestavy. Je však nutné mít v Domečku správně vyplněné všechny údaje nejen u kroužků, ale také u akcí a táborů.

V modulu Tiskové sestavy najdeme sestavu 610 podklady pro zahajovací výkaz Z-15. Tato tisková sestava spočítá a souhrnně zobrazí podklady za pravidelnou činnost, ale také za tábory, akce, soutěže a případně další činnosti zájmového vzdělávání.

POZOR - tisková sestava je pro účely zahajovacího výkazu generována za dva sousedící školní roky! Pro vyplnění zahajovacího výkazu je nutné ji vždy generovat v aktuálním školním roce podle pravidelné činnosti! Tedy např. pro zahajovací výkaz k 31.10.2024 je třeba generovat sestavu ve školním roce 2024/25.

Tiskovou sestavu 610 podklady pro zahajovací výkaz Z-15 je vhodné nejprve vygenerovat do excelu a zkontrolovat všechny vypsané chyby z přihlášek. Sestava obsahuje více listů - vždy souhrn podkladů, poté součty do výkazu a poté list s chybami - zde jsou vypsané přihlášky, které z nějakého důvodu nesplňují požadavky pro započtení do statistiky.

Pro kontrolu správnosti nastavení kroužků, akcí i táborů můžeme také využít tiskovou sesetavu 590 - kontrola chyb.

Přehledný odškrtávací seznam pro přípravu podkladů k zahajovacímu výkazu si můžete stáhnout zde. Zahrnuje i přehled významů chybových zpráv ke kontrole chyb na přihláškách.

Podstatná zásada - nejprve v Domečku uzavřeme měsíc a poté generujeme finální verzi sestavy pro vyplnění zahajovacího výkazu!!! Více informací k uzávěrce najdete zde.

Od výkazu za školní rok 2024/2025 se mají mimoškolní děti (tzn. děti nenavštěvující MŠ) zahrnout do ostatních účastníků v souladu s metodikou zahajovacícho výkazu. Jako "děti" se tedy nově vykazují pouze děti přijaté do mateřeské školy. Nastavení sestavy umožňuje voliteně zahrnout mimoškolní děti do kategorie "děti", pokud je to pro nějaké účely potřeba. Pro správné vyplnění zahajovacího výkazu v roce 2024/25 je nutné ponechat zatržítko s touto volbou zaškrtnuté! (Tedy mimoškolní děti budou "ostatní".)

Upozorňujeme, že sestava 610 se při velkém počtu přihlášek (tisíce) může generovat několik minut. Doporučený postup: spustit generování sestavy a jít se protáhnout na čerstvý vzduch!

Oddíl I. - Pravidelná činnost k 31.10.

• Tuto část výkazu vyplníme s využitím údajů z první tabulky sestavy. V souladu s aktuální metodikou vykazování účastníků jsou sečteny všechny hodinové účasti dle jednotlivých přihlášek a z nich pak určeno, zda se účastník počítá v kategorii do 3 hod. nebo nad 3 hod. docházky týdně.
• Rozdělení účastníků do kategorií pro zahajovací výkaz v této sestavě:
  DÍTĚ = mateřská škola
  ŽÁK = základní + střední škola
  STUDENT = pouze VYŠŠÍ odborná škola
  OSTATNÍ = mimoškolní dítě + vysoká škola + nestudující
• Doporučený postup: vygenerovat tiskovou sestavu 020 obsazenost za kroužky, zkontrolovat, nejsou-li nějaké podezřelé kroužky (např. s jedním nebo dvěma členy, které nebyly otevřeny, ale zapomněli jsme členy odhlásit), po případných úpravách znovu vygenerovat sestau k 31.10. a podle ní výkaz vyplnit. Sestavu si poté založíme spolu s výkazem jako podklad pro kontroly.
• V případě, že naše organizace pracuje s více středisky, doporučujeme nejprve vybrat zobrazení Všechna střediska (spodní menu tlačítko Výběr střediska). Potom můžeme generovat sestavu za všechna střediska najednou.
• Nezapomeňte - sestavy je nutné tisknout k datu 31.10.! Přihlášky, které do statistiky nepatří, je nutné změnit na stav "odhlášen" nejpozději k 30.10., aby se do sestavy nezapočítaly!
• Před generováním finální verze sestavy pro zahajovací výkaz důrazně doporučujeme udělat uzávěrku měsíce října!!! (menu Nastavení, sekce Obecné). Další informace k uzavírání měsíců v Domečku najdete zde.

Oddíl II. - Příležitostné činnosti

• Vzhledem k tomu, že u příležitostné činnosti obvykle v Domečku neevidujeme přihlášky, je potřeba pro tuto část zahajovacího výkazu využít jiný postup. Definice každé akce v Domečku obsahuje také kartu "Statistika". Do této karty doporučujeme zapisovat údaje, které slouží pro vyplnění výkazu. Optimální postup je, že se statistika akcí vyplňuje průběžně. Pokud se tak neděje, strávíme nyní nějaký čas doplňováním těchto údajů zpětně.
• Na kartě statistika je třeba vyplnit počty účastníků, dnů konání a zapojených pracovníků, popřípadě nastavit "zařazení akce". POZOR - u soutěží MŠMT a dalších činností je nutné zařazení akce nastavit vždy, jinak by byly tyto činnosti započteny mezi akce příležitostné!
• Obecně platí, že akce, která nemá nastavené zařazení akce se do výkazu vůbec nezapočítá. Lze to využít pro specifické případy, kdy si v Domečku evidujeme činnosti, které nevykazujeme jako příležitostnou činnost, jen o nich potřebujeme mít přehled (nebo je zde máme třeba kvůli zobrazení na webu).

Oddíl VII. - Soutěže MŠMT

• Pokud organizujeme okresní či krajská kola soutěží a přehlídek spadajících do systému soutěží MŠMT, lze tyto akce v Domečku evidovat odděleně a také samostatně vykazovat. V takovém případě je nutné každou soutěž zadat v modulu Akce jako samostatnou akci (podle toho, jak jsou soutěže organizovány, případně více akcí dle jednotlivých soutěžních kategorií).
• Na kartě statistika je třeba vyplnit počet účastníků a nastavit zařazení akce jako Soutěže MŠMT. Doporučujeme pro soutěže MŠMT používat v číslování samostatnou položku (či více) typu činnosti.

Oddíl IV. - Další činnosti zájmového vzdělávání

• Organizujeme-li spontánní činnosti, individuální či další aktivity, lze i tyto činnosti v Domečku evidovat odděleně a také samostatně vykazovat. V takovém případě je nutné v modulu Akce zadat každou jednu činnost jako samostatnou akci.
• Na kartě statistika je třeba vyplnit počet účastníků a nastavit odpovídající zařazení akce. Doporučujeme pro tyto činnosti používat v číslování samostatnou položku (či více) typu činnosti (např. jeden typ činnosti spontánní aktivity, druhý invidivuální práce, třetí osvětová, čtvrtý ostatní).

Oddíl VI. - Táborová a další činnosti spojená s pobytem (včetně příměstských táborů)

• Pokud evidujeme tyto činnosti podle doporučenéo postupu v modulu Tábory, lze tuto část výkazu vyplnit s využitím údajů z příslušné tabulky sestavy 610. V souladu s aktuální metodikou vykazování účastníků jsou sečteny všechny délky účasti (počty dnů) přihlášených účastníků dle jednotlivých přihlášek a z nich je pak určeno, zda účastník splňuje pravidlo nejméně 5 denní účasti. Každý účastník je započten jednou (řádek 602a). Na řádku 602 jsou uvedeny počty přihlášek, nikoli fyzických osob (účastníků).
• Doporučený postup: vygenerovat sestavu 330 obsazenost táborů, zkontrolovat, nejsou-li nějaké podezřelé akce, po případných úpravách znovu vygenerovat sestau k 31.10. a podle ní výkaz vyplnit. Sestavu si poté založíme spolu s výkazem jako podklad pro kontroly.
• V případě, že naše organizace pracuje s více středisky, doporučujeme nejprve vybrat zobrazení Všechna střediska (spodní menu tlačítko Výběr střediska). Potom můžeme generovat sestavu za všechna střediska najednou.
• Také u táborů je nutné na kartě statistika nejprve vyplnit počet účastníků a dnů konání a nastavit odpovídající zařazení akce. Tábor, který nemá nastaveno zařazení akce, se do výkazu nepočítá.

EXPORT DAT DO EXCELU A DALŠÍ NÁSTROJE:

Postup provádění exportu dat:

• Každá tisková sestava umožňuje export do formátu XLSX, tedy otevřeného formátu tabulkových dokumentů (např. MS Excel). Stačí u příslušné tiskové sestavy stisknout tlačítko XLS. V počítači je však nutné mít nainstalován nějaký tabulkový program (MS Excel, Open Office Calc apod.)
• Jakýkoli tabulkový pohled (tedy např. seznam kroužků nebo akcí, seznam dětí v kroužcích, přehled finančních operací v bance) můžete vyexportovat do Excelu stiskem tlačítka XLS v nabídce NAD TABULKOU.
• Jakmile je dokument XLSX exportován, je automaticky otevřen v dostupném tabulkovém programu. Další práce s dokumentem je už zcela v režii uživatele. Užitečné tipy najdete níže.

Možnosti úpravy tabulkového dokumentu:

• V dokumentu exportovaném z Domečku do Excelu můžete odmazat sloupce, které nepotřebujete. Stačí kliknout myší na políčko s písmenem nad sloupcem, který chcete odmazat (nebo více sloupců) a poté kliknout pravým tlačítkem na označené sloupce a vybrat volbu Odstranit.
• Dokument je automaticky otevřen se zapnutými datovými filtry (v nadpisech sloupečků se objeví tlačítko se šipkou dolů). Díky této funkci můžete data v řádcích filtrovat - tedy nechat si zobrazit jen některá. Např. když exportujeme seznam kroužků, kliknutím na nadpis sloupce "Příjmení" můžete zúžit výpis kroužků pouze na ty, které vede lektor vybraného jména. Když exportujeme sestavu souhrn přihlášek, kliknutím na tlačítko s názvem kroužku můžeme zobrazit pouze přihlášky daného kroužku.
• Když máme nastaveny automatické filtry, můžeme také u polí s číselnými údaji provádět součty (např. u přehledu plateb zúžíme výběr na konkrétní kroužek a rovnou můžeme získat součet zaplacených peněz). Excel k tomu nabízí funkci automatický součet (obvykle označená tlačítkem s matematickým symbolem sumy).
• Velmi užitečný nástroj v Excelu pro vyhodnocování dat je kontingenční tabulka. Popis jejího použití najdete např. zde.

ToDo list k zahajovacímu výkazu anebo přehledná správa úkolů:

• Nám se v Domečku osvědčilo používání nástroje na správu úkolů (a nejen jich). Jeden z takových je český nástroj Freelo.
• Patříte-li k jeho uživatelům, zde je odkaz ke stažení připraveného úkolu s cechklistem přípravy zahajovacího výkazu pro import do Freela.
• Popis postupu vložení více úkolů hromadně najdete v nápovědě Freela.

Měsíční uzávěrka a kontrola

Domeček umožňuje uzavírat skončené měsíční období pomocí uzávěrky. Velmi doporučujeme tuto funkci využívat!
Uzávěrka se provede v menu Nastavení, v sekci Obecné. Zde najdeme informaci, který měsíc je poslední uzavřený, a rovněž zde rovnou můžeme uzavřít následující měsíc.

Měsíční uzávěrka znemožní upravovat / přidávat hodnoty a nastavení v těchto oblastech (tedy nelze už přidat žádný záznam ani provést opravu s datem uzavřeného měsíce):

• Nelze změnit stav přihlášky (přihlášen, odhlášen, náhradník apod.).
• Nelze přidat / upravit datum přihlášení nebo odhlášení (myslí se tím zapsat datum spadající do již uzavřeného měsíce).
• Nelze změnit typ školy (kvůli vazbě na věkové kategorie pro zahajovací výkaz).
• Nelze přidat ani stornovat či opravit žádný předpis platby (s datem uzavřeného měsíce).
• Nelze přidat ani opravit žádnou platbu (výjimkou jsou automaticky importované platby z banky).
• Nelze změnit dobu účasti u předpisů plateb na přihláškách (vazba na zahajovací výkakz).

Zablokování změn uzávěrkou neznamená, že již nikdy nelze odhlásit omylem neodhlášeného účastníka či mu upravit předpis platby. Pouze tyto kroky nelze provést zpětně s datem uzavřeného měsíce. Když tedy např. zjistíme, že jsme zapomněli v říjnu odhlásit děti, které nezačaly chodit do kroužku, a říjen je uzavřený, můžeme je odhlásit až v listopadu. Je proto nutné kontrolovat podstatné věci dříve, než se měsíc uzavře.

V oblasti financí nám měsíční uzávěrka umožňuje doložit kontrolám věrohodnost údajů - pokud se uzavře měsíc a podle sestav z Domečku se zaúčtují předpisy pohledávek, platí již zaúčtovaný stav napořád a nikdo ho nemůže změnit. Což ovšem neznamená, že nelze provádět storna či opravy v budoucích měsísích. Cílem uzávěrky je zajistit maximulní průkaznost údajů evidovaných v Domečku jak ve vztahu k účetnictví, tak ve vztahu k případným kontrolám vykazovaných výkonů.

Kontrolní tisková sestava 590 - kontrola chyb

V modulu Tiskové sestavy najdeme kontrolní sestavu, která umožňuje získat souhrnný přehled o různých nesprávných (nebo minimálně podezřelých) stavech přihlášek a definic kroužků, akcí a táborů. Tato sestava se generuje do excelového dokumentu a obsahuje 2 listy. Jeden s přehledem chyb v nastavení kroužků, akcí a táborů (Činnosti) a druhý s přehledem chyb v přihláškách (Přihlášky).

Je velmi vhodné zkontrolovat a opravit chyby uvedené v této tiskové sestavě dříve, než se provede měsíční uzávěrka! Tato sestava umožňuje odhalit a opravit problémy dříve, než bude složité je řešit. Co vše se zde dozvíme:

• Chybné či chybějící datum zahájení a ukončení kroužků, akcí a táborů (kontroluje se datum odpovídajcí aktuálnímu školnímu roku)
• Chybějící dny konání kroužku
• Chybějící nastavení zařazení akce nebo tábora do kategorie pro zahajovací výkaz na kartě statistika
• Chybějící či nesprávné nastavení předpisů plateb na přihláškách (buď vůbec není předpis, nebo chybí předpis zakládající účast (není doplňkový) nebo není nastavena (je nulová) délka účasti (hodiny u kroužků, dny u táborů)
• Chybějící nastavení pohlaví účastníka na přihláškách kroužků (kvůli nutnosti vykazovat v zahajovacím výkazu "z toho dívky")

Doporučený postup provádění uzávěrky:

• Vygenerovat tiskovou sestavu 590 - kontrola chyb
• Zkontrolovat všechny vypsané chyby a opravit, pokud nejde o správný stav
• Zkontrolovat tiskovou sestavu 520 - peněžní pohyby, zda máme v Domečku všechny platby, které tam mají být (zejménoa platby pokladnou a kartou, připsané chybné platby apod.)
• Zkontrolovat tiskovou sestavu 510 - hotovostní operace, zda všechny platby zde uvedené, jsou odevzdané v pokladně nebo zda tu nejsou nějaké chybné položky, které sem nepatří
• Teprve po provedení všech těchto kroků uzavřít měsíc a nálsedně generovat finální verzi tiskových sestav pro zaúčtování (předpisy pohledávek, peněžní pohyby, rozdíly plateb)
• Začátkem listopadu v období zpracování zahajovacího výkazu teprve po provedení uzávěrky října generovat finální verzi sestavy 610 - podklady pro zahajovací výkaz Z-15

Přehled o platbách účastníků

Evidence plateb účastníků a práce s nimi je jedním z velmi užitečných a silných nástrojů Domečku. Mít aktuálně a rychle přehled o tom, kdo dluží a kdo má včas zaplaceno je jedním ze základních předpokladů úspěšného hospodaření vašeho střediska a také kladného hodnocení kontrolními orgány! V této kapitole najdete náměty, jak tuto situaci s Domečkem řešit.

V této kapitole se dozvíte, jak využít:

• Online platby kartou či bankou za přihlášky
• Platby v hotovosti
• Platby na účet
• Zvláštní typ platby - dotace
• Možnosti přehledu o platbách
• Domeček a účetnictví

Online platby

Používáte-li klientské centrum pro online přihlašování, můžete využít velmi efektivní a snadnou variantu úhrad za přihlášky - platebním tlačítkem přímo z přihlášky!

Rodiče tak nemusejí pracně opisovat platební údaje, ale zadají si platbu pohodlně přímo několika málo kliknutími (jako v běžných e-shopech). Výhodou je vyšší procento včas uhrazených plateb a zásadní snížení chybovosti v platbách. Online platba je automaticky v okamžiku úhrady zapsána v Domečku ke konkrétní přihlášce a odpadá tak nutnost jejího dalšího zpracování.

Platby v hotovosti

Přestože zpracování hotovostních operací je v současnosti spíše málo preferovanou variantou, najdou se samozřejmě situace, kdy je to potřeba. Domeček umožňuje evidovat platby v hotovosti přímo u konkrétních přihlášek. Pokud tedy přihlašujeme účastníka nebo již přihlášený přichází uhradit platbu, vybereme u přihlášky daného účastníka kartu Platby. Zobrazí se tabulka již evidovaných plateb (buď prázdná nebo už obsahující dříve realizované platby). Stiskneme tlačítko Nová platba (vpravo) a zvolíme typ platby Pokladna příjem (popřípadě výdej, vracíme-li). Zapíšeme částku, případně do poznámky nějaký komentář a pomocí červeného tlačítka Uložit platbu zaevidujeme.

V případě přijímání či vydávání plateb v hotovosti umožňuje Domeček vytisknout účastníkovi stvrzenku o platbě. Tuto funkci najdeme přímo na kartě Platby (tlačítko Tisk stvrzenky). Stvrzenka se vygeneruje dvakrát na formát A4, stačí tedy vytisknout, jeden výtisk podepsat a dát účastníkovi a druhý si uchovat jako podklad pro zaúčtování v pokladně.

Účtování o platbách v hotovosti doporučujeme provádět na základě operativní evidence v Domečku tak, že všechny stvrzenky za jeden den (datum) zaevidujeme v pokladně souhrnným pokladním dokladem s celkovou částkou (stvrzenky spolu s přehledovou sestavou pak slouží jako podklad). Domeček záměrně netiskne pokladní doklady, protože pokud by tomu tak bylo, musela by organizace účtovat o tolika pokladnách, kolik uživatelů pracuje v Domečku s hotovostí (to by bylo nepraktické a zbytečně pracné).

Pro informaci a také lepší podklady v pokladně je možné vytisknout v tiskových sestavách přehled o provedených hotovostních operacích - sestava 510 - hotovostní operace. Tato sestava se dá vytisknout za zvolený interval datumů (pro kontrolu) nebo za jeden konkrétní den (doporučujeme jako podklad do pokladny vždy tisknout pouze jeden den). Sestava vygeneruje přehled všech příjmů i výdajů provedených v hotovosti v členění podle jednotlivých uživatelů. Máte tak okamžitou kontrolu, zda je v pokladně odevzdáno vše, co má být.

Platby na účet

Mnohem praktičtější a pružnější variantou přijímání úhrad za kroužky či tábory jsou platby na účet. Domeček vám k tomu dává velmi silný nástroj evidence a vřele doporučujeme z mnoha zkušeností tuto variantu využívat.

V případě, že necháte své účastníky platit za přihlášky bezhotovostně, je nutné důsledně vysvětlovat, že podmínkou úspěšného zpracování plateb je dodržení správného variabilního symbolu. Máte-li nejasnosti či otázky v této oblasti, doporučujeme využít uživatelského školení nebo naší osobní návštěvy pro konzultace - rádi vám pomůžeme s co nejlepší implementací Domečku do vašeho každodenního života.

Další podmínkou zpracování bezhotovostních plateb v Domečku je možnost stahovat si elektronické výpisy z banky prostřednictvím vašeho internetového bankovnictví (všechny banky v ČR tuto možnost nabízejí a máme zkušenosti s importem většiny bankovních výpisů).

Prvním krokem ke zpracování plateb v Domečku je tedy stažení bankovního výpisu v ABO formátu (obvykle přípona GPC) a jeho uložení do některé složky v počítači (doporučujeme pojmenovávat výpisy podle nějakého stále stejného klíče).

Máme-li výpis stažený, využijeme v menu Finance funkci Banka. Po stisku tohoto tlačítka se načte tabulka dosud připsaných plateb a vpravo dole je tlačítko Import výpisu. Pak už jen obvyklým způsobem vybereme, který soubor s výpisem chceme otevřít a načíst a potvrdíme. Proces zpracování výpisu trvá sekundy, maximálně desítky sekund (podle velikosti výpisu). Poté Domeček vypíše, kolik plateb nalezl a přiřadil.

Import plateb se provádí bez ohledu na vybraný školní rok vždy šest let nazpět od nejnovějšího založeného školního roku. Pozor! Protože je import plateb nyní podrobnější (což umožňuje lepší výstupy), je více časově náročný. Doporučujeme importovat platby za kratší časové úseky (den, týden, nejvýše měsíc). Při importu rozsáhlejších výpisů je nutno počítat s větší časovou náročností operace!

Proces zpracování výpisu funguje tak, že Domeček přečte postupně všechny položky výpisu, podívá se na variabilní symbol a porovná ho s existujícími přihláškami. Najde-li shodu, platba se k této přihlášce automaticky připíše. Během několika sekund či minut máte díky tomu okamžitě k dispozici aktuální informaci, kdo má zaplaceno a kdo ne. V exponovaných obdobích (zápis do kroužků, v červnu před tábory) doporučujeme importovat výpisy denně - díky tomu budete mít přehled skutečně okamžitý! Tento nástroj ušetří mnoha lidem obrovské množství času, který díky tomu můžete věnovat užitečnější práci.

Po provedení importu plateb Domeček vypíše informační zprávu o všech zpracovaných platbách z výpisu s údajem o stavu zpracování. Tuto zprávu je možné exportovat do PDF nebo excelu k dalšímu zpracování. Pozor - zpráva se nikam automaticky neukládá, takže po zavření okna nejde již znovu vyvolat!

Zkušenosti z praxe ukazují, že pro některé rodiče je obtížné hradit více plateb při více přihláškách (např. sourozenci, dítě na více kroužcích apod.), což je pro zpracování plateb v Domečku nezbytné (nutnost dodržet variabilní symbol). Doporučujeme v této souvislosti rodiče postupně naučit, že pokud už je pro ně problém poslat platby samostatně, mohou zaplatit dohromady, ale s jedním ze správných variabilních symbolů. Pak už je možné v Domečku platby evidovat. Platba se totiž připíše k použitému variabilnímu symbolu a pomocí nástroje Nová platba - převod na jiný VS ji pak můžete roztřídit, kam je potřeba.

Zvláštní typ platby - dotace

Pro speciální případy je u každé přihlášky možnost zapsat speciální typ platby "dotace" (buď příjem nebo výdaj).

Taková platba se využije např. v situaci, kdy za účastníka část úplaty hradíme z nějaké specifické finanční podpory (např. organizace dostane dotaci na podporu nízkopříjmových skupin účastníků). Předpis platby na přihlášce zůstane stejný, ale část peněz přijmeme z poskytnuté dotace (tedy zapíšeme přijatou dotaci jako platbu).

Tisková sestava Peněžní pohyby zobrazuje také pohyby plateb-dotací, takže je pak možné vyčíslit, kolik peněz jsme za dané období tímto způsobem využili.

Přehled o platbách

Když už máme platby v Domečku zpracované, je dobré využít Domeček jako operativní nástroj k přehledu, kdo má zaplaceno. Je na to několik cest.

Základním nástrojem je sezanm přihlášek v kroužku (akci nebo táboře). Pomocí barevného zvýraznění řádků s přihláškami vidíte na první pohled, kdo má zaplaceno (bílé řádky), kdo dluží (růžové řádky) či kdo má přeplatek (zelené řádky).

V seznamu kroužků (akcí či táborů) je možné u zvoleného kroužku nechat vygenerovat Přehled kroužku, tedy sestavu, která zobrazí seznam všech přihlášených s informací o jejich platbách.

Pro celkovou kontrolu je možné využít tiskovou sestavu Rozdíly plateb, která zobrazí v třídění buď podle kroužků nebo podle účastníků přehled všech pohledávek i přeplatků. Sestava rozdílů plateb je v nabídce trojmo, lze tedy generovat zvlášť pro kroužky, akce i tábory.

V případě, že používáte Domeček pro zpracování plateb účastníků, velmi doporučujeme využívat možnost uzavírání měsíců (Nastavení-nástroje-uzavřít následující měsíc). Provedená závěrka zaručí, že v uzavřených měsísích už nikdo nemůže nic změnit v předpisech ani platbách.

Jak využít Domeček pro účetnictví?

Základním předpokladem je měsíční uzavírání (menu Nastavení, karta Nástroje).

Pro účtování o předpisech pohledávek slouží sestava Předpisy pohledávek (zvlášť za kroužky, akce a tábory). Je možné ji generovat za zvolené období (autmoaticky je přednastaveno datum za celý předcházející měsíc). Sestava lze generovat volitelně buď za úplně všechny předpisy plateb anebo jen ty, které mají vyplněno datum zaúčtování (správnější postup).

Sestava má filtr umožňující generovat bez prázdných řádků (tedy bez řádků, kde jsou za období sestavy pouze nulové hodnoty, aby nebyla zbytečně rozsáhlá). Filtr se dá volitelně vypnout.

Sestava předpisů obsahuje pro informaci také součet všech faktur vystavených v Domečku za konkrétní přihlášky - tuto částku je třeba při účtování o předpisech zohlednit.

Pro celkovou kontrolu je možné využít tiskovou sestavu Rozdíly plateb, která zobrazí v třídění buď podle kroužků nebo podle účastníků přehled všech pohledávek i přeplatků. Generuje se k určitému datu a slouží také zároveň jako podklad pro inventarizaci.

Třetí podstatná sestava pro úspěšné účtování je sestava Peněžní pohyby, která zobrazuje přehled o všech realizovaných peněžních operacích v Domečku (skutečné platby) s denními součty.

Poukd je využíván "jednodušší" postup účtování pouze o skutečně přijatých platbách (z hlediska účetních předpisů metodicky nesprávný), je možné pro takové účtování využít jako kontrolní sestavu právě sestavu peněžních pohybů. Vedle toho je také možné využít sumární výpis všech předpisů a plateb v tabulce činností. Velmi však nedoporučujeme takový způsob účtování, protože z účetnictví zcela vypadne informace o neuhrazených přihláškách!

V případě potřeby je možné dohodnout v rámci placeného školení konzultaci k účtování s Domečkem. Zkušený účetní a spoluautor Domečku v jedné osobě Vám vysvětlí detailně všechny postupy, způsob práce se sestavami i optimální způsob účtování předpisů i plateb tak, aby byla vaše práce co nejefektivnější.

Jak vystavit potvrzení o platbě

Vystavení potvrzení k přijatým platbám

• Automatické potvrzení v klientském centru
  Každý účastník (zákonný zástupce) si může sám ve svém klientském účtu stáhnout doklad o přijaté platbě ke každé skutečně připsané úhradě. Potvrzení se generuje automaticky - účastník jen klikne na tlačítko Doklad k platbě v přehledu plateb u přihlášky. Potvrzení se automaticky generuje pouze k platbám typu Banka příjem, Pokladna příjem, Platba online, Platba kartou. V případě chybné úhrady či převodu mezi přihláškami musí klient požádat o vystavení potvrzení (důvodem je nutnost ověřit, jaká platba doopravdy proběhla).
• Potvrzení vystavené pracovníkem
  Pracovník může u konkrétní přihlášky jednoduše vystavit potvrzení na kartě Platby kliknutím na tlačítko Tisk dokladu. Vystavené potvrzení je zde možné také doplnit dalším komentářem (např. nějaká speciální formulace požadovaná zdravotní pojišťovnou, doplňující údaj k platbě převodem mezi přihláškami apod.). Pokud komentář není nutné vyplnit, stačí potvrdit prázdné pole tlačítkem "Budiž". Vystavené potvrzení o platbě je jednorázový dokument a nikam se neukládá! Lze však vystavovat i opakovaně.

Razítko a podpis na potvrzení

Povolení / zakázání automaticky generovaných potvrzení

Jak na vratky plateb

Princip vytváření vratek

• Hromadné vystavení vratek (stornování předpisů) pracovníkem
  Pracovník může v aplikaci pomocí průvodce hromadně založit storna předpisů plateb. Platby lze pak buď rovnou vracet účastníkům anebo variantně těm, kteří mají klientský účet, zaslat nejprve email s výběrem, zda chce klient platbu vrátit anebo použít pro úhradu jiné přihlášky.
• Invididuální vratka založená pracovníkem
  Pracovník u konkrétní přihlášky zadá storno předpisu, tak jako doposud. V modulu platebních příkazů je pak možné zařadit přeplatky z jednotlivě vystaveného storna do dávky k odeslání do banky.
• Invididuální vratka na základě žádosti klienta
  Prostřednictvím online klientského účtu může klient požádat o vrácení platby. Žádost je poté posouzena a vyřízena pracovníkem v modulu Požadavky.

Hromadné vystavení vratek pracovníkem

V tabulce činností vyberte kroužek (akci nebo tábor) a poté klikněte na tlačítko „Stornovat předpisy“. Spustí se průvodce pro založení hromadného storna předpisů, který umožňuje podle jednotlivých přihlášek vybrat, kolik se má u kterých předpisů stornovat (vrátit). Průvodce dále umožňuje zvolit, zda má být rovnou vystaven platební příkaz na platbu vratky anebo se má odeslat informační email s výběrem dalšího postupu (pokud má účastník klientský účet). Klient si v takovém případě může zvolit, zda chce peníze rovnou vrátit anebo chce přeplatek použít pro úhradu další přihlášky (např. přihlášky na kroužek na nový školní rok).

Upozorňujeme, že práci s průvodcem je třeba věnovat zvýšenou pozornost, neboť jde o hromadnou operaci se všemi přihláškami vybrané činnosti!

• Klikněte na některou přihlášku.
• Ve spodní tabulce vyberte konkrétní předpis, k němuž se má storno založit.
• Do pole Částka storna vyplňte částku a do pole poznámka případně doplňující komentář.
• Tlačítkem „Nastavit do ostatních“ je možné zapsanou hodnotu storna automaticky přidat ke všem ostatním přihláškám, které mají stejný předpis ve stejné výši
  (tedy např. pokud zvolíte na jedné přihlášce roční předpis ve výši 1.000,- Kč a storno 200,- Kč, tlačítko „Nastavit do ostatních“ způsobí, že se ke všem ostatním přihláškám, které mají roční předpis 1.000,- Kč, zapíše také storno 200,- Kč).Pozor – pokud by existoval roční předpis s jinou částkou, je třeba tuto přihlášku dořešit samostatně!>

Doporučujeme důkladně zkontrolovat všechna nastavená storna před potvrzením provedení!!!!!!!

Individuální vratky vytvořené pracovníkem

• Odeslat informaci na email klientského účtu a čekat na reakci - klient si může zvolit, zda chce přeplatek vrátit nebo ponechat pro úhradu jiné přihlášky, kterou může sám provést
• Částku přeplatku rovnou založit do příkazů k úhradě - platba se založí do modulu příkazy, kde můžete následně vyexportovat příkaz do banky - viz Platební příkazy
• Neprovádět nic - pouze se založí storno dle nastavených hodnot a tím akce skončí

Uživatelům, kteří mají mít možnost používat storno přepdisů a tedy i průvodce hromadným stornem, je potřeba nastavit příslušná oprávnění v uživatelské úrovni (stornovat předpisy)!

Postup zpracování platebních příkazů z přeplatků je popsán zde.

Komplet návod k práci s vratkami a platebními příkazy ke stažení zde.

Individuální vratky na žádost klienta
Klient jednoduchým způsobem požádá prostřednictvím svého klientského účtu o vrácení části platby, následně pracovník tuto žádost zpracuje (schválí či zamítne) a realizuje platební příkaz. Pro klienty, kteří nemají klientský účet online, je možnost zadání požadavku pracovníkem (např. na základě emailu či osobní žádosti).
V klientském centru je možné po kliknutí na konkrétní přihlášku účastníka zvolit z nabídky volbu Žádost o vratku. Zobrazí se jednoduchý formulář, kam je třeba pouze vyplnit zdůvodnění, zvolit způsob vypořádání přeplatku (vyplatit či ponechat) a číslo účtu pro vrácení platby. Po odeslání je požadavek zaevidován a klient nemůže zadat nový, dokud není vyřízen.

V hlavní aplikaci najdete modul "Požadavky", kde se zobrazují všechny přijaté žádosti o vratky. Ve sloupci "Založil" je zobrazeno, z kterého klientského účtu žádost přišla (popřípadě jméno uživatele, který žádost ručně zadal).

Na záložkách Přihláška, Předpisy a Platby je možné zkontrolovat aktuální stav přihlášky – o koho se jedná, jaké má vystavené předpisy a jaké u něj proběhly úhrady. Na základě těchto informací se pak můžete rozhodnout, jak naložit s přijatou žádostí – schválit nebo zamítnout. V případě oprávněné žádosti pak rovnou můžete zadat storno předpisu.

Při zpracování žádosti tímto způsobem pracujete přímo s konkrétní přihláškou. Je tedy vhodné se nejprve ujistit, zda opravdu stornujete odpovídající předpis a zda účastník má na požadovanou vratku nárok. Pokud storno předpisu na přihlášce zadáte a uložíte a vznikne přeplatek, nabídne se rovnou podle zvoleného způsobu vypořádání možnost založit příkaz k úhradě či jen potvrdit ponechání přeplatku.

V případě, že při zpracování žádosti usoudíte, že je nutné ji z nějakého důvodu zamítnout, je možné na kartě Odeslat email rovnou žadatele informovat o důvodech zamítnutí žádosti. Doporučujeme odeslání emailu provést právě v této fázi zpracování, nikoli až později!

Jakmile je rozhodnuto o postupu řešení požadavku a příslušné kroky jsou provedeny, je možné změnit stav zpracování na kartě Požadavek. Pomocí tlačítka Oprava (F4) vstoupíte do editace požadavku a poté vyberete z roletky Stav požadavku příslušnou možnost. Na výběr je z variant „schváleno – řešeno – zamítnuto“. Stav Řešeno doporučujeme používat pro případ, kdy ještě není jasné, jak s přijatou žádostí naložit (např. je nutné dohledat či ověřit dodatečné informace). Volba Schváleno znamená finální stav řešení žádosti, po němž již nenásleduje další krok. Volba Zamítnuto je rovněž ukončení řešení žádosti (před nastavením tohoto stavu by ale měl být odeslán vysvětlující email, viz výše. Při zamítnutí žádosti je povinné vyplnit pole Komentář k vyřízení požadavku (odůvodnění zamítnutí).

Pokud účastník není registrován v klientském centru, může samozřejmě podávat žádost o vrácení úplaty jinou formou (mailem, osobně, dopisem apod.). Pro takové případy umožňuje modul Požadavky zadat nový požadavek přímo pracovníkem.

V takovém případě kliněte na tlačítko Nový (F7) . Nabídne se výběr všech existujících přihlášek a je možné vyhledat podle příjmení či jiného kritéria konkrétní přihlášku, k níž byla žádost přijata. Potvrzením výběru přihlášky dojde k založení požadavku ve stavu „Řešeno“. Je dále nutné vyplnit pole Důvod žádosti, zvolit způsob vypořádání přeplatku a případně vyplnit číslo účtu pro vrácení peněz (a odůvodnění zamítnutí v případě neschválení žádosti). Další postup je pak již stejný. Doporučujeme ponechat požadavek ve stavu „Řešeno“, nastavit storno předpisu a pak teprve požadavek finálně upravit jako schválený.

Doporučený postup zpracování požadavků

• Při ručním přijetí žádosti nejprve založit požadavek v modulu Požadavky (tlačítko Nový, poté vybrat přihlášku, které se týká, vyplnit text žádosti, zvolit způsob vypořádání, popřípadě číslo účtu, uložit)
• Prohlédnout si záložky Přihláška, Předpisy, Platby a zjistit aktuální situaci
• Ověřit si, zda má účastník skutečně nárok na vrácení a je ho tedy možné provést
• Je-li požadavek oprávněný, na kartě Předpisy nastavit storno v odpovídající výši
• Potvrdit aložení příkazu k úhradě nebo jen ponechání přeplatku na budoucí úhrady (podle zvoleného způsobu vypořádání)
• Není-li požadavek oprávněný , na kartě Odeslat email napsat žadateli zprávu o důvodech zamítnutí
• Teprve poté pomocí tlačítka Oprava (F4) změnit stav požadavku na „schváleno“ či „zamítnuto“ (při zamítnutí je nutné současně vyplnit pole Komentář k vyřízení požadavku)

Přihlášky a zobrazení na webu

Jak nastavit zobrazení kroužků, akcí a táborů v klientském centru a na webu?

Tato kapitola popisuje postup nastavení zobrazování nabídky kroužků, akcí a táborů na webových stránkách a v klientském centru pro online přihlašování. Kompletní postup práce s klientským centrem najdete zde.

• Kroužky
  

  Zobrazování nabídky kroužků v klientském centru a na webu se řídí nastavením školního roku. Toto nastavení provedeme v modulu Nastavení:

  • Kliknout na modul Nastavení ve spodní části menu
  • Vybrat sekci Obecné
  • Kliknout na tlačítko "Vybrat školní rok"

  Povolení online přihlášek se provede v definici kroužku na kartě Přihlášení. Je možné definovat datum a čas, od kdy bude přihlašování v klientském centru přístupné.

  Online přihlašování do kroužků se tak dá připravit postupně předem a teprve v okamžiku, kdy máme jistotu, že je vše připraveno, je možné změnou nastavení školního roku přihlášky zpřístupnit.

  Zobrazení na webu se řídí kromě nastavení školního roku také nastavením každého kroužku v administračním centru (neplést s povolením online přihlášek, které na zobrazení na webu nemá žádný vliv).

• Akce a tábory
  

  Zobrazování nabídky akcí a táborů v klientském centru se řídí vždy nastavením na kartě Přihlášení v definici akce nebo tábora. Je možné určit datum a čas zahájení a datum ukončení přihlašování.

  Podle tohoto nastavení jsou akce a tábory v klientském centru zobrazovány bez ohledu na nastavení školního roku pro kroužky.

  Zobrazení na webu se u akcí a táborů řídí výhradně nastavením v administračním centru (tlačítko Web v detailu akce / tábora). Zde se určí datum od kdy do kdy má být akce / tábor na webu vidět.

• Seznámení s vnitřním řádem při online přihlášení
  

  Organizace typu DDM musí povinně prokazatelně seznámit účastníky s vnitřním řádem. Aby to správně fungovalo, je nutné v nastavení hlavní aplikace nahrát příslušný PDF dokument. Postup je popsán zde.

Prezentace nabídky kroužků, akcí a táborů na webu přímo z Domečku bez nutnosti vše opisovat je možná dvěma způsoby:

• S využitím služby Domeček WEB (v takovém případě se komplet správa celého webu provádí v administračním centru Domečku a není tedy nutné investovat do jiného řešení a spravovat informace na dvou různých místech). Webové stránky jsou vytvořené na bázi moderního responzivního vzhledu (jsou tedy snadno přístupné i z mobilních zařízení). Jde také o cenově velmi dostupné řešenní - viz ceník Domečku.
• Propojením stávajících webových stránek s Domečkem (v takovém případě poskytneme technický popis datového rozhraní a je na dodavateli řešení stávajícího webu, aby doprogramoval funkce pro načtení dat z Domečku). Pro více informací nás kontaktujte.

Definice cen a délky účasti - správné podklady pro zahajovací výkaz

Nastavení cen za kroužky, akce a tábory se provádí na samostatné záložce Ceny u jednotlivých činností. Správné nastavení cen je předpokladem pro odpovídající přihlašování účastníků, ale také pro bezchybné vykazování výkonů v zahajovacím výkazu MŠMT!

Definice ceny má dva významy: Jednak samotné nastavení částek, které budou účastníci platit za účast, případně dalších plateb. Druhým významem je nastavení délky trvání účasti (u kroužků v hodinách, u akcí a táborů ve dnech). Více je popsáno níže.

Postup nastavení ceny (po kliknutí na tlačítko Nový vpravo od tabulky cen) sestává z těchto kroků:

• Úvodní výběr definice ceny
  Zde se vybere typ nastavované ceny. U kroužků jde o cenu za 1. pololetí, 2. pololetí, Rok nebo jinou ("vlastní"). U akcí a táborů lze volit z typů Účast na akci nebo Vlastní.
  
  
• Pojmenování ceny
  V políčku Název se dá jakkoli slovně popsat výstižné pojmenování dané varianty ceny. Doporučujeme volit formulace stručné a jednoznačné (z těchto názvů pak budou účastníci volit při přihlašování). Velmi doporučujeme zavést si v rámci organizace jednotný styl pojmenování jiných, než základních cen. Základní ceny (zejména u kroužků) jsou pojmenovány programem. Přestože lze název změnit, nedoporučujeme to, není-li pro to vážný důvod.
  
  
• Částka ceny
  V poli Cena jednoduše dopíšeme částku, kolik daná cena reprezentuje. Má-li to význam, je vhodné si definovat více variant cen. Např. pro příměstský tábor platba za celý týden anebo platba za jednotlivé dny (doporučujeme definovat skutečně na každý den jednu cenu). U táborů se také díky tomu dá definovat varianta "záloha" a "doplatek" a k tomu celková cena pro platbu najednou.
  Cena může být definována i jako nulová (pro činnosti hrazené z nějakého dotačního titulu). Nulové ceny se dají využít i pro online přihlašování.
  
  
• Délka trvání - kroužky
  Pole "Týdně" obsahuje údaj, kolik hodin účasti TÝDNĚ představuje tato varianta ceny. Jde-li o cenu za účast, je nutné správně vyplnit. Jde-li o doplňnkový předpis (např. volitelné pomůcky), patří sem nula.
  POZOR - tato hodnota má vliv na výkaznictví v zahajovacím výkazu!!! Je nutná pečlivá kontrola!
  Základní varianty ceny (1. pololetí, 2. pololetí, Rok) by tedy vždy měly obsahovat údaj o počtu hodin podle toho, jak dlouho trvá jedna schůzka kroužku. Hodnota se automaticky dopočítá podle definovaného termínu konání. Má-li kroužek více schůzek týdně, je pak možné definovat různé varianty ceny pro účast na všech schůzkách nebo jen třeba jednou týdně ze dvou. V takovém případě se v poli Týdně musí správně upravit skutečná doba účasti. Např. má-li kroužek 2 schůzky týdně po hodině, pak cena za účast na celém kroužku bude mít hodnotu 2:00 (2 hodiny týdně). Další cena za účast jen jednou týdně pak bude mít hodnotu 1:00.
  Je třeba věnovat pozornost kroužkům, které se scházejí 1 x za 2 týdny! Definici ceny zde musíme ručně upravit tak, aby délka účasti odpovídala týdennímu průměru doby trvání!
  
  
• Délka trvání - akce a tábory
  Pole "Dnů" obsahuje údaj, kolik dnů účasti představuje tato varianta ceny. Jde-li o cenu za účast, je nutné správně vyplnit. Jde-li o doplňkový předpis (např. vlekovné), patří sem nula.
  POZOR - tato hodnota má vliv na výkaznictví v zahajovacím výkazu!!! Je nutná pečlivá kontrola!
  Pokud tedy např. budeme u příměstského tábora definovat varianty cen "účast na celý týden" a "účast po dnech (pondělí, úterý,...", pak pole Dnů u účasti na celý týden bude zpravidla mít hodnotu 5, jednotlivé denní ceny pak 1 (5 dní účasti, resp. 1 den účasti).
  
  
• Časové rozlišení (jen kroužky)
  Toto nastavení umožňuje určit, jak se má rozpočítávat cena za účast pro účely správného zaúčtování časového rozlišení výnosů. Procentní poměry rozúčtování pro 1. pololetí a rok se nastavují v modulu Nastavení. Možné volby jsou:
  • Bez rozlišení - cena se vždy započte do aktuálního kalendářního roku podle data zaúčtování předpisu
  • 1. pololetí - cena se rozpočítá podle poměru v nastavení pro 1. pololetí školního roku
  • 2. pololetí - cena se vždy započte do období následujícího kalendářního roku
  • Rok - cena se rozpočítá podle poměru v nastavení pro celý školní rok
  
  
• Volba "Doplňkový" (předpis)
  V definici cen rozlišujeme základní ceny (ceny za účast, výběr alespoň jedné je podmínkou přihlášení) a vedle toho ceny doplňkové, které mohou být volitelnou alternativou (nelze se přihlásit jen s doplňkovou cenou). Doplňkové ceny nepředstavují účast v činnosti, ale jen nějakou formu příplatku.
  Toto zatržítko umožňuje určit, zda jde o doplňkovou cenu (např. vlekovné na lyžařském táboře, příplatek za pomůcky apod.) Zaškrtnutním určujeme, že se nejedná o základní cenu, tedy cenu za účast. V takovém případě se neaplikuje časové rolišení a nepočítá se délka účasti.
  
  
• Volba "Výchozí"
  V definici cen je možné konkrétní jednu či více cen označit jako výchozí. Tím říkáme, že tyto ceny budou ty, které chceme zobrazit v tabulce činností v hlavní aplikaci ve sloupečcích Cena (případně Cena 1.pol., Cena 2.pol., Cena-rok).
  Tímto nastavením také můžeme ovlivnit, jaká cena se zobrazí na webových stránkách v souhrnném výpisu kroužků, akcí a táborů. Tuto možnost využijeme, máme-li webové stránky propojené s Domečkem.
  V případě, že nastavíme více stejných typů cen jako výchozí, zobrazí se ta nejnižší z nich (posuzuje se podle nastavení časového rozlišení).
  
  

Správnému nastavení cen je nutné věnovat velkou pozornost. Pokud bude později nutné do nastavení zasáhnout, změny se neprojeví v již založených přihláškách a bude je nutné ručně opravit! Zkontrolujte si proto všechna nastavení dříve, než se spustí přihlašování.

Nastavení délky trvání u jednotlivých cen (předpisů) má zásadní vliv na správné vykazování účastníků v zahajovacím výkazu!!! Je nutné pečlivě kontrolovat všechna nastavení.

Pro započítání účastníka do výkonových jednotek (počet hodin účasti týdně v pravidelné činnosti, počet dnů účasti na táborech) je nezbytně nutné, aby byla u příslušného předpisu platby správně vyplněna hodnota délky trvání. Budou-li v tomto nastavení chyby, budou podklady pro zahajovací výkaz zkreslené!
Velmi doporučujeme zavést si v organizaci kontrolní postupy při zakládání nových kroužků a táborů! Narozdíl od dřívější praxe je nyní mnohem větší riziko zkreslení zahajovacího výkazu při nesprávném postupu!

Pro omezení rizika chybného nastavení doporučujeme při zakládání kroužků, akcí a táborů dodržovat doporučený postup.

Doporučený postup zakládání kroužků (akcí, táborů)

Pro vyloučení rizika chyby při nastavení doby trvání účasti na kroužcích a táborech doporučujeme postupovat při zakládání nových kroužků, akcí nebo táborů v tomto sledu:

• 1. importovat nebo založit kroužek (akci, tábor)
• 2. vyplnit základní údaje (název, u kroužků ještě datum zahájení a ukončení)
• 3. nastavit na kartě Statistika druh akce pro účely zahajovacího výkazu (platí pro akce a tábory)
• 4. nastavit na kartě Termíny všechny varianty termínů konání
• 5. nastavit na kartě Ceny všechny varianty cen pro pozdější předpisy plateb na přihláškách (velmi doporučujeme jednotnou terminologii u názvů cen více zde)

Při dodržení tohoto postupu se sníží riziko chybného nastavení délky trvání účasti a tím chybného započítání přihlšek pro účely zahajovacího výkazu.

Podrobný popis jednotlivých karet definice kroužku najdete zde.

Správa osobních údajů a skartace

V této kapitole najdete popis základních principů správy osobních údajů v souladu s GDPR a také postup skartace údajů, které již nemají být evidovány.

Veškerá pravidla týkající se rozsahu evidovaných osobních údajů jsou definována v číselníku důvodů zpracování. V kapitole o důvodech zpracování najdete i popis práce se souhlasy.

Nastavení rozsahu údajů a jednotlivých důvodů zpracování je třeba věnovat náležitou pozornost PŘED zahájením přípravy kroužků, akcí a táborů ve školním roce. Podle nastavení důvodů zpracování se pak budou chovat všechny přihlášky a vyžadovat (sledovat) odpovídající rozsah osobních údajů.

Při přípravě definic důvodů zpracování je vhodné se zamyslet, jaký rozsah údajů skutečně potřebujeme. Jinak bude vypadat přihláška na kroužek či na tábor a jinak přihláška na jednorázovou akci, kde budeme pravděpodobně potřebovat mnohem menší rozsah údajů.

Pro ověření správnosti nastavení je vhodné si vyzkoušet online přihlášení v klientském centru na jednotlivé činnosti (kroužek, akce, tábor) a také zvlášť za dítě (žáka, studenta) a dospělého účastníka. Přihláška v klientském centru funguje tak, že údaje, které jsou dle nastavení důvodů zpracování vyžadovány, jsou povinné (účastník je musí vyplnit). Údaje, které nevyžadujeme, jsou naopak na přihlášce nevyplnitelné.

V Domečku najdeme také nástroj pro skartaci osobních údajů, které již nemají žádný platný důvod zpracování (tzn. pro daný údaj uplynula doba zpracování u všech odpovídajících důvodů zpracování). Tento nástroj najdeme v modulu Nastavení - zde stačí kliknout na tlačítko Vyhodnotit přihlášky.

Po vyhodnocení přihlášek se vypíše tabulka s výčtem všech přihlášek, kde byly nalezeny údaje ke skartaci (jsou označeny hnědou barvou). V detailním pohledu pod tablkou je možné si jednotlivé přihlášky prohlédnout a ověřit.

Po ověření vyhodnocených přihlášek je možné stisknutím tlačítka Skartovat zahájit proces skartace. Domeček ještě vypíše upozornění pro ujištění, že skutečně chceme operaci provést. Pokud uživatel potvrdí, dojde k odstranění vyhodnocených údajů z přihlášek.

POZOR - skartace je NEVRATNÁ OPERACE!!! Jakmile potvrdíte provedení skartace, dojde k trvalému odstranění vyhodnocených osobních údajů z přihlášek a tento krok již nebude možné vrátit! Tzn. o tyto údaje navždy přijdete. Je tedy vhodné zejména při prvním provedení skartace věnovat náležitou pozornost ověření rozsahu skartovaných údajů a také kontrole správnosti nastavení důvodů zpracování zejména u starších přihlášek.

Ke všem přihláškám spadajícím do doby před platností GDPR (tedy do roku 2017/18) jsme v Domečku automaticky nastavili u kroužků a táborů dovod zpracování Školní matrika s rozsahem údajů odpovídajícím §28 odst. 3 školského zákona a s dobou zpracování 10 let. Toto nastavení jsme provedli pouze pro organizace, které jsou DDM a vztahuje se na ně povinnost vést školní matriku.

Skartaci osobních údajů je vhodné provést minimálně jednou ročně! Ponecháme na zvážení organizace, zdali nezvolit častější interval (např. pololetní). Protože jde o skartaci údajů školní matriky, doporučujeme také před jejím provedením konzultaci s příslušným státním archivem - pravděpodobně bude třeba získat k provedení skartace souhlas.

Přihlášky, které budou mít skartované všechny údaje (tzn. už neexistuje žádný platný důvod zpracování), budou v Domečku ponechány. Zůstane však na nich pouze jméno a příjmení účastníka bez možnosti další identifikace. Kompletní historie přihlášky (předpisy, platby...) tak zůstane zachována. Přihláška však už nebude obsahovat žádné osobní údaje umožňující přesnou identifikaci účastníka.

Hlavní aplikace Domeček

Hlavní aplikace je program, který je nainstalován ve vašem počítači. Je to základní část Domečku, která se stará o správu vašeho adresáře, jednotlivých činností (kroužků, akcí, táborů), přihlášek a plateb. Poskytuje také tiskové a statistické výstupy. Popis jednotlivých funkcí programu naleznete v dalších kapitolách, které jsou pojmenovány vždy podle jednotlivých částí menu anebo podle důležitých funkcí či nástrojů.

Pro správnou funkčnost hlavní aplikace je vyžadován bezpečnostní certifikát, který se jednou ročně (zpravidla koncem února) obnovuje. Tato obnova proběhne automaticky v rámci aktualizace Domečku. Pokud však na některém počítači Domeček do data aktualizace nespustíte, je potom nutné provést ručně přeinstalaci bezpečnostní aplikace.

Hlavní aplikace potžebuje pro svou funkčnost internetové připojení. Pokud tedy operace v Domečku trvají neúměrně dlouho nebo vybíhají chybové zprávy, prověřte kvalitu vašeho internetového připojení, případně zkuste najít nějaké lepší.

Přihlášení uživatele

Po spuštění Domečku (dvojím kliknutí na zástupce Domečku na ploše) mohou nastat dvě situace:

• Je vydána nová verze programu : Domeček se po spuštění spojí s administračním serverem a zkontroluje, zda není vydána nová verze programu. Pokud ano, nabídne uživateli její stažení a instalaci. V takovém případě je potřeba instalaci povolit a nechat Domeček dokončit instalační proces (jinak není možná další práce). Po jeho dokončení Domeček pokračuje dalším bodem.
• Není vydána nová verze a zobrazí se úvodní přihlašovací dialogové okno Domečku.

Úvodní dialogové okno, které se objeví při spuštění Domečku, umožňuje uživateli přihlášení pod svým jménem a heslem. Úvodní okno dále informuje o aktuální verzi Domečku a organizaci, na kterou je registrován.

Do systému Domeček se mohou přihlásit jen uživatelé, které definoval administrátor. K přihlášení používají přidělené heslo. Domeček si pamatuje, v kterém školním roce přihlášený uživatel naposledy pracoval a automaticky nastaví tento školní rok. Jeho změna je možná výběrem tlačítka Výběr školního roku v menu programu.

Po zadání uživatelského jména a hesla je třeba přihlašovací proces dokončit buď kliknutím na tlačítko „Přihlásit“ nebo stiskem klávesy Enter.

Poté Domeček naváže spojení se serverem a ověří jeho dostupnost. Je-li ověření v pořádku, spustí se program Domeček a zobrazí hlavní pracovní prostředí. V opačném případě vyzve uživatele k opakování spojení nebo ukončení práce. Domeček nelze používat, není-li dostupné připojení k internetu!

V hlavním pracovním prostředí Domeček zobrazí v levé části nabídku dostupných modulů (jednotlivé moduly se spouštějí vždy příslušným modrým tlačítkem). V závislosti na přihlášeném uživateli a jeho právech mohou být některé moduly nepřístupné (program ohlásí, že nemáme dostatečné oprávnění).

Ukončení práce v Domečku se provádí ve dvou krocích. Máme-li otevřený některý modul (adresář, kroužky apod.), stiskem klávesy F11 tento modul uzavřeme. Jakmile se ocitneme v hlavní pracovní ploše aplikace, ukončuje se program běžný způsobem buď kliknutím na křížek nebo stiskem kombinace Alt + F4.

Obecné nástroje

Prostředí Domečku se snaží přizpůsobit potřebám uživatelů a umožňuje ve velké míře využít data z databáze pro další operace nezávisle na prostředí Domečku. K tomu disponuje možnostmi vytváření sestav a filtrů, tiskových a datových výstupů a funkcí rychlého vyhledávání. Více je popsáno v jednotlivých podkapitolách.

Ovládací prvky

Obecná filozofie ovládání tabulkových pohledů v Domečku je hierarchickým uspořádáním, tzn. že na vybraný záznam v nadřízené tabulce navazuje další tabulka. Např. v seznamu kroužků vybereme jeden kroužek (řádek je modře zvýrazněn) a můžeme si nechat zobrazit seznam jeho členů. Ke zobrazování navazujících tabulek slouží záložky nad tabulkou dat (přepíná se pomocí myši, případně i klávesnice (viz další odstavec).

Po tabulkách s daty se lze pohybovat buď s pomocí myši anebo šipek na klávesnici. V některých případech (např. pro přechod mezi seznamem kroužků a přihláškami ve vybraném kroužku) lze použít také kombinaci Ctrl + Page Up nebo Page Down.

Formulářové zobrazení pod tabulkou dat ukazuje vždy podrobnosti k vybranému záznamu (detaily kroužku či akce, detaily jednotlivého člena). Je členěno rovněž do několika záložek, v nichž se lze pohybovat pomocí myši. Každý z těchto formulářů vždy zobrazuje informace k záznamu, který je v tabulce zvýrazněn (tzn. modře podbarven).

Šiřku jednotlivých sloupců tabulky si lze ve zobrazení přizpůsobit pomocí myši – podobně jako např. v Excelu přejedeme myší v záhlaví sloupců přes pravý okraj toho, který chceme rozšířit nebo zúžit a myší můžeme požadovaný rozměr nastavit. Toto nastavení si však Domeček nepamatuje, takže slouží pouze pro okamžité přizpůsobení pohledu!

Vyzkoušejte možnost setřídit vypsané řádky v tabulce podle jednotlivých sloupců! Klikneme-li např. na příjmení lektora, seřadí se výpis kroužků vzestupně podle vedoucích (klikneme-li opětovně, přetřídí se sestupně). O směru setřídění (vzestupně nebo sestupně) nás informuje malý trojúhelníček vedle názvu sloupce.

Všechna tlačítka Domečku jsou vždy modrá. V některých případech je možné akce přiřazené tlačítkům provést i stiskem tzv. funkčních kláves (F2 – F11). Tam, kde je to možné, je vždy příslušná klávesa napsána v názvu tlačítka. Takové významy kláves platí v celé prostředí Domečku jednotně.

Výjimku tvoří úvodní menu, kde se provádí výběr z modulů (adresář členů, kroužky, akce, tábory). Tyto první čtyři základní moduly jsou přístupné stiskem kláves Alt + 1, 2, 3 nebo 4 (samozřejmě i kliknutím myši). Rutinním uživatelům vřele doporučujeme si na používání funkčních kláves zvyknout, neboť to práci s Domečkem značně urychluje.

V případě, že je některý datový záznam otevřen a pracuje se s ním (např. karta kroužku, přihláška člena apod.), jsou příslušná ovládací tlačítka obarvena červeně, aby uživatele upozornila, že je třeba rozpracovaný záznam nějak ukončit. V opačném případě nelze v Domečku provést žádnou jinou akci.

Ukončování práce v Domečku se vždy provádí dvoustupňově – nejprve je třeba ukončit modul, v němž právě pracujeme (stiskem klávesy F11) a poté ukončit vlastní prostředí Domečku a tím celý program. Ukončení Domečku lze provést rovněž stiskem klávesy F11 – Domeček se poté zeptá, zda si přejeme zálohovat databázi nebo nikoli. Pokud zvolíme ano, provede se záloha dat a poté Domeček vypíše informaci, že proběhla. Potvrzením této informace se Domeček ukončí. Doporučujeme alespoň jednou denně tuto zálohu provést!

Pro naší informaci Domeček pod oknem s výpisem dat vždy zobrazuje, která sestava a který filtr je zrovna aktivní (více v kapitole o sestavách a filtrech). Tuto informaci najdeme v pravé části stavového řádku pod tabulkou s daty.

Většina tabulek s daty nabízí ještě doplňkové možnosti rozšíření nebo zúžení zobrazení dat (např. neotevřené kroužky či ukončené akce, zobrazení odhlášených členů, zobrazení podle pohlaví u akcí apod.). Tyto možnosti jsou vždy dostupné vpravo nahoře nad tabulkou s daty. Více se dozvíte v jednotlivých kapitolách o práci s přihláškami, kroužky a akcemi.

Stavový řádek pod taulkou ve své levé části vždy ukazuje počet řádků zobrazené tabulky z celkového počtu řádků (např. když je výpis filtrován, je vidět, kolik řádků z celkové tabulky vidíme).

Po přihlášení do Domečku se na ploše v okně programu vždy zobrazuje aktuální školní rok, ve kterém pracujeme, a také vybrané středisko (vpravo dole). Vedle toho je tu také vidět, kdy jsme naposledy aktualizovali platby z banky (importovali bankovní výpis). Nemáte-li dosud zkušenosti v práci s automatickým zpracováínm plateb, velmi doporučujeme prostudovat kapitolu Přehled o platbách účastníků!

Není-li v nastavení hlavní aplikace nahrán dokument s vnitřním řádem, zobrazí se v pravém horním rohu okna programu varovný nápis (platí jen pro organizace typu DDM). V takovém případě je nutné dokument v nastavení nahrát, aby správně fungovalo poučení účastníků o vnitřním řádu při online přihlášení v klientském centru.

Sestava

Nástroj sestava umožňuje vytvořit si vlastní pohled na zobrazovaná data v Domečku. Uživatel si může definovat, které sloupečky z databáze chce vidět a v jakém pořadí. Vytvořené sestavy (pohledy na data) je možné uložit a každý uživatel si může vytvářet libovolné vlastní sestavy. Lze také určit, která sestava bude tzv. výchozí, tzn. použije se pro zobrazení dat vždy, když Domeček otevřeme.

Sestavy lze využít v jakémkoli datovém okně (tabulce dat) v Domečku. Lze tedy např. vytvořit pohled na seznam kroužků obsahující jen běžně vyhledávané údaje (kód, název, dny schůzek, jméno lektora, místo konání…) v pořadí, na jaké jsme zvyklí. V seznamu členů kroužku pak můžeme opět vytvořit vlastní oblíbené uspořádání zobrazení dat, např. jen jména, adresy a telefony apod.

Jak si můžeme vytvořit vlastní pohled – sestavu? Uvažujme např. seznam dětí v kroužku. Standardně Domeček zobrazuje všechny sloupce s daty v řazení podle struktury databáze. Je jich hodně a některá příliš často nevyužijeme. Pro běžnou práci tedy budeme potřebovat např. jen jméno a příjmení, rodné číslo, telefon domů.

• Zobrazíme seznam členů zvoleného kroužku.
• Klikneme na tlačítko „Sestava“ v horní části okna Domečku.
• Objeví se okno „Definice sestav“. Pokud jsme dosud žádnou nevytvořili, je zde vidět pouze „00 Standardní výpis všech položek“ a vedle toho ve sloupečku „výchozí“ hodnota ANO.
• Klikneme na tlačítko „Nový (F7)“ a vepíšeme název nové sestavy (např. „Běžný seznam členů“). Potvrdíme tlačítkem „Budiž“.
• Ve spodní části okna s definicí sestavy jsou tři sloupce: Výběr položek, Položky sestavy, Řazení.
• Ve sloupci Výběr položek máme na výběr všechny použitelné sloupce naší databáze. Z nich musíme určit, které chceme v sestavě mít. To provedeme kliknutím myší na příslušnou položku a poté kliknutím na šipku doprava (vedle výběru položek).
• V našem příkladu:
  
  klikneme na „jméno“, potvrdíme kliknutím na šipku doprava
  klikneme na „příjmení“, potvrdíme kliknutím na šipku doprava
  klikneme na „rodné číslo“, potvrdíme kliknutím na šipku doprava
  klikneme na „telefon domů“, potvrdíme kliknutím na šipku doprava
  
  (Chceme-li nějako položku z prostředního sloupce vybraných vyřadit, stačí použít opačný směr, tedy šipku vlevo).
• Šipky nahoru a dolů nám umožňují ještě upravit pořadí zobrazení sloupců.
• Poslední krok je určení klíče, podle nějž se data v sestavě třídí. V našem příkladu pravděpodobně budeme chtít mít seznam členů řazený abecedně podle příjmení, takže klikneme v prostředním sloupci na položku „příjmení“ a opět použijeme šipku vpravo, abychom příjmení přidali do sloupce Řazení. (V případě, že budeme chtít použít více klíčů pro řazení, lze potom šipkami nahoru a dolů určit pořadí řazení – např. nejprve podle příjmení, v případě stejných podle jména atd.)
• Teď máme vše hotovo a můžeme sestavu dokončit jejím uložením – tedy klikneme na červené tlačítko „uložit (F2). Kdykoli můžeme také práci na sestavě přerušit stisknutím tlačítka „Přerušit (F9), v takovém případě ale rozpracovanou sestavu ztratíme.
• Nyní máme v seznamu vytvořených sestav vedle standardního výpisu už také naší novou sestavu. Chceme-li, aby Domeček příště vždy ukazoval seznam členů podle této sestavy, klikneme na její název a poté na dlouhé modré tlačítko „výchozí sestava“. Vedle naší sestavy se objeví ANO a to znamená, že právě tato sestava se odteď použije jako výchozí pohled na data v seznamu členů kroužku. Můžeme samozřejmě kdykoli určit jiný výchozí pohled, vytvoříme-li si sestav více.
• V případě, že nám některá vytvořená sestava nevyhovuje, můžeme ji smazat, když klikneme na její název a poté na tlačítko „zruš (F8)“

Využití sestav je široké – od možnosti různých pohledů pro různé typy uživatelů (např. služba přijímající přihlášky potřebuje vidět hlavně místa, časy a vedoucí jednotlivých kroužků, naproti tomu vedoucího oddělení či ředitele může zajímat vedle toho datum zahájení a ukončení, kapacita, ceny apod.) až po zjednodušené pohledy např. pro účely exportu seznamů členů do Excelu pro další práci – velmi se to osvědčuje třeba při táborech, kdy je třeba neustále pracovat se seznamem dětí, třídit je do skupin, vytvářet různé bodovací tabulky apod. Proč opisovat něco, co už máme? Domeček umí velmi rychle a jednoduše udělat seznam dětí jako excelovskou tabulku a s tou už můžeme dál pracovat jakkoli. (Viz kapitola tisk).

Pro naší informaci Domeček pod oknem s výpisem dat vždy zobrazuje, která sestava a který filtr je zrovna aktivní (takže když máme pocit, že vidíme nějak málo dat, můžeme se tady přesvědčit, jestli náhodou nejsou nějak filtrována). Tuto informaci najdeme v pravé části stavového řádku pod tabulkou s daty.

Stavový řádek pod taulkou ve své levé části vždy ukazuje počet řádků zobrazené tabulky z celkového počtu řádků (např. když je výpis filtrován, je vidět, kolik řádků z celkové tabulky vidíme).

Filtr

Nástroj filtr umožňuje vytvářet výběrové pohledy na data po řádcích. Tedy zúžit výpis všech řádků v databázi na pouze některé, podle určitého výběrového kriteria.

Např. zajímá nás vidět v seznamu kroužků jen ty, které se konají v místě konání „klubovna xxx“ (doplňte libovolné vlastní umístění). Nebo chceme zobrazit jen ty kroužky, které stojí více, než 1.000,- Kč na rok. Nebo např. jen ty, které vede určitý konkrétní lektor. Možností je mnoho.

Jak si vytvořit vlastní filtr?

• V horní části okna Domečku klikneme na tlačítko filtr.
• Otevře se okno Definice filtrů. Pokud jsme žádný filtr nevytvářeli, uvidíme pouze „00 standardní výpis všech položek“.
• Klikneme na tlačítko „nový (F7)“ a vepíšeme název nového filtru (třeba kroužky v klubovně xxx).
• V rozbalovacím seznamu, kde je nyní „kód ZÚ“ vybereme položku „místo“ (je až před koncem seznamu) a poté vepíšeme do volného políčka vedle roletky „obsahuje text“ požadovaný název místa konání (klubovna xxx).
• Pokud nám stačí výběr podle místa konání, klikneme na „uložit (F2)“ a filtr je hotov. Abychom ho rovnou aplikovali na zobrazená data, musíme ještě stisknout tlačítko „použít (F6)“.
• Chceme-li filtrování složitější, můžeme nyní přidat další výběrové pravidlo (kliknutím na tlačítko „nové pravidlo“. Vybereme další kriterium – např. cena rok. U číselných polí je možné ještě doplnit z vedlejší roletky příslušnou operaci – rovno, větší než, menší než. Takže v našem případě zvolíme větší nebo rovno a do políčka pro částku vepíšeme např. 1000.
• Všimněte si, že na začátku řádku s druhým pravidlem přibyla roletka „a současně“. Můžeme tady volit, jestli mají obě pravidla platit zároveň anebo může platit jen jedno z nich „a nebo“. Čili např. můžeme vytvořit filtr na všechny kroužky probíhající v klubovně xxx a současně v klubovně yyy (těch asi moc nebude?) anebo chceme vidět kroužky, které probíhají buď v klubovně xxx nebo v klubovně yyy (a nebo).
• Pravidla můžeme z filtru samozřejmě také vyřadit tlačítkem „odstranit pravidlo“.

Pro naší informaci Domeček pod oknem s výpisem dat vždy zobrazuje, která sestava a který filtr je zrovna aktivní (takže když máme pocit, že vidíme nějak málo dat, můžeme se tady přesvědčit, jestli náhodou nejsou nějak filtrována). Tuto informaci najdeme v pravé části stavového řádku pod tabulkou s daty.

Stavový řádek pod taulkou ve své levé části vždy ukazuje počet řádků zobrazené tabulky z celkového počtu řádků (např. když je výpis filtrován, je vidět, kolik řádků z celkové tabulky vidíme).

Označit, zařadit

Označit

Nástroj označit umožňuje hromadně vybrat řádky v tabulce k dalším operacím, resp. hromadně zrušit označení. Kliknutím na tlačítko „označit“ se objeví volba, zda chceme označit vše anebo naopak vše odznačit (popřípadě neprovádět žádnou akci).

Zařadit

Nástroj zařadit umožňuje po provedeném výběru řádek v tabulce „napřeskáčku“ tyto označené řádky zařadit do pohledu (vlastně jakýsi dočasný filtr) a poté vytisknout / vyexportovat.

Tato možnost je užitečná např. v situaci, kdy potřebujeme pro nějaké účely mít pohromadě výpis různých kroužků napřeskáčku a nelze definovat filtr / anebo to chceme provést jednorázově rychle. Kliknutím myší na zatržítko na začátku každého řádku v tabulce můžeme příslušný řádek označit (např. označíme první, desátý, třináctý, dvacátý kroužek ze všech, které vidíme).

Po provedeném výběru klikneme na tlačítko „zařadit“ a můžeme volit, zda zařadit jen námi označené položky anebo naopak neoznačené (užitečné ve chvíli, kdy chceme vypsat všechno až na pár výjimek). Popřípadě můžeme zůstat u stávajícího pohledu a zařadit vše.

Potvrzení tlačítkem „budiž“ způsobí, že se zvolené řádky tabulky zobrazí samostatně a můžeme s nimi provádět další operace (většinou zřejmě tisknout či exportovat do excelu).

Rychlý filtr a rychlé hledání

Rychlý filtr / hledání je možnost okamžitě vyhledávat potřebné záznamy v databázi pro jednorázové zobrazení.

Máme-li zobrazenu jakoukoli tabulku s daty (seznam kroužků nebo akcí, seznam členů), lze využít tyto dva nástroje k rychlému nalezení požadovaného záznamu. Oba nástroje se vybírají z roletky nad seznamem dat – standardně je v Domečku nastaven nástroj Filtrovat.

Rychlý filtr umožňuje zúžit výběr zobrazených řádků tabulky pouze na záznamy odpovídající určitému kritériu. Např. potřebujeme nalézt rychle všechny kroužky angličtiny. V takovém případě do políčka vedle roletek „filtrovat“ a „název ZÚ“ vepíšeme postupně a n g l … Vidíme, že Domeček postupně ukazuje pouze všechny řádky, které v názvu kroužku obsahují danou posloupnost písmen (tedy angl). Nezáleží přitom, zda název kroužku slovem angličtina začíná nebo je angličtina obsažena kdekoli v názvu (popřípadě anglický, anglicky, anglické…). Výhodou rychlého filtru je, že vidíme všechny kroužky obsahující angl, takže můžeme nalézt i případné pokroucené názvy apod.

Rychlé hledání funguje podobně jako rychlý filtr, avšak zobrazí první nalezený výskyt znaků, které napíšeme. Např. napíšeme-li jako název ZÚ slovo „progr“, zobrazí se první název kroužku, který začíná slovem (progr) – tedy např. „programování pro začátečníky“. Další kroužky s podobným slovem v názvu však už neuvidíme, pokud nejsou pojmenovány abecedně správně.

Jak vyhledávání, tak rychlý filtr lze používat podle libovolného sloupce zobrazené tabulky. Můžeme tedy vyhledávat podle názvu, místa konání, termínu, vedoucího apod.

Vyzkoušejte možnost setřídit vypsané řádky v tabulce podle jednotlivých sloupců! Klikneme-li např. na příjmení lektora, seřadí se výpis kroužků vzestupně podle vedoucích (klikneme-li opětovně, přetřídí se sestupně). O směru setřídění (vzestupně nebo sestupně) nás informuje malý trojúhelníček vedle názvu sloupce.

Stavový řádek pod taulkou ve své levé části vždy ukazuje počet řádků zobrazené tabulky z celkového počtu řádků (např. když je výpis filtrován, je vidět, kolik řádků z celkové tabulky vidíme).

Tisk

Domeček obecně využívá pro jakýkoli tiskový výstup (např. přihláška, tisková sestava) soubor vygenerovaný do PDF. Data tedy nejsou přímo odesílána na tiskárnu a žádný dialog pro tisk v programu nenajdete. Je-li možnost dokument "vytisknout", vždy se otevře jako PDF. Je pak na uživateli, jaký další postup zvolí - dokument je možné z prohlížeče PDF přímo vytisknout anebo uložit pro další zpracování, odeslání mailem apod.

Druhou možností výstupu dat je export do XLSX (otevřený formát office pro tabulkový procesor, např. Excel). Tuto možnost využijeme, chceme-li data dále zpraovávat (analyzovat, třídit, filtrovat apod.).

Obecně v Domečku (hlavní aplikaci) platí, že téměř každý tabulkový pohled (tedy např. seznam přihlášek, seznam kroužků či táborů apod.) lze vyexportovat do Excelu nebo obdobného programu (je-li v počítači instalován). Tuto volbu vždy vyvoláme kliknutím na tlačítko XLS v horní části okna aplikace.

V případě, že využíváme export dat do Excelu, je velmi užitečné navyknout si ukládat dotyčné soubory vždy na jedno stejné místo v počítači a mít tak svá data neustále pod kontrolou. Velmi důrazně nedoporučujeme provádět takovéto operace např. na počítači, k němuž mají přístup i děti v rámci kroužků nebo např. otevřeného klubu!

Adresář

Tento modul je centrálním adresářem osobních údajů a kontaktů všech účastníků kroužků a akcí zapsaných v Domečku. Adresář je splečnou kartotékou pro celý systém a je tvořen sdružením údajů z dostupných přihlášek. Je v něm možné vyhledávat účastníky podle různých kritérií.

Pro vyhledávání v adresáři lze využít nástroje rychlého filtru a vyhledání (viz kapitola Obecné nástroje). Ve spodní části okna je formulářové zobrazení detailu vybraného záznamu (tedy toho záznamu, který je zvýrazněn modrým podbarvením). Toto zobrazení je členěno na kartu osobních údajů a kartu kontaktních údajů.

Údaje účastníků lze přímo z adresáře opravovat, s jistými omezeními. Aktualizace údajů na přihláškách probíhá podle těchto principů:

• Aktualizují se vždy údaje pouze na přihláškách aktuálního kalendářního roku (tzn. pokud uděláme aktualizaci v roce 2020, aktualizují se údaje ve školních rocích 2019/2020 a 2020/2021; uděláme-li aktualizaci v lednu 2021, aktualizují se přihlášky roku 2020/2021 a 2021/2022).
• Aktualizuje se vždy pouze ten údaj, který na přihlášce existuje! (tzn. pokud upravíme např. zdravotní pojišťovnu a tento údaj na některých přihláškách bude a na některých ne, aktualizuje se pouze tam, kde již byl) – doporučeno kontrolovat v modulu Přihlášky.
• Přidáme-li údaj, který dříve nebyl, do dalších přihlášek se nepropíše!!! (i když existuje důvod zpracování)
• Typ školy je údaj vázaný na konkrétní přihlášku – na ostatních se neaktualizuje!

Nastane-li situace, že se v adresáři objeví dva různé záznamy téhož účastníka (např. v minulosti byly evidovány přihlášky s chybným RČ, došlo k záměně jména a příjmení apod.), umožňuje adresář tyto záznamy sloučit. Sloučení není skutečným fyzickým sloučením údajů, ale pouze označením konkrétních přihlášek shodnou identifikací účastníka. Sloučení záznamů probíhá podle těchto principů:

• Sloučit lze pouze záznamy se shodným jménem a příjmením.
• Sloučit lze pouze záznamy účastníků s registrací v témže klientském účtu.
• V případě, že žádný ze záznamů nemá registraci klientského účtu, lze je sloučit také.
• Výsledný sloučený záznam v adresáři bude obsahovat údaje poslední zadané přihlášky (tedy té, která se ve vypsaném seznamu přihlášek zobrazí na konci).
• Před sloučením doporučujeme vygenerovat evidenční karty obou záznamů pro pozdější korekce.
• Po sloučení se s jednotlivými přihláškami nic nestane, pouze se v adresáři oba záznamy označí jako totožný účastník.
• Po sloučení duplicitních záznamů účastníka v adresáři doporučujeme zkontrolovat výsledný průnik údajů a případné odchylky v adresáři opravit – projeví se poté na všech přihláškách účastníka podle pravidel aktualizace.
• Editace záznamů v adresáři u sloučeného účastníka způsobí aktualizaci údajů na všech jeho přihláškách dle pravidel aktualizace (tzn. aktualizují se přihlášky v závislosti na kalendářním roce, viz výše).
• Následnou aktualizaci údajů lze provést jak z adresáře, tak z konkrétní přihlášky.

Pomocí tlačítka Evidenční karta účastníka můžeme vygenerovat výpis všech kroužků, akcí nebo táborů, na které je či byl daný účastník v minulosti přihlášen, včetně přehledu o jeho platbách. Můžeme tak snadno získat kompletní historii účastníka.

Pomocí tlačítka Výpis údajů lze vygenerovat kompletní souhrnnou informaci o všech zpracovávaných údajích účastníka. Výpis je generován podle jednotlivých přihlášek, s uvedením všech zpracovávaných údajům dpovídajících důvodů zpracování a doby zpracování. Tato funkce je na samostatné oprávnění - je tedy třeba uživateli, který ji může využít, nastavit v příslušné uživatelské úrovni toto oprávnění.

Podrobnější seznámení s obecnými nástroji Domečku, které jsou využitelné i při práci v adresáři, lze nalézt v kapitole Obecné nástroje.

Kroužky

Modul KROUŽKY zobrazuje seznam všech definovaných kroužků, které jsou v aktuálních datech zadány. Pro vybraný (modře podbarvený) Kroužek se ve spodní části zobrazí formulářové zobrazení všech podrobností, rozdělené do několika záložek:

• Kroužek
  Zde jsou všechny základní údaje o datu konání, kapacitě, nutném vybavení apod. Součástí této záložky je i možnost označit (zatržítkem) kroužek jako neotevřený – takto označený kroužek se poté v seznamu nezobrazuje (výhodně využijeme ve chvíli, kdy byly některé kroužky sice plánovány, ale nenaplnily se anebo byly odvolány – jejich výpis pak v seznamu zbytečně překáží).
• Popis
  Tato záložka umožňuje vyplnit textový popis náplně a zaměření daného kroužku, popřípadě nároků na členy, charakteristiku lektora apod. Pokud využíváte také administrační centrum Domečku pro web a intranet, je tento text použit pro popis kroužku při zobrazení na webu. Na záložce Popis se také dá zapsat do pole "kontakt na pracovníka" jakýkoli údaj související např. s vedoucím či odpovědným pracovníkem, který má daný kroužek na starosti. Konečně je zde také možné upravit text formulace o splatnosti účastnického poplatku, který se bude tisknout na přihlášce.
• Přihlášení
  Slouží pro povolení možnosti online přihlašování na kroužek. Je nutné zaškrtnout alespoň jeden obor a dále vyplnit datum a čas, od kdy bude přihlašování do kroužků povoleno (Povolit od). Toto nastavení lze poté zkopírovat do všech kroužků s povolenou propagací tlačítkem "Aktualizovat v ostatních".
  Je zde také možnost propagovat kroužek na portálech, s nimiž si váš informační systém vyměňuje data (tuto možnost využijete pouze tehdy, pokud jste s námi výměnu dat pro nějaký externí portál dohodli - více informací můžete získat, pokud nás kontaktujete).
  Na této kartě je také možné nastavit tzv. předzápis - vyplněním data a času v poli "Předzápis do" určíme, v jakém období se mohou přihlašovat přednostně pouze ti, kteří znají nastavené heslo (lze použít např. pro přednostní přihlašování stávajících členů). V případě, že je nastaveno datum a čas předzápisu, musí být vyplněno také heslo pro předzápis (Domeček automaticky vygeneruje náhodné heslo, lze je ale změnit). Přednostní zápis bude v klientském centru přístupný v období mezi datem a časem "Povolit od" a "Předzápis do". Poté bude zápis dostupný všem bez omezení (do naplnění kapacity kroužku).
  V poli "Náhradníků" je možné určit počet náhradníků, kterým bude povoleno online přihlášení v případě překročení kapacity kroužku.
• Termíny
  Tady je místo, kde je možné definovat dny a časy konání schůzek kroužku. Lze samozřejmě zadat více termínů, každý je také možné okomentovat poznámkou. Tato tabulka pak slouží jako podklad pro vytváření rozvrhů.
• Místo
  V této záložce je možné určit, kde se daný kroužek koná. Místo a případně i prostor (místnost v rámci budovy) se dají měnit přímo na této záložce kliknutím na modré tlačítko se dvěma tečkami. Mimo to je zde také informace, do kterého typu činností kroužek patří (více v kapitole Číselníky)
• Lektoři
  Tato záložka umožňuje definovat hlavního lektora a případně i další lektory, kteří kroužek povedou. Lektory můžeme libovolně přidávat či odebírat. Abychom mohli lektora přidat, musí být napřed definován v číselníku lektorů. Hlavního lektora změníme kliknutím na tlačítko Hlavní lektor.
• Zpracování údajů
  Zde jsou definice důvodů zpracování osobních údajů podle nastavení v číselníku Důvodů zpracování. Je možné zde přidat další důvod zpracování anebo stávající odebrat.
• Ceny
  Na této záložce se nastavují jednotlivé varianty ceny kroužku. Definice cen má zásadní vliv na správnost vykazování účastníků a je tak třeba ji věnovat náležitou pozornost!!! Podrobný postup definice cen je popsán v metodickém návodu.

V modulu Kroužky je možné zakládat nové či rušit existující. Při zakládání nového kroužku (stiskem tlačítka „Nový (F7)“ je nutné definovat postupně lektora, místo konání a typ činnosti zakládaného kroužku. Poté se založí nová karta kroužku a je možné doplnit zbývající charakteristiky, definovat termíny schůzek, popřípadě doplnit ostatní předpisy a nově založený kroužek uložit (stiskem tlačítka „Uložit (F2)“. Použití tlačítka „Přerušit (F9)“ způsobí zahození všech vyplněných údajů o nově zakládaném kroužku a jeho neuložení.

Rušení založených kroužků je možné stiskem tlačítka „Smazat (F8)“. Doporučujeme se pečlivě přesvědčit, zda mažeme skutečně kroužek, který chceme! (V případě, že jsou definované termíny, ostatní předpisy a pokud jsou v kroužku nějaké přihlášky, nepůjde tento kroužek smazat. Je nutné nejprve odstranit všechny navazující záznamy přihlášek, termínů a předpisů.) Domeček uživateli neumožní smazat kroužek, v němž jsou založené nějaké přihlášky. Pokud je kroužek prázdný (tj. neexistuje ani jedna přihláška), požádá Domeček o potvrzení smazání a po stisku tlačítka „Ano“ kroužek nevratně smaže z databáze. Doporučujeme uživatelská práva na mazání omezit pouze pro vybraný okruh uživatelů, který je schopen posoudit důsledky této operace!

Existující kroužky, resp. údaje o nich, je možné opravovat s pomocí tlačítka „Oprava (F4)“. Po provedení úprav je nutné kroužek opětovně uložit stiskem tlačítka Uložit (F2).

Nad seznamem existujících kroužků vpravo je zatržítko „Neotevřené“. To umožňuje přepnout seznam zobrazených kroužků na ty, které byly označeny příznakem „neotevřený“.

Nad seznamem existujících kroužků vpravo je také zatržítko „Neschválené přihlášky“. To umožňuje filtrovat výpis kroužků pouze na ty, které obsahují nové online přihlášky, s kterými dosud nikdo nepracoval (jsou ve stavu neschváleno a je potřeba je potvrdit či zamítnout.

Je-li některý kroužek vybrán (modře podbarven), je možné nad seznamem kroužků přepnout na kartu přihlášek a pracovat se seznamem přihlášených členů. Stejně tak je možné seznam přihlášek otevřít dvojím kliknutím na vybraný kroužek.

Pod seznamem kroužků najdeme tlačítka Přehled kroužku a Import kroužku. Přehled kroužku vytvoří sestavu, která nám poskytne ucelený přehled o detailech kroužku, základní seznam členů a informaci o jejich platbách. Je to výhodné pro rychlou informaci vedoucímu kroužku nebo rychlou kontrolu. Tlačítko Přehled souhlasů vytvoří sestavu s výčtem poskytnutých souhlasů k jednotlivým přihláškám.

Tlačítko Import kroužku umožňuje při zakládání nového školního roku využít možnost naimportovat údaje o kroužcích z předchozího školního roku. Import se provádí postupně po jednom kroužku - z nabídky vybereme kroužek, který chceme importovat, určíme typ činnosti, do kterého patří a potvrdíme. Při importu se zkopírují všechny údaje kromě cen a data první a poslední schůzky.

Tlačítko Založit předpisy spustí průvodce hromadným založením předpisů plateb na všechny (nebo vybrané) přihlášky. Je možné využít např. při zakládání předpisů na druhé pololetí školního roku. Z průvodce založením předpisů je možné rovnou odeslat e-maily s platebními údaji všem účastníkům. Označíme-li nějaký kroužek (stačí na něj kliknout), lze tento nástroj vyvolat tlačítkem Založit předpisy, které najdeme pod tabuklou kroužků. V průvodci se zobrazí přehled všech přihlášek vybraného kroužku a všech jejich aktuálních předpisů. Z roletky "Výběr nového předpisu" lze zvolit variantu ceny, která se má použít pro založení předpisů. Tlačítko "Nastavit do ostatních" pak vybraný předpis doplní ke všem přihláškám. V políčku "sleva/přípl." je pak možné individuálně provádět případné úpravy předpisu pro konkrétní přihlášku, je-li to nutné. Pomocí zatržítka "Odeslat pokyny na e-mail účastníka" určíme, zda se má všem (nebo vybraným) rovnou odeslat e-mail s platebními instrukcemi (text zprávy se definuje v nastavení - e-mail příkazu). Na záložce Nastavení e-mailu je možné si zprávu prohlédnout a případně upravit (a je tak možné modifikovat zprávu na míru konkrétnímu kroužku).

Tlačítko Stornovat předpisy spustí průvodce hromadným založením storno zápisů k předpisů. Tím je možno pro více (ale i jednu) přihlášek založit storna např. při potřeba všem účastníkům z organizačních důvodů vrátit určitou částku. Průvodce umožňuje následné zpracování plateb vzniklých přeplatků. Více zde.

Přihlášky, předpisy, platby

Podrobný postup založení nové přihlášky člena do zájmového útvaru je popsán v kapitole Postup přihlašování členů.

Podrobný postup hromadného stornování předpisů (vratek) je popsán v kapitole Vratky.

V každém kroužku jsou evidovány přihlášky jednotlivých zapsaných členů, kterým jsou automaticky při založení přihlášky přidělovány variabilní symboly. Přihláška člena je členěna do několika záložek:

• Přihláška
  Zobrazuje automaticky přidělený variabilní symbol a také obsahuje informaci o stavu přihlášky (přihlášen, odhlášen, náhradník, neschváleno, zamítnuto), interní poznámku, upozornění na zdravotní stav, souhrnný přehled o úhradách plateb člena a zatržítka informující o tom, zda máme k dispozici podepsaný originál přihlášky a zda smí člen odcházet po skončení samostatně.
  Na přihlášce je evidováno datum "založení" (kdy byla přihláška zapsána) a datum "přihlášení" (kdy byl účastník skutečně přihlášen k činnosti - např. datum schválení přihlášky, datum změny z náhradníka na přihlášen). Datum přihlášení lze změnit v okamžiku nastavení stavu přihlášky na "přihlášen".
  Záložka Přihláška dále umožňuje „listinné“ operace s přihláškou – kromě samotného tisku přihlášky a zobrazení jejího náhledu umožňuje také vygenerovat přihlášku ke stažení do klientského centra (ve formátu PDF). V takovém případě musí být u člena vyplněn e-mail (více v kapitole Postup přihlašování členů).
  Pro účely úhrad rozdělených na pololetí umožňuje záložka Přihláška také vytisknout (nebo odeslat e-mailem) pouze platební příkaz k platbě.
  Speciální tlačítko na této kartě také umožňuje označit údaj o doručené podepsané přihlášce - stiskem tlačítka "přihláška" se zatržítko evidující tuto skutečnost automaticky zatrhne, aniž by bylo nutné editovat přihlášku.
  Pro případ rychlé potřeby získat souhrnné informace o historii přihlášek a plateb daného účastníka je možné využít tlačítko "Karta účastníka", které zobrazí detailní přehled o všech činnostech, na které byl v minulosti daný účastník přihlášen.
• Osobní údaje a kontaktní údaje
  Tyto záložky zobrazují dostupné údaje o účastníkovi. Je možné je přímo z přihlášky opravovat (stiskem tlačítka „Oprava (F4)“ se přihláška otevře pro opravy; provedeme-li a uložíme v osobních či kontaktních údajích nějaké změny, promítnou se tyto změny do všech ostatních přihlášek v tomto školním roce, případně i v sousedním školním roce, pokud spadá do stejného kalendářního roku.
  Nadpisy jednotlivých rubrik osobních a kontaktních údajů jsou barevně rozlišeny - to signalizuje stav zpracování osobních údajů v souladu s nastavením důvodů zpraocvání podle GDPR. Zelená barva značí, že k údaji existuje platný důvod zpracování (a tedy ho evidujeme oprávněně). Červená naopak signalizuje, že pro tento údaj platný důvod zpracování nemáme a tedy bychom ho evidovat neměli.
• Odeslat email, historie emailů
  Karta "Odeslat email" umožńuje přímo z Domečku napsat mailovou zprávu dotyčnému účastníkovi (zpráva bude odeslána na mailovou adresu, která je u účastníka vyplněna). Stačí pouze vyplnit předmět a text zprávy a kliknout na tlačítko "odeslat". Zpráva poté bude automaticky odeslána prostřednictvím mailserveru Domečku. Na sousední kartě Historie emailů pak můžete vidět komplet přehled o všech mailech, které byly účastníkovi z této přihlášky odeslány.
• Předpisy
  Záložka obsahující přehled o platbách, které měl daný člen uhradit (zda má předpis platby na rok či na pololetí, popřípadě jiné předpisy plateb). Přidávat nový předpis platby je možné výběrem z dostupných způsobů (předpis na rok, na 1. nebo 2. pololetí, vstup na zkoušku, popřípadě ostatní předpisy, jsou-li u daného kroužku vytvořeny). Při zadávání předpisu je možné cenu dále upravit pomocí slevy (buď přímým zadáním částky v poli Sleva/přípl. anebo s využitím pole Slevový kód, kam je možné zapsat slevu předdefinovanou. Pokud chceme některou z definovaných slev uplatnit, prostě vepíšeme příslušný kód do tohoto políčka. Cena předpisu se v takovém případě po ověření platnosti kódu automaticky upraví. Pokud by byl zadán neplatný kód, nedojde k žádné úpravě ceny. V případě použití pole Slevový kód už nejde dopsat ručně jinou slevu do pole Sleva/příplatek. Samozřejmě i tady platí, že doporučujeme jakékoli poskytované slevy komentovat v poznámce. Předem definované slevy se spravují v modulu Slevové kody.
  Již vystavené předpisy je možné upravit pomocí tlačítka „Oprava předpisu“ v pravé části záložky, popřípadě lze předpis přidat či smazat. Pozor – smazání předpisu má vliv na vyrovnanost plateb! Jakýkoli vystavený předpis lze stornovat pomocí tlačítka „Storno předpisu“. Chceme-li stornovat předpis, je nutné nejprve vybrat, který předpis chceme stornovat (kliknout na něj myší), teprve poté stisknout tlačítko „Storno předpisu“. Domeček automaticky doplní částku ke stornování ve výši vybraného předpisu, je ale možné ji upravit a vystavit tak jen částečné storno (např. z důvodu odstěhování či dlouhodobé nemoci). Ke každému předpisu je možné dopsat poznámku (např. „zaplatí později) a doplnit částku slevy (výsledný předpis k úhradě je pak snížen o částku slevy). Každý vystavený předpis obsahuje záznam o datu, kdy byl vystaven. Domeček umožňuje používat mechanismus měsíčních uzávěrek. V takovém případě nelze opravovat či mazat předpisy plateb v již uzavřeném období a všechny úpravy lze provádět pouze prostřednictvím storno zápisů. Rozhodneme-li se tento způsob práce používat, lze Domeček využít plnohodnotně jako podklad pro účetnictví – bude nám sloužit jako průkazná operativní evidence k účtu pohledávek. Tím je možné ušetřit nemalé množství účetních operací (a tedy i finančních prostředků!). Doporučujeme pečlivě zvážit nastavení uživatelských práv. Praxe ukazuje, že je výhodné neumožnit mazání a opravy vystavených předpisů plateb všem uživatelům – evidence je pak mnohem pečlivější a průkaznější.
  Pro případ potřeby zakládat předpisy hromadně na více přihlášek je možné využít nástroj, který to umožňuje. Jeho popis je uveden v kapitole kroužky (je možné využít např. pro založení předpisů na druhé pololetí).
• Platby
  V přehledu plateb člena je vidět seznam všech úhrad, které byly provedeny v bance na daný variabilní symbol (podle importovaných bankovních výpisů) s uvedením částky, data a čísla bankovního účtu (v poznámce je název účtu, pokud existuje). Záložka Platby dále umožňuje zadávat platby provedené v hotovosti (a tisknout k nim stvrzenky), převádět platbu na jiný variabilní symbol a dopisovat chybně provedené úhrady v bance.
  Převod na jiný variabilní symbol je možné zadat jako novou platbu daného člena. V tom případě Domeček nabídne vyhledávací formulář pro nalezení variabilního symbolu, na který chceme peníze převést (jedná se v podstatě o seznam všech existujících přihlášek). V tomto formuláři lze podle VS nebo podle příjmení vyhledat, na který variabilní symbol má být platba převedena. Domeček si pamatuje, podle kterého údaje vyhledáváme a příště bude automaticky očekávat vyhledávání podle stejného údaje. Po vybrání a potvrzení zvoleného variabilního symbolu (tlačítkem „Vybrat (F6)“ je založena platba (ve spodní části okna plateb) s automaticky doplněným popisem „převod na VS“, předvyplněným aktuálním datem a možností dopsat částku, kterou chceme převést. Tato částka musí být zapsána se záporným znaménkem! Stiskem tlačítka „Uložit“ převod dokončíme.
  Doplnění chybné úhrady v bance – Domeček umožňuje administrátorovi ručně zadávat dohledané chybné úhrady podle bankovních výpisů – např. když plátce zadá chybný variabilní symbol nebo ho zapomene vyplnit. Platby, které obsahují neznámý variabilní symbol, Domeček na bankovním výpisu ignoruje. Jediná možnost, jak úhradu v takovém případě provést, je ruční dopsání platby s komentářem důvodu chyb. Je také možné zadat chybně provedený platební příkaz ve prospěch účastníka (např. měli jsme vrátit nějakou platbu, avšak při provedení platebního příkazu jsme chybně zadali variabilní symbol a platba se tudíž automaticky nepřiřadila).
  Dotace na úhradu úplaty - Pokud organizace účastníkovi poskytuje na část úhrady dotaci (např. zřizovatel poskytl dotaci na podporu sociálně slabších), lze k tomu využít typ platby Dotace-příjem. Předpis platby se na přihlášce nemění, jen je část ceny uhrazena nikoli účastníkem, ale připsanou doatcí. Podrobný popis najdete zde.
  Potvrzení o přijaté platbě - Pokud účastník (zákonný zástupce) potřebuje potvrzení o úhradě (např. pro účely příspěvku zdravotní pojišťovny), je možné pomocí tlačítka Tisk dokladu vystavit doklad o přijaté platbě. Doklad je možné doplnit vlastním komentářem (např. v případěl, že účastník zaplatil chybně a platbu jsme ručně připsali). Podrobný popis práce s potvrzením o úhradě najdete zde.

V seznamu přihlášek kroužku je možné jednotlivé přihlášky opravovat stiskem tlačítka „Oprava (F4)“. Je možné změnit stav přihlášky (využijete např. v situaci, kdy se daný člen odhlašuje, nebo se mění z náhradníka na přihlášeného). Změna stavu přihlášky také umožňuje schválit či zamítnout přihlášky přijaté online. Dále je zde možné opravovat kontaktní či osobní údaje. Na záložce Přihláška je možné přímo nastavit existenci podepsaného formuláře stiskem tlačítka „Přihláška podepsána“ (není aktivní, pokud už je zatržítko nastaveno).

V případě, že je již existující člen odhlášen, provádí se to změnou stavu přihlášky, nikoli smazáním přihlášky ze seznamu! Domeček neumožní smazat přihlášku, která obsahuje předpisy plateb či platby. Doporučujeme však nemazat žádné přihlášky, kromě případů, kdy je přihláška skutečně omylem chybně vystavena a nepatří sem. Přihlášky, které mají nastaven příznak „odhlášen“ nejsou v seznamu přihlášek standardně vidět (lze změnit přepnutím na volbu „odhlášené“ vpravo nad seznamem přihlášek. Stejně tak je možné si nechat zobrazit pouze přihlášky zamítnuté (přijaté z online přihlašování, avšak neschválené).

Počet přihlášek, přehled o stavu přihlášky a platbách

Okno seznamu přihlášek zobrazuje v záhlaví nad přihláškami počet přihlášek na první i druhé pololetí.

Řádky v seznamu přihlášek jsou pro rychlou orientaci barevně odlišeny s těmito významy:

• šedá: přihláška neobsahuje předpis plateb
• žlutá: přihláška je ve stavu „náhradník“
• červená: přihláška obsahuje nevyrovnané platby – člen neuhradil všechny předpisy
• zelená: přihláška obsahuje nevyrovnané platby – člen zaplatil více, než měl
• bílá: přihláška má vyrovnané všechny platby – člen zaplatil to, co měl
• oranžová: neschválená přihláška přijatá online - zájemce si zadal přihlášku z klientského portálu, ale dosud nebyla schválena

Hromadné zaslání mailu vybraným účastníkům

Domeček umožňuje najednou posílat e-mail všech zapsaným členům v kroužku, popřípadě vybraným z nich. Tuto možnost lze využít kliknutím myší na podtržený kód a název zájmového útvaru nad seznamem přihlášek (vyžaduje korektně nainstalovaný e-mailový klient v počítači).

Pomocí výběru jednotlivých řádků v seznamu určíme, kterým členům chceme mail poslat. Výběr lze provést buď kliknutím myší do volného zaškrtávacího boxu na začátku řádku anebo stiskem klávesy Insert.

Hromadné zasílání mailu podporuje přidání nejvýše 80 adres do jedné zprávy. V případě rozsáhlých seznamů účastníků je tedy nutné účastníky označit nadvakrát a odeslat dvě zprávy.

Akce

Modul akce zobrazuje seznam všech definovaných akcí, které jsou v aktuálních datech zadány. Pro vybraný (modře podbarvený) záznam (akci) se ve spodní části zobrazí formulářové zobrazení všech podrobností, rozdělené do několika záložek:

• Akce
  Zde jsou všechny údaje o konání, srazu, kapacitě, nutném vybavení apod. Součástí této záložky je i možnost označit (zatržítkem) akci jako ukončenou – takto označená akce se poté v seznamu nezobrazuje (výhodně využijeme ve chvíli, kdy už je akce minulostí a ve výpisu všech akcí zbytečně překáží; jiná možnost využití je pro sledování dokumentace akce ve spojení administračním centrem Domečku).
• Popis
  Tato záložka umožňuje vyplnit textový popis náplně a zaměření dané akce, popřípadě nároků na členy apod. Pokud využíváte také administrační centrum Domečku pro web a intranet, je tento text použit pro popis zájmového útvaru při zobrazení na webu.
• Statistika
  Karta sloužící pro zadání základních statistických údajů pro potřeby zpracování hodnotící zprávy či zahajovacího výkazu. Pokud u každé akce tyto hodnoty vyplníme, stačí potom k termínu zpracování příslušného výkazu vyexportovat tabulku akcí do excelu (viz kapitola Statistika a výstupy dat). Takto exportovaná tabulka obsahuje i sloupečky se statistickými údaji, které stačí jen setřídit a posčítat.
• Přihlášení
  Slouží pro povolení možnosti online přihlašování na akci. Je nutné zaškrtnout alespoň jeden obor a dále vyplnit datum a čas, od kdy bude přihlašování na akce povoleno (Povolit od). Toto nastavení lze poté zkopírovat do všech akcí s povolenou propagací tlačítkem "Aktualizovat v ostatních".
  Je zde také možnost propagovat akci na portálech, s nimiž si váš informační systém vyměňuje data (tuto možnost využijete pouze tehdy, pokud jste s námi výměnu dat pro nějaký externí portál dohodli - více informací můžete získat, pokud nás kontaktujete).
  Na této kartě je také možné nastavit tzv. předzápis - vyplněním data a času v poli "Předzápis do" určíme, v jakém období se mohou přihlašovat přednostně pouze ti, kteří znají nastavené heslo (lze použít např. pro přednostní přihlašování stávajících členů). V případě, že je nastaveno datum a čas předzápisu, musí být vyplněno také heslo pro předzápis (Domeček automaticky vygeneruje náhodné heslo, lze je ale změnit). Přednostní zápis bude v klientském centru přístupný v období mezi datem a časem "Povolit od" a "Předzápis do". Poté bude zápis dostupný všem bez omezení (do naplnění kapacity akce).
  V poli "Náhradníků" je možné určit počet náhradníků, kterým bude povoleno online přihlášení v případě překročení kapacity akce.
• Termíny
  Zde je možné definovat termíny konání akce. Zadává se buď jako jednotlivé datum a čas (jednodenní akce, případně akce konané ve více dnech s větším odstupem) anebo je možné určit počáteční a koncové datum, jde-li o vícedenní akci. V takovém případě se zadá u prvního data čas počátku akce a u druhého data čas ukončení.
• Místo
  V této záložce je možné určit, kde se daná akce koná. Místo a případně i prostor (místnost v rámci budovy) se dají měnit přímo na této záložce kliknutím na modré tlačítko se dvěma tečkami. Mimo to je zde také informace, do kterého typu činností akce patří (více v kapitole Číselníky)
• Lektoři
  Tato záložka umožňuje definovat hlavního lektora a případně i další lektory, kteří budou akci zajišťovat. Lektory můžeme libovolně přidávat či odebírat. Abychom mohli lektora přidat, musí být napřed definován v číselníku lektorů.
• Zpracování údajů
  Zde jsou definice důvodů zpracování osobních údajů podle nastavení v číselníku Důvodů zpracování. Je možné zde přidat další důvod zpracování anebo stávající odebrat.
• Ceny
  Na této záložce se nastavují jednotlivé varianty ceny akce. Definice cen má zásadní vliv na správnost vykazování účastníků a je tak třeba ji věnovat náležitou pozornost!!! Podrobný postup definice cen je popsán v metodickém návodu.

V modulu akce je možné zakládat nové či rušit existující. Při zakládání nové akce (stiskem tlačítka „Nový (F7)“ je nutné definovat postupně lektora, místo konání a typ činnosti zakládané akce. Poté se založí nová karta akce a je možné doplnit zbývající charakteristiky, popřípadě doplnit doplatky a nově založenou akci uložit (stiskem tlačítka „Uložit (F2)“. Použití tlačítka „Přerušit (F9)“ způsobí zahození všech vyplněných údajů o nově zakládané akci a její neuložení!

Rušení akcí je možné stiskem tlačítka „Smazat (F4)“. Doporučujeme se pečlivě přesvědčit, zda mažeme skutečně akci, kterou chceme! Domeček uživateli neumožní smazat akci, v níž jsou založené nějaké přihlášky. Pokud je akce prázdná (tj. neexistuje ani jedna přihláška), požádá Domeček o potvrzení smazání a po stisku tlačítka „Ano“ akci nevratně smaže z databáze.

Existující akce, resp. údaje o nich, je možné opravovat s pomocí tlačítka „Oprava (F4)“.

Nad seznamem existujících akcí vpravo je zatržítko „Zobrazit ukončené“. To umožňuje rozšířit seznam zobrazených akcí o ty, které byly označeny příznakem „akce ukončena“.

Je-li některá akce vybrána (modře podbarvena), je možné nad seznamem akcí přepnout na kartu přihlášek a pracovat se seznamem přihlášených členů.

Pod seznamem akcí najdeme tlačítka Přehled akce a Přehled souhlasů. Přehled akce vytvoří sestavu, která nám poskytne ucelený přehled o detailech akce, základní seznam členů a informaci o jejich platbách. Je to výhodné pro rychlou informaci nebo kontrolu. Tlačítko Přehled souhlasů vytvoří sestavu s výčtem poskytnutých souhlasů k jednotlivým přihláškám.

Tlačítko Duplikovat akci umožňuje zkopírovat již nastavenou akci pro založení nové podobné. Při duplikování se zkopírují všechny údaje kromě termínů.

Tlačítko Import akce umožňuje naimportovat údaje o akcích z předchozího školního roku. Import se provádí postupně po jedné akci - z nabídky vybereme akci, kterou chceme importovat, určíme typ činnosti, do kterého patří a potvrdíme. Při importu se zkopírují všechny údaje kromě cen a termínů.

Tlačítko Založit předpisy spustí průvodce hromadným založením předpisů plateb na všechny (nebo vybrané) přihlášky. Z průvodce založením předpisů je možné rovnou odeslat e-maily s platebními údaji všem účastníkům. Označíme-li nějakou akci (stačí na kliknout na řádek vybrané akce), lze tento nástroj vyvolat tlačítkem Založit předpisy, které najdeme pod tabuklou akcí. V průvodci se zobrazí přehled všech přihlášek vybrané akce a všech jejich aktuálních předpisů. Z roletky "Výběr nového předpisu" lze zvolit variantu ceny, která se má použít pro založení předpisů. Tlačítko "Nastavit do ostatních" pak vybraný předpis doplní ke všem přihláškám. V políčku "sleva/přípl." je pak možné individuálně provádět případné úpravy předpisu pro konkrétní přihlášku, je-li to nutné. Pomocí zatržítka "Odeslat pokyny na e-mail účastníka" určíme, zda se má všem (nebo vybraným) rovnou odeslat e-mail s platebními instrukcemi (text zprávy se definuje v nastavení - e-mail příkazu). Na záložce Nastavení e-mailu je možné si zprávu prohlédnout a případně upravit (a je tak možné modifikovat zprávu na míru konkrétní akci).

Tlačítko Stornovat předpisy spustí průvodce hromadným založením storno zápisů k předpisů. Tím je možno pro více (ale i jednu) přihlášek založit storna např. při potřeba všem účastníkům z organizačních důvodů vrátit určitou částku. Průvodce umožňuje následné zpracování plateb vzniklých přeplatků. Více zde.

Přihlášky, předpisy, platby

Podrobný postup založení nové přihlášky účastníka akce je popsán v kapitole Postup přihlašování členů.

Podrobný postup hromadného stornování předpisů (vratek) je popsán v kapitole Vratky.

V každé akci jsou evidovány přihlášky jednotlivých zapsaných členů, kterým jsou automaticky při založení přihlášky přidělovány variabilní symboly. Přihláška člena je členěna do několika záložek:

• Přihláška
  Zobrazuje automaticky přidělený variabilní symbol a také obsahuje informaci o stavu přihlášky (přihlášen, odhlášen, náhradník, neschváleno, zamítnuto), interní poznámku, upozornění na zdravotní stav, souhrnný přehled o úhradách plateb člena a zatržítka informující o tom, zda máme k dispozici podepsaný originál přihlášky a zda smí člen odejít po skončení samostatně.
  Na přihlášce je evidováno datum "založení" (kdy byla přihláška zapsána) a datum "přihlášení" (kdy byl účastník skutečně přihlášen k činnosti - např. datum schválení přihlášky, datum změny z náhradníka na přihlášen). Datum přihlášení lze změnit v okamžiku nastavení stavu přihlášky na "přihlášen".
  Záložka Přihláška dále umožňuje „listinné“ operace s přihláškou – kromě samotného tisku přihlášky a zobrazení jejího náhledu umožňuje také odeslat přihlášku přímo e-mailem (ve formátu PDF). V takovém případě musí být u člena vyplněn e-mail (více v kapitole Postup přihlašování členů). Je-li to potřebné, umožňuje záložka Přihláška také vytisknout (nebo odeslat e-mailem) pouze platební příkaz k platbě.
• Osobní údaje a kontaktní údaje
  Tyto záložky jsou převzaty z evidence členů a zobrazují dostupné údaje o členovi. Je možné je přímo z přihlášky opravovat (stiskem tlačítka „Oprava (F4)“ se přihláška otevře pro opravy; provedeme-li a uložíme v osobních či kontaktních údajích nějaké změny, promítnou se tyto změny do karty účastníka v evidenci členů)
• Předpisy
  Záložka obsahující přehled o platbách, které měl daný člen uhradit. Přidávat nový předpis platby je možné tlačítkem Nový předpis. Při zadávání předpisu je možné cenu dále upravit pomocí slevy (buď přímým zadáním částky v poli Sleva/přípl. anebo s využitím pole Slevový kód, kam je možné zapsat slevu předdefinovanou. Pokud chceme některou z definovaných slev uplatnit, prostě vepíšeme příslušný kód do tohoto políčka. Cena předpisu se v takovém případě po ověření platnosti kódu automaticky upraví. Pokud by byl zadán neplatný kód, nedojde k žádné úpravě ceny. V případě použití pole Slevový kód už nejde dopsat ručně jinou slevu do pole Sleva/příplatek. Samozřejmě i tady platí, že doporučujeme jakékoli poskytované slevy komentovat v poznámce. Předem definované slevy se spravují v modulu Slevové kody.
  Již vystavené předpisy je možné upravit pomocí tlačítka „Oprava předpisu“ v pravé části záložky, popřípadě lze předpis přidat či smazat. Pozor – smazání předpisu má vliv na vyrovnanost plateb! Jakýkoli vystavený předpis lze stornovat pomocí tlačítka „Storno předpisu“. Chceme-li stornovat předpis, je nutné nejprve vybrat, který předpis chceme stornovat (kliknout na něj myší), teprve poté stisknout tlačítko „Storno předpisu“. Domeček automaticky doplní částku ke stornování ve výši vybraného předpisu, je ale možné ji upravit a vystavit tak jen částečné storno (např. z důvodu odstěhování či dlouhodobé nemoci). Ke každému předpisu je možné dopsat poznámku (např. „zaplatí později) a doplnit částku slevy (výsledný předpis k úhradě je pak snížen o částku slevy). Každý vystavený předpis obsahuje záznam o datu, kdy byl vystaven. Domeček umožňuje používat mechanismus měsíčních uzávěrek. V takovém případě nelze opravovat či mazat předpisy plateb v již uzavřeném období a všechny úpravy lze provádět pouze prostřednictvím storno zápisů. Rozhodneme-li se tento způsob práce používat, lze Domeček využít plnohodnotně jako podklad pro účetnictví – bude nám sloužit jako průkazná operativní evidence k účtu pohledávek. Tím je možné ušetřit nemalé množství účetních operací (a tedy i finančních prostředků!). Doporučujeme pečlivě zvážit nastavení uživatelských práv. Praxe ukazuje, že je výhodné neumožnit mazání a opravy vystavených předpisů plateb všem uživatelům – evidence je pak mnohem pečlivější a průkaznější.
  Pro případ potřeby zakládat předpisy hromadně na více přihlášek je možné využít nástroj, který to umožňuje. Jeho popis je uveden v kapitole akce (je možné využít např. pro založení předpisů na druhé pololetí).
• Platby
  V přehledu plateb člena je vidět seznam všech úhrad, které byly provedeny v bance na daný variabilní symbol (podle importovaných bankovních výpisů) s uvedením částky, data a čísla bankovního účtu (v poznámce je název účtu, pokud existuje). Záložka Platby dále umožňuje zadávat platby provedené v hotovosti (a tisknout k nim stvrzenky), převádět platbu na jiný variabilní symbol a dopisovat chybně provedené úhrady v bance.
  Převod na jiný variabilní symbol je možné zadat jako novou platbu daného člena. V tom případě Domeček nabídne vyhledávací formulář pro nalezení variabilního symbolu, na který chceme peníze převést (jedná se v podstatě o seznam všech existujících přihlášek). V tomto formuláři lze podle VS nebo podle příjmení vyhledat, na který variabilní symbol má být platba převedena. Domeček si pamatuje, podle kterého údaje vyhledáváme a příště bude automaticky očekávat vyhledávání podle stejného údaje. Po vybrání a potvrzení zvoleného variabilního symbolu (tlačítkem „Vybrat (F6)“ je založena platba (ve spodní části okna plateb) s automaticky doplněným popisem „převod na VS“, předvyplněným aktuálním datem a možností dopsat částku, kterou chceme převést. Tato částka musí být zapsána se záporným znaménkem! Stiskem tlačítka „Uložit“ převod dokončíme.
  Doplnění chybné úhrady v bance – Domeček umožňuje administrátorovi ručně zadávat dohledané chybné úhrady podle bankovních výpisů – např. když plátce zadá chybný variabilní symbol nebo ho zapomene vyplnit. Platby, které obsahují neznámý variabilní symbol, Domeček na bankovním výpisu ignoruje. Jediná možnost, jak úhradu v takovém případě provést, je ruční dopsání platby s komentářem důvodu chyb. Je také možné zadat chybně provedený platební příkaz ve prospěch účastníka (např. měli jsme vrátit nějakou platbu, avšak při provedení platebního příkazu jsme chybně zadali variabilní symbol a platba se tudíž automaticky nepřiřadila).
  Dotace na úhradu úplaty - Pokud organizace účastníkovi poskytuje na část úhrady dotaci (např. zřizovatel poskytl dotaci na podporu sociálně slabších), lze k tomu využít typ platby Dotace-příjem. Předpis platby se na přihlášce nemění, jen je část ceny uhrazena nikoli účastníkem, ale připsanou doatcí. Podrobný popis najdete zde.
  Potvrzení o přijaté platbě - Pokud účastník (zákonný zástupce) potřebuje potvrzení o úhradě (např. pro účely příspěvku zdravotní pojišťovny), je možné pomocí tlačítka Tisk dokladu vystavit doklad o přijaté platbě. Doklad je možné doplnit vlastním komentářem (např. v případěl, že účastník zaplatil chybně a platbu jsme ručně připsali). Podrobný popis práce s potvrzením o úhradě najdete zde.

V seznamu přihlášek na akci je možné jednotlivé přihlášky opravovat stiskem tlačítka „Oprava (F4)“. Domeček se zeptá, zda chceme změnit stav přihlášky anebo přímo editovat přihlášku. Změna stavu umožňuje rychle nastavit příznak odhlášen, náhradník či přihlášen (popřípadě neschváleno – funkce zatím není aktivní). Přímá editace přihlášky umožňuje opravovat údaje na přihlášce. Na záložce Přihláška je možné přímo nastavit existenci podepsaného formuláře stiskem tlačítka „Přihláška podepsána“ (není aktivní, pokud už je zatržítko nastaveno).

V případě, že je již existující člen odhlášen, provádí se to změnou stavu přihlášky, nikoli smazáním přihlášky ze seznamu! Domeček neumožní smazat přihlášku, která obsahuje předpisy plateb či platby. Doporučujeme však nemazat žádné přihlášky, kromě případů, kdy je přihláška skutečně omylem chybně vystavena a nepatří sem. Přihlášky, které mají nastaven příznak „odhlášen“ nejsou v seznamu přihlášek standardně vidět (lze přepnout výběrem „odhlášené“ vpravo nad seznamem přihlášek.

Tlačítko Karta účastníka zobrazí rychlý náhled historie konkrétního účastníka za všechny školní roky zpět (přehled jeho přihlášek a plateb do kroužků, akcí i táborů).

Počet přihlášek, přehled o stavu přihlášky a platbách

Okno seznamu přihlášek zobrazuje v záhlaví nad přihláškami počet přihlášek na první i druhé pololetí.

Řádky v seznamu přihlášek jsou pro rychlou orientaci barevně odlišeny s těmito významy:

• šedá: přihláška neobsahuje předpis plateb
• žlutá: přihláška je ve stavu „náhradník“
• červená: přihláška obsahuje nevyrovnané platby – člen neuhradil všechny předpisy
• zelená: přihláška obsahuje nevyrovnané platby – člen zaplatil více, než měl
• bílá: přihláška má vyrovnané všechny platby – člen zaplatil to, co měl

Hromadné zaslání mailu vybraným účastníkům

Domeček umožňuje najednou posílat e-mail všech zapsaným členům v zájmovém útvaru, popřípadě vybraným z nich. Tuto možnost lze využít kliknutím myší na podtržený kód a název zájmového útvaru nad seznamem přihlášek (vyžaduje korektně nainstalovaný e-mailový klient v počítači).

Pomocí výběru jednotlivých řádků v seznamu určíme, kterým členům chceme mail poslat. Výběr lze provést buď kliknutím myší do volného zaškrtávacího boxu na začátku řádku anebo stiskem klávesy Insert.

Hromadné zasílání mailu podporuje přidání nejvýše 80 adres do jedné zprávy. V případě rozsáhlých seznamů účastníků je tedy nutné účastníky označit nadvakrát a odeslat dvě zprávy.

Tábory

Modul Tábory zobrazuje seznam všech definovaných táborů (pobytových akcí, případně příměstských táborů), které jsou v aktuálních datech zadány. Pro vybraný (modře podbarvený) záznam (akci) se ve spodní části zobrazí formulářové zobrazení všech podrobností, rozdělené do několika záložek:

• Tábor
  Zde jsou všechny údaje o konání, srazu, kapacitě, nutném vybavení apod. Součástí této záložky je i možnost označit (zatržítkem) akci jako ukončenou – takto označená akce se poté v seznamu nezobrazuje (výhodně využijeme ve chvíli, kdy už je akce minulostí a ve výpisu všech akcí zbytečně překáží; jiná možnost využití je pro sledování dokumentace akce ve spojení administračním centrem Domečku).
• Popis
  Tato záložka umožňuje vyplnit textový popis náplně a zaměření dané akce, popřípadě nároků na členy apod. Pokud využíváte také administrační centrum Domečku pro web a intranet, je tento text použit pro popis zájmového útvaru při zobrazení na webu.
• Statistika
  Zde se vyplní nastavení druhu akce pro účely zahajovacího výkazu. Po skončení akce je možné zde doplnit počet pracovníků a doplňující údaje o konání akce o víkendech a svátcích.
• Přihlášení
  Slouží pro povolení možnosti online přihlašování na tábor. Je nutné zaškrtnout alespoň jeden obor a dále vyplnit datum a čas, od kdy bude přihlašování na tábory povoleno (Povolit od). Toto nastavení lze poté zkopírovat do všech táborů s povolenou propagací tlačítkem "Aktualizovat v ostatních".
  Je zde také možnost propagovat akci na portálech, s nimiž si váš informační systém vyměňuje data (tuto možnost využijete pouze tehdy, pokud jste s námi výměnu dat pro nějaký externí portál dohodli - více informací můžete získat, pokud nás kontaktujete).
  Na této kartě je také možné nastavit tzv. předzápis - vyplněním data a času v poli "Předzápis do" určíme, v jakém období se mohou přihlašovat přednostně pouze ti, kteří znají nastavené heslo (lze použít např. pro přednostní přihlašování stávajících členů). V případě, že je nastaveno datum a čas předzápisu, musí být vyplněno také heslo pro předzápis (Domeček automaticky vygeneruje náhodné heslo, lze je ale změnit). Přednostní zápis bude v klientském centru přístupný v období mezi datem a časem "Povolit od" a "Předzápis do". Poté bude zápis dostupný všem bez omezení (do naplnění kapacity tábora).
  V poli "Náhradníků" je možné určit počet náhradníků, kterým bude povoleno online přihlášení v případě překročení kapacity tábora.
• Termíny
  Zde je možné definovat termíny konání akce. Zadává se buď jako jednotlivé datum a čas (jednodenní akce a příměstské tábory, případně akce konané ve více dnech s větším odstupem) anebo je možné určit počáteční a koncové datum, jde-li o vícedenní akci. V takovém případě se zadá u prvního data čas počátku akce a u druhého data čas ukončení.
• Místo
  V této záložce je možné určit, kde se daná akce koná. Místo a případně i prostor (místnost v rámci budovy) se dají měnit přímo na této záložce kliknutím na modré tlačítko se dvěma tečkami. Mimo to je zde také informace, do kterého typu činností akce patří (více v kapitole Číselníky)
• Lektoři
  Tato záložka umožňuje definovat hlavního lektora a případně i další lektory, kteří budou akci zajišťovat. Lektory můžeme libovolně přidávat či odebírat. Abychom mohli lektora přidat, musí být napřed definován v číselníku lektorů.
• Zpracování údajů
  Zde jsou definice důvodů zpracování osobních údajů podle nastavení v číselníku Důvodů zpracování. Je možné zde přidat další důvod zpracování anebo stávající odebrat.
• Ceny
  Na této záložce se nastavují jednotlivé varianty ceny akce. Definice cen má zásadní vliv na správnost vykazování účastníků a je tak třeba ji věnovat náležitou pozornost!!! Podrobný postup definice cen je popsán v metodickém návodu.

V modulu Tábory je možné zakládat nové či rušit existující. Při zakládání nové akce (stiskem tlačítka „Nový (F7)“ je nutné definovat postupně lektora, místo konání a typ činnosti zakládané akce. Poté se založí nová karta akce a je možné doplnit zbývající charakteristiky, popřípadě doplnit doplatky a nově založenou akci uložit (stiskem tlačítka „Uložit (F2)“. Použití tlačítka „Přerušit (F9)“ způsobí zahození všech vyplněných údajů o nově zakládané akci a její neuložení!

Rušení akcí je možné stiskem tlačítka „Smazat (F4)“. Doporučujeme se pečlivě přesvědčit, zda mažeme skutečně akci, kterou chceme! Domeček uživateli neumožní smazat akci, v níž jsou založené nějaké přihlášky. Pokud je akce prázdná (tj. neexistuje ani jedna přihláška), požádá Domeček o potvrzení smazání a po stisku tlačítka „Ano“ akci nevratně smaže z databáze.

Existující akce, resp. údaje o nich, je možné opravovat s pomocí tlačítka „Oprava (F4)“.

Nad seznamem existujících akcí vpravo je zatržítko „Zobrazit ukončené“. To umožňuje rozšířit seznam zobrazených akcí o ty, které byly označeny příznakem „akce ukončena“.

Je-li některá akce vybrána (modře podbarvena), je možné nad seznamem akcí přepnout na kartu přihlášek a pracovat se seznamem přihlášených členů.

Pod seznamem akcí najdeme tlačítka Přehled tábora a Přehled souhlasů. Přehled tábora vytvoří sestavu, která nám poskytne ucelený přehled o detailech akce, základní seznam členů a informaci o jejich platbách. Je to výhodné pro rychlou informaci nebo kontrolu. Tlačítko Přehled souhlasů vytvoří sestavu s výčtem poskytnutých souhlasů k jednotlivým přihláškám.

Tlačítko Duplikovat tábor umožňuje zkopírovat již nastavenou akci pro založení nové podobné. Při duplikování se zkopírují všechny údaje kromě termínů.

Tlačítko Import tábora umožňuje naimportovat údaje o akcích z předchozího školního roku. Import se provádí postupně po jedné akci - z nabídky vybereme akci, kterou chceme importovat, určíme typ činnosti, do kterého patří a potvrdíme. Při importu se zkopírují všechny údaje kromě cen a termínů.

Tlačítko Založit předpisy spustí průvodce hromadným založením předpisů plateb na všechny (nebo vybrané) přihlášky. Z průvodce založením předpisů je možné rovnou odeslat e-maily s platebními údaji všem účastníkům. Označíme-li nějakou akci (stačí na kliknout na řádek vybrané akce), lze tento nástroj vyvolat tlačítkem Založit předpisy, které najdeme pod tabuklou akcí. V průvodci se zobrazí přehled všech přihlášek vybrané akce a všech jejich aktuálních předpisů. Z roletky "Výběr nového předpisu" lze zvolit variantu ceny, která se má použít pro založení předpisů. Tlačítko "Nastavit do ostatních" pak vybraný předpis doplní ke všem přihláškám. V políčku "sleva/přípl." je pak možné individuálně provádět případné úpravy předpisu pro konkrétní přihlášku, je-li to nutné. Pomocí zatržítka "Odeslat pokyny na e-mail účastníka" určíme, zda se má všem (nebo vybraným) rovnou odeslat e-mail s platebními instrukcemi (text zprávy se definuje v nastavení - e-mail příkazu). Na záložce Nastavení e-mailu je možné si zprávu prohlédnout a případně upravit (a je tak možné modifikovat zprávu na míru konkrétní akci).

Tlačítko Stornovat předpisy spustí průvodce hromadným založením storno zápisů k předpisů. Tím je možno pro více (ale i jednu) přihlášek založit storna např. při potřeba všem účastníkům z organizačních důvodů vrátit určitou částku. Průvodce umožňuje následné zpracování plateb vzniklých přeplatků. Více zde.

Přihlášky, předpisy, platby

Podrobný postup založení nové přihlášky účastníka na tábor je popsán v kapitole Postup přihlašování členů.

Podrobný postup hromadného stornování předpisů (vratek) je popsán v kapitole Vratky.

U každého tábora jsou evidovány přihlášky jednotlivých zapsaných členů, kterým jsou automaticky při založení přihlášky přidělovány variabilní symboly. Přihláška člena je členěna do několika záložek:

• Přihláška
  Zobrazuje automaticky přidělený variabilní symbol a také obsahuje informaci o stavu přihlášky (přihlášen, odhlášen, náhradník, neschváleno, zamítnuto), interní poznámku, upozornění na zdravotní stav, souhrnný přehled o úhradách plateb člena a zatržítka informující o tom, zda máme k dispozici podepsaný originál přihlášky a zda smí člen odejít po skončení samostatně.
  Na přihlášce je evidováno datum "založení" (kdy byla přihláška zapsána) a datum "přihlášení" (kdy byl účastník skutečně přihlášen k činnosti - např. datum schválení přihlášky, datum změny z náhradníka na přihlášen). Datum přihlášení lze změnit v okamžiku nastavení stavu přihlášky na "přihlášen".
  Záložka Přihláška dále umožňuje „listinné“ operace s přihláškou – kromě samotného tisku přihlášky a zobrazení jejího náhledu umožňuje také odeslat přihlášku přímo e-mailem (ve formátu PDF). V takovém případě musí být u člena vyplněn e-mail (více v kapitole Postup přihlašování členů). Je-li to potřebné, umožňuje záložka Přihláška také vytisknout (nebo odeslat e-mailem) pouze platební příkaz k platbě.
• Osobní údaje a kontaktní údaje
  Tyto záložky jsou převzaty z evidence členů a zobrazují dostupné údaje o členovi. Je možné je přímo z přihlášky opravovat (stiskem tlačítka „Oprava (F4)“ se přihláška otevře pro opravy; provedeme-li a uložíme v osobních či kontaktních údajích nějaké změny, promítnou se tyto změny do karty účastníka v evidenci členů)
• Předpisy
  Záložka obsahující přehled o platbách, které měl přihlášený uhradit. Přidávat nový předpis platby je možné tlačítkem Nový předpis. Při zadávání předpisu je možné cenu dále upravit pomocí slevy (buď přímým zadáním částky v poli Sleva/přípl. anebo s využitím pole Slevový kód, kam je možné zapsat slevu předdefinovanou. Pokud chceme některou z definovaných slev uplatnit, prostě vepíšeme příslušný kód do tohoto políčka. Cena předpisu se v takovém případě po ověření platnosti kódu automaticky upraví. Pokud by byl zadán neplatný kód, nedojde k žádné úpravě ceny. V případě použití pole Slevový kód už nejde dopsat ručně jinou slevu do pole Sleva/příplatek. Samozřejmě i tady platí, že doporučujeme jakékoli poskytované slevy komentovat v poznámce. Předem definované slevy se spravují v modulu Slevové kody.
  Již vystavené předpisy je možné upravit pomocí tlačítka „Oprava předpisu“ v pravé části záložky, popřípadě lze předpis přidat či smazat. Pozor – smazání předpisu má vliv na vyrovnanost plateb! Jakýkoli vystavený předpis lze stornovat pomocí tlačítka „Storno předpisu“. Chceme-li stornovat předpis, je nutné nejprve vybrat, který předpis chceme stornovat (kliknout na něj myší), teprve poté stisknout tlačítko „Storno předpisu“. Domeček automaticky doplní částku ke stornování ve výši vybraného předpisu, je ale možné ji upravit a vystavit tak jen částečné storno (např. z důvodu odstěhování či dlouhodobé nemoci). Ke každému předpisu je možné dopsat poznámku (např. „zaplatí později) a doplnit částku slevy (výsledný předpis k úhradě je pak snížen o částku slevy). Každý vystavený předpis obsahuje záznam o datu, kdy byl vystaven. Domeček umožňuje používat mechanismus měsíčních uzávěrek. V takovém případě nelze opravovat či mazat předpisy plateb v již uzavřeném období a všechny úpravy lze provádět pouze prostřednictvím storno zápisů. Rozhodneme-li se tento způsob práce používat, lze Domeček využít plnohodnotně jako podklad pro účetnictví – bude nám sloužit jako průkazná operativní evidence k účtu pohledávek. Tím je možné ušetřit nemalé množství účetních operací (a tedy i finančních prostředků!). Doporučujeme pečlivě zvážit nastavení uživatelských práv. Praxe ukazuje, že je výhodné neumožnit mazání a opravy vystavených předpisů plateb všem uživatelům – evidence je pak mnohem pečlivější a průkaznější.
  Pro případ potřeby zakládat předpisy hromadně na více přihlášek je možné využít nástroj, který to umožňuje. Jeho popis je uveden v kapitole tábory (je možné využít např. pro založení předpisů na druhé pololetí).
• Platby
  V přehledu plateb člena je vidět seznam všech úhrad, které byly provedeny v bance na daný variabilní symbol (podle importovaných bankovních výpisů) s uvedením částky, data a čísla bankovního účtu (v poznámce je název účtu, pokud existuje). Záložka Platby dále umožňuje zadávat platby provedené v hotovosti (a tisknout k nim stvrzenky), převádět platbu na jiný variabilní symbol a dopisovat chybně provedené úhrady v bance.
  Převod na jiný variabilní symbol je možné zadat jako novou platbu daného člena. V tom případě Domeček nabídne vyhledávací formulář pro nalezení variabilního symbolu, na který chceme peníze převést (jedná se v podstatě o seznam všech existujících přihlášek). V tomto formuláři lze podle VS nebo podle příjmení vyhledat, na který variabilní symbol má být platba převedena. Domeček si pamatuje, podle kterého údaje vyhledáváme a příště bude automaticky očekávat vyhledávání podle stejného údaje. Po vybrání a potvrzení zvoleného variabilního symbolu (tlačítkem „Vybrat (F6)“ je založena platba (ve spodní části okna plateb) s automaticky doplněným popisem „převod na VS“, předvyplněným aktuálním datem a možností dopsat částku, kterou chceme převést. Tato částka musí být zapsána se záporným znaménkem! Stiskem tlačítka „Uložit“ převod dokončíme.
  Doplnění chybné úhrady v bance – Domeček umožňuje administrátorovi ručně zadávat dohledané chybné úhrady podle bankovních výpisů – např. když plátce zadá chybný variabilní symbol nebo ho zapomene vyplnit. Platby, které obsahují neznámý variabilní symbol, Domeček na bankovním výpisu ignoruje. Jediná možnost, jak úhradu v takovém případě provést, je ruční dopsání platby s komentářem důvodu chyb. Je také možné zadat chybně provedený platební příkaz ve prospěch účastníka (např. měli jsme vrátit nějakou platbu, avšak při provedení platebního příkazu jsme chybně zadali variabilní symbol a platba se tudíž automaticky nepřiřadila).
  Dotace na úhradu úplaty - Pokud organizace účastníkovi poskytuje na část úhrady dotaci (např. zřizovatel poskytl dotaci na podporu sociálně slabších), lze k tomu využít typ platby Dotace-příjem. Předpis platby se na přihlášce nemění, jen je část ceny uhrazena nikoli účastníkem, ale připsanou doatcí. Podrobný popis najdete zde.
  Potvrzení o přijaté platbě - Pokud účastník (zákonný zástupce) potřebuje potvrzení o úhradě (např. pro účely příspěvku zdravotní pojišťovny), je možné pomocí tlačítka Tisk dokladu vystavit doklad o přijaté platbě. Doklad je možné doplnit vlastním komentářem (např. v případěl, že účastník zaplatil chybně a platbu jsme ručně připsali). Podrobný popis práce s potvrzením o úhradě najdete zde.

V seznamu přihlášek na tábor je možné jednotlivé přihlášky opravovat stiskem tlačítka „Oprava (F4)“. Domeček se zeptá, zda chceme změnit stav přihlášky anebo přímo editovat přihlášku. Změna stavu umožňuje rychle nastavit příznak odhlášen, náhradník či přihlášen (popřípadě neschváleno – funkce zatím není aktivní). Přímá editace přihlášky umožňuje opravovat údaje na přihlášce. Na záložce Přihláška je možné přímo nastavit existenci podepsaného formuláře stiskem tlačítka „Přihláška podepsána“ (není aktivní, pokud už je zatržítko nastaveno).

V případě, že je již existující člen odhlášen, provádí se to změnou stavu přihlášky, nikoli smazáním přihlášky ze seznamu! Domeček neumožní smazat přihlášku, která obsahuje předpisy plateb či platby. Doporučujeme však nemazat žádné přihlášky, kromě případů, kdy je přihláška skutečně omylem chybně vystavena a nepatří sem. Přihlášky, které mají nastaven příznak „odhlášen“ nejsou v seznamu přihlášek standardně vidět (lze přepnout výběrem „odhlášené“ vpravo nad seznamem přihlášek.

Tlačítko Karta účastníka zobrazí rychlý náhled historie konkrétního účastníka za všechny školní roky zpět (přehled jeho přihlášek a plateb do kroužků, akcí i táborů).

Počet přihlášek, přehled o stavu přihlášky a platbách

Okno seznamu přihlášek zobrazuje v záhlaví nad přihláškami počet přihlášek z celkového počtu volné kapacity.

Řádky v seznamu přihlášek jsou pro rychlou orientaci barevně odlišeny s těmito významy:

• šedá: přihláška neobsahuje předpis plateb
• žlutá: přihláška je ve stavu „náhradník“
• červená: přihláška obsahuje nevyrovnané platby – člen neuhradil všechny předpisy
• zelená: přihláška obsahuje nevyrovnané platby – člen zaplatil více, než měl
• bílá: přihláška má vyrovnané všechny platby – člen zaplatil to, co měl

Hromadné zaslání mailu vybraným účastníkům

Domeček umožňuje najednou posílat e-mail všech zapsaným členům v zájmovém útvaru, popřípadě vybraným z nich. Tuto možnost lze využít kliknutím myší na podtržený kód a název zájmového útvaru nad seznamem přihlášek (vyžaduje korektně nainstalovaný e-mailový klient v počítači).

Pomocí výběru jednotlivých řádků v seznamu určíme, kterým členům chceme mail poslat. Výběr lze provést buď kliknutím myší do volného zaškrtávacího boxu na začátku řádku anebo stiskem klávesy Insert.

Hromadné zasílání mailu podporuje přidání nejvýše 80 adres do jedné zprávy. V případě rozsáhlých seznamů účastníků je tedy nutné účastníky označit nadvakrát a odeslat dvě zprávy.

Přihlášky

Modul Přihlášky slouží pro zobrazení celkového přehledu všech přihlášek evidovaných v aktuálním školním roce. Zobrazuje pohromadě přihlášky za kroužky, akce i tábory.

Pro vyhledávání v přihláškách lze využít nástroje rychlého filtru a vyhledání (viz kapitola Obecné nástroje). Ve spodní části okna je formulářové zobrazení detailu vybraného záznamu (tedy toho záznamu, který je zvýrazněn modrým podbarvením).

Detail vybrané přihlášky zobrazuje veškeré informace z přihlášky a také souhrn předpisů a plateb. Můžeme zde tedy získat komplexní informace o stavu každé přihlášky.

Souhrnné zobrazení přihlášek můžeme využít např. pro celkový přehled přihlášek konkrétního účasntíka. Pomocí exportu do XLS nebo PDF je také možné získat kompletní soubor přihlášek jako archivní soubor školní matriky (je však třeba zdůraznit, že forma vedení školní matriky není pevně stanovena a záleží na rozhodnutí ředitele organizace, jakou formu zvolí - evidence v Domečku je z tohoto pohledu zcela dostačující).

Požadavky

Modul Požadavky slouží ke zpracování přijatých požadavků buď z klientského centra anebo přímo zadaných pracovníkem na základě přijaté žádosti.

Zpracování požadvaků přijatých z klientského centra

Pokud má klient registrovaný klientský účet, může v detailu konkrétní přihlášky vyplnit jednoduchý formulář žádosti o vrácení části nebo celého účastnického poplatku – uvede pouze zdůvodnění a číslo účtu pro zaslání přeplatku. Popřípadě je možné zvolit, že si přeje přeplatek ponechat pro budoucí úhradu přihlášky. Pokud už jednou klient žádost vyplní, nemůže vyplnit další, dokud tento požadavek nebude zpracován.

V modulu Požadavky se pak objevují jednotlivé přijaté žádosti. Ve sloupci „Založil“ je vidět, který uživatel zadal požadavek. Pokud se jedná o žádost přijatou z klientského centra, najdete zde hodnotu „systém (emailova_adresa)“. Emailová adresa zde uvedená je příslušný klientský účet, z něhož požadavek přišel.

Na záložkách Přihláška, Předpisy a Platby je možné zkontrolovat aktuální stav přihlášky – o koho se jedná, jaké má vystavené předpisy a jaké u něj proběhly úhrady. Na základě těchto informací se pak můžete rozhodnout, jak naložit s přijatou žádostí – schválit nebo zamítnout. V případě oprávněné žádosti pak rovnou můžete zadat storno předpisu.

Při zpracování žádosti tímto způsobem pracujete přímo s konkrétní přihláškou. Je tedy vhodné se nejprve ujistit, zda opravdu stornujete odpovídající předpis a zda účastník má na požadovanou vratku nárok. Pokud storno předpisu na přihlášce zadáte a vznikne tím přeplatek, nabídne se rovnou podle zvoleného způsobu vypořádání buď možnost založit příkaz k úhradě anebo jen informace o ponechání přeplatku pro budoucí úhradu.

V případě, že při zpracování žádosti usoudíte, že je nutné ji z nějakého důvodu zamítnout, je možné na kartě Odeslat email rovnou žadatele informovat o důvodech zamítnutí žádosti. Doporučujeme odeslání emailu provést právě v této fázi zpracování, nikoli až později!

Jakmile je rozhodnuto o postupu řešení požadavku a příslušné kroky jsou provedeny, je možné změnit stav zpracování na kartě Požadavek. Pomocí tlačítka Oprava (F4) vstoupíte do editace požadavku a poté vyberete z roletky Stav požadavku příslušnou možnost. Na výběr je z variant „schváleno – řešeno – zamítnuto“. Stav Řešeno doporučujeme používat pro případ, kdy ještě není jasné, jak s přijatou žádostí naložit (např. je nutné dohledat či ověřit dodatečné informace). Volba Schváleno znamená finální stav řešení žádosti, po němž již nenásleduje další krok. Volba Zamítnuto je rovněž ukončení řešení žádosti (před nastavením tohoto stavu by ale měl být odeslán vysvětlující email, viz výše. Při zamítnutí žádosti je povinné vyplnit pole Komentář k vyřízení požadavku (odůvodnění zamítnutí).

Požadavky přijaté jiným způsobem

Pokud účastník není registrován v klientském centru, může samozřejmě podávat žádost o vrácení úplaty jinou formou (mailem, osobně, dopisem apod.). Pro takové případy umožňuje modul Požadavky zadat nový požadavek přímo pracovníkem.

V takovém případě kliněte na tlačítko Nový (F7) . Nabídne se výběr všech existujících přihlášek a je možné vyhledat podle příjmení či jiného kritéria konkrétní přihlášku, k níž byla žádost přijata. Potvrzením výběru přihlášky dojde k založení požadavku ve stavu „Řešeno“. Je dále nutné vyplnit pole Důvod žádosti, zvolit způsob vypořádání přeplatku (vyplatit nebo ponechat), vyplnit číslo účtu pro vrácení peněz (a odůvodnění zamítnutí v případě neschválení žádosti). Další postup je pak již stejný. Doporučujeme ponechat požadavek ve stavu „Řešeno“, nastavit storno předpisu a pak teprve požadavek finálně upravit jako schválený.

Doporučený postup zpracování požadavků

• 1. Při ručním přijetí žádosti nejprve založit požadavek v modulu Požadavky
  (tlačítko Nový, poté vybrat přihlášku, které se týká, vyplnit text žádosti, zvolit způsob vypořádání, uložit)
• 2. Prohlédnout si záložky Přihláška, Předpisy, Platby a zjistit aktuální situaci
• 3. Ověřit si, zda má účastník skutečně nárok na vrácení a je ho tedy možné provést
• 4. Je-li požadavek oprávněný, na kartě Předpisy nastavit storno v odpovídající výši
• 5. Podle nastaveného způsobu vypořádání přeplatku potvrdit založení příkazu (nebo ponechání)
• 6. Není-li požadavek oprávněný , na kartě Odeslat email napsat žadateli zprávu o důvodech zamítnutí
• 7. Teprve poté pomocí tlačítka Oprava (F4) změnit stav požadavku na „schváleno“ či „zamítnuto“
  (při zamítnutí je nutné současně vyplnit pole Komentář k vyřízení požadavku)

Tento postup zpracování požadavků je popsán včetně obrázků také v manuálu k vratkám ke stažení.

Číselníky

Uživatel, který má administrátorem přiděleno příslušné oprávnění, může v Domečku spravovat tyto používané číselníky:

• místa a prostory konání
• lektoři (vedoucí kroužků nebo akcí)
• typy činností (vnitřní členění umožňující kategorizovat kroužky či akce do oblastí)
• důvody zpracování (definice pravidel pro GDPR)

Určení struktury středisek a typů činností a definování všech číselníků je nutné provést před zahájením rutinního používání Domečku!Číselník typů činností je navázán na školní rok. Je tedy možné při zakládání databáze nového roku číselník upravit a změnit tak strukturu číslování.

Definice struktury typů činností i středisek je podstatným faktorem, který má vliv na generování variabilních symbolů a následné sledování úhrady plateb za kroužky a akce.

Doporučujeme před zahájením ostré práce v Domečku věnovat dostatek času přípravě těchto struktur a promyslet možné kombinace a vazby, které mohou nastat!!! Ideální je, pokud definovaný číselník typů činností a středisek odpovídá číslování, které používáme v účetnictví.

V případě, že je účetní číslování odlišné, doporučujeme v maximální možné míře oba systémy sladit, ušetří to v budoucnu velké množství práce! Jeden z podstatných přínosů Domečku je možnost operativní evidence plateb za zájmové útvary a akce jako návazné evidence pro účetnictví – takový postup vyhovuje všem požadavkům na průkaznost a může následně ušetřit účetní operace a tedy i finanční prostředky.

Číselník míst a prostorů umožňuje přiřazovat kroužkům, akcím nebo táborům konkrétní místa, kde se konají. Má to vazbu na zobrazování dat na webu či na další práci s rozvrhy činností v administračním centru.

Číselník lektorů slouží jako zdroj dat pro určení, kdo vede konkrétní kroužek či tábor.

Číselník Důvodů zpracování obsahuje definice pravidel pro korektní zpracování údajů na přihláškách ve vazbě na kategorie účastníků.
Velmi doporučujeme důkladně zkontrolovat námi definované vzory a přizpůsobit je konkrétní situaci v organizace!!! Více infornací najdete v kapitole Důvody zpracování

Obecně platí, že abychom mohli v databázi vytvářet kroužky, akce nebo tábory, je nutné všechny číselníky nejprve naplnit (alespoň jednou položkou)!

Místa a prostory

Místa konání našich činností můžeme označovat trojciferným číselným kódem a libovolným textovým pojmenováním. Tento číselník umožňuje rozdělit naše místa podle potřeby např. do budov a kluboven, táborových základen či cizích objektů, v nichž činnosti organizujeme.

Doporučujeme vytvořit si předem systém číslování (např. všechna místa v budově od nuly, všechna místa mimo budovu od 100, všechny objekty táborů od 200 apod.) a ten pak důsledně dodržovat – umožní nám to v případě rozsáhlejšího číselníku dobrou orientaci.

Údaje z číselníku míst konání se používají při definici kroužku, akce nebo tábora a tisknou se na přihlášky účastníků. Doporučujeme tedy volit názvy srozumitelné veřejnosti (rodičům a členům).

Prostory navazují na číselník míst konání. Vytváříme tedy seznam prostorů (místností) v daném místě (budově). Číslování u prostorů umožňuje zadávat jakékoli kódy (i písmenné). Doporučujeme logickou návaznost na čísla míst, je to pak přehlednější. Prostor se při definici kroužku nebo akce nenastavuje, ale lze určit dodatečně na kartě Místo, typ a lektor.

Číselník míst a prostorů umožňuje přiřazovat kroužkům, akcím nebo táborům konkrétní místa, kde se konají. Má to vazbu na zobrazování dat na webu či na další práci s rozvrhy činností v administračním centru. Místem konání rozumíme budovu nebo areál (např. budova DDM, táborová základna, budova školy, kde máme kroužky). Prostorem pak rozumíme místnost v dané budově (např. pracovny v budově DDM, chatičky na táborové základně, učebny ve škole). Nejprve je tedy nutné definovat číselník míst, poté navazující číselník prostor.

Lektoři

Domeček umožňuje udržovat seznam vedoucích kroužků či akcí v podstatě jako interní adresář spolupracovníků. Velmi vhodné je udržovat tento seznam aktuální zejména v oblasti kontaktů – kterýkoli uživatel Domečku pak může rychle nalézt kontakt např. v případě, že daný vedoucí ZÚ včas nedorazil na místo a je potřeba rychle řešit situaci.

Seznam lektorů včetně osobních údajů obsahuje kromě kontakních údajů také další osobní údaje, které můžeme a nemusíme používat. Do číselníku lektorů je vhodné povolit přístup pouze oprávněným odpovědným pracovníkům. Zobrazení údajů u jednotlivých kroužků, akcí a táborů je pak omezeno pouze na kontakty.

V seznamu lektorů může každý uživatel Domečku vyhledávat s využitím rychlého filtru nebo rychlého hledání, obdobně jako v seznamu kroužků či akcí (viz kapitola Obecné nástroje).

Číselník lektorů je možné propojit s definicí uživatelů v administračním centru. Toto propojení je podmínkou práce s elektronickými deníky a dalšími nástroji.

Je-li uživatel Domečku propojen s číselníkem lektorů, funguje vzájemná aktualizace, tzn. pokud v číselníku lektorů změníme jméno či příjmení lektora, autoamticky dojde k úpravě také v definici uživatele - a obráceně.

Typy činností

Velice důležitý číselník, který definuje strukturu rozdělení jednotlivých činností (zájmových útvarů a akcí) do skupin. Typy činností můžeme číslovat dvouciferným číslem, což umožňuje definovat až 99 různých typů činností. Je to možné využít např. pro určení skupin, v kterých máme podobné kroužky (jazyky, sporty, technika…, ale např. třeba míčové hry, atletika, moderní tance, společenské apod.). Podobným způsobem lze rozdělit i akce (např. tábory letní, zimní, víkendové akce, soutěže…)

Pojmenování názvů typů činností je vhodné volit tak, aby bylo snadno vyhledatelné i v poměrně dlouhém seznamu, kde budou typy činností všechny za sebou. Osvědčilo se začít pojmenování označením ZÚ nebo akce, jinak může být číselník nepřehledný.

Při přípravě číselníku je vhodné věnovat pozornost možným budoucím potřebám rozšíření a vytvořit si v intervalech čísel dostatečnou rezervu, abychom nebyli nuceni v polovině roku systém číslování měnit. Ideální stav je, když se povede definovat číselník tak, aby mohl být platný trvale.

Generování variabilních symbolů v Domečku používá kromě číselníku typů činností ještě označení střediska a aktuálního roku (jednociferný údaj, začínající pro daný školní rok vždy tou nižší poslední číslicí – tedy školní rok 2015 / 2016 je označován pětkou, nový rok 2016/17 bude označován šestkou). Při archivaci dat jsou všechny údaje převedeny do archivu a přidělování kódů akcí a ZÚ začne v novém roce opět od nuly. Je tedy vhodné účetní číslování připravit na skutečnost, že kódy akcí i kroužků se po prázdninách změní.

Číselník typů činností je v Domečku udržován odděleně pro každý školní rok. Je tedy možné s novým školním rokem strukturu číslování upravit, aniž by to zasáhlo do předchozích dat. Doporučujeme tuto úpravu promyslet a provést dříve, než začnete se zadáváním nových kroužků či akcí. Jakákoli dodatečná změna je velmi pracná!

Struktura číslování všech činností v Domečku využívá šesticiferných kódů ve tvaru S R TT PP, kde S = číslo střediska, R = číslo školního roku (viz výše), TT = kód typu činnosti dle číselníku, PP = pořadí činnosti v rámci daného typu činnosti.

Důvody zpracování

Číselník důvodů zpracování má zásadní vliv na rozsah zpracovávaných (i vyžadovaných) údajů na přihláškách. Je proto nezbytně nutné věnovat mu náležitou pozornost PŘED zahájením přihlašování.

POZOR - číselník obsahuje námi připravené vzory, které však rozhodně nelze brát jako závazné postupy! Před zahájením přihlašování je nutné všechny definice porovnat s realitou ve vaší organizaci a přizpůsobit vašim potřebám! Doporučujeme konzultaci s pověřencem, máte-li ho.

V této kapitole najdete stručný popis principů, které jsou v Domečku zavedeny k naplnění požadavků GDPR. Vycházíme z pravidla, že abychom mohli evidovat osobní údaje, je nutné mít k tomu relevantní důvod. GDPR rozlišuje celkem 6 přípustných důvodů zpracování, z nichž Domeček umožňuje využít čtyři:

• Právní povinnost
• Údaje nezbytné k naplnění smlouvy
• Oprávněný zájem
• Souhlas subjektu

Právní povinnost znamená, že nějaký právní předpis vyžaduje evidovat některé údaje (typicky v prostředí SVČ školní matrika dle školského zákona)

Údaje nezbytné k naplnění smlouvy jsou údaje, bez nichž bychom nemohli realizovat smluvní vztah (typicky nezbytné údaje na přihlášce dospělého účastníka)

Oprávněný zájem představuje naši potřebu něco evidovat, protože to z určitého obhajitelného důvodu potřebujeme (v prostředí SVČ zřejmě méně časté)

Souhlas subjektu potřebujeme tam, kde se při zpracování nelze opřít o předchozí tři důvody. V prostředí SVČ by měly být souhlasy zcela výjimečné (viz metodická doporučení MŠMT)

Definice jednotlivých důvodů zpracování

Na kartě "Důvod zpracování" nastavíme základní charakteristiky:

• Typ důvodu (výběr z některého ze čtyř typů důvodů zpracování popsaných výše)
• Použití (důvod se vztahuje na všechny účastníky, nebo jen účastníky do školní matriky nebo jen mimo matriku)
• Název účelu (stručný krátký popis účelu zpracování - zobrazuje se na přihláškách!)
• Doba zpracování (kolik let se budou údaje v Domečku evidovat)
• Popis účelu (stručná charakteristika, k čemu budeme údaje potřebovat)
• Zatržítka "Výchozí" (je-li nastaveno, uplatní se tento důvod automaticky pro nově zakládané kroužky, akce nebo tábory - lze libovolně kombinovat)

Na kartě Rozsah osobních údajů poté máme možnost zaškrtnutím určit, které konkrétní údaje pro tento důvod zpracování potřebujeme.

Rozsah údajů se vždy váže pouze k jednomu konkrétnímu důvodu zpracování! Je třeba vyhodnotit, které údaje pro konkrétní činnost potřebujeme a poté určit, jaký důvod zpracování je může pokrýt. Pokud např. potřebujeme mít na tábor přihlášku účastníka, který chodí do ZŠ a chceme na této přihlášce mít i údaj o jeho zdravotnhí pojišťovně, budeme potřebovat nejméně dva důvody zpracování: 1. školní matrika (pokrývá většinu údajů), 2. nezbytné údaje k plnění smlouvy (zdravotní pojišťovna je údaj, který podle školní matriky evidovat nemůžeme).

Všechny námi definované definice s výjimkou školní matriky jsou pouze VZORY! Doporučujeme důkladnou kontrolu a u každého připraveného důvodu zpraocvání, který jsme pro začátek nastavili, posouzení, zda odpovídá realitě vaší organizace!

Autoři Domečku si v žádném případě nečiní nárok na bezchybnost právního stavu připravených vzorových definic. Je vždy nutná knozultace s pověřencem (doporučujeme hledat takového, který problematice skutečně rozumí). Rovněž je nezbytné porovnat definice důvodů zpracování s analýzou zpracování osobních údajů ve vaší organizaci.

Upozorňujeme, že nastavení a důkladná kontrola definic důvodů zpracování by měly proběhnout PŘED ZAHÁJENÍM PŘIHLAŠOVÁNÍ! Jakékoli pozdější nutné úpravy jsou velmi pracné!!!

Jak funguje aplikace důvodů zpracování v Domečku

U každé nově založené činnosti (kroužky, akce, tábory) jsou automaticky nastavené důvody zpracování, které jsou v číselníku definovány jako výchozí. Mimo to je možné ručně doplnit další (pro konkrétní specifické situace).

Při založení přihlášky (v aplikaci či v klientském centru) se testuje věk účastníka a typ školy. Na základě toho se vyhodnotí, zda se na účastníka vztahují důvody zpracování podle školní matriky či nikoli (typ školy vše od MŠ po VOŠ) a podle věku se pak rozliší, zda vyžadovat údaje o zákonných zástupcích a zdravotní pojišťovně.

Pro každou přihlášku bude zpravidla platit několik důvodů zpracování v jejich kombinaci. Podle toho se pak v klientském centru (online přihlášení) nastaví rozsah údajů, které uživatel musí vyplnit (údaje, které se vyžadují, jsou povinné, ostatní jsou pro vyplnění nepřístupné).

V hlavní aplikaci je možné vyplnit všechny údaje, avšak pole, která jsou vyplněna v rozporu s definovanými důvody zpracování, jsou označena červenou barvou (nadpisy polí). Správný stav by tedy měl být, že nadpisy všech vyplněných polí na kartě osobní a kontaktní údaje budou zelené. Na kartě Přihláška je pak sourhnná informace o rozsahu zpracování osobních údajů (buď "V pořádku" nebo "údaje nad rámec důvodů zpracování"). Optimální stav by vždy měl být "v pořádku".

U jednotlivých přihlášek pak na kartě Zpracování údajů vidíme přehled důvodů zpracování, které se pro tuto konkrétní přihlášku použily (na základě vyhodnocení věku a typu školy).

Práce se souhlasy

Je-li potřeba získávat k některému zpracování souhlas subjektu, je možné definovat si v číselníku důvodů zpracování jednotlivé souhlasy a rozsah údajů, kterých se týkají.

Při online přihlášení v klientském centru je pak uživatel dotázán jednotlivě na každý definovaný souhlas. Pokud odpověď (ano / ne) nenastaví, nemůže pokračovat v odeslání přihlášky.

Při zakládání přihlášky pracovníkem v aplikaci jsou zobrazeny dotazy na poskytnutí souhlasů, na které musí pracovník odpovědět. Je vhodné, aby nastavil variantu odpovídající skutečnosti. Tedy pokud nevíme, zda nám účasntík (nebo jeho zákonný zástupce) souhlas chce udělit, nastavíme odpověď "neurčeno". Po dodatečném získání souhlasu je pak možné na kartě Zpracování údajů doplnit platný souhlas pomocí tlačítka Podepsat souhlas.

V případě, že byl souhlas při zakládání přihlášky nastaven jako "neurčeno" (tedy nevíme, zda nám ho klient poskytne či nikoli), je v PDF přihlášce vytištěn s nevyplněnými volbami ano - ne a je možné tento dokumkent následně použít pro ruční vyplnění účastníkem nebo jeho zákonným zástupcem. Případně je možné na kartě Zpracování údajů vytisknout pouze samostatný list souhlasů.

POZOR - v případě volby "neurčeno" při zakládání přihlášky v aplikaci se Domeček může zeptat, zda odstranit přebytečné údaje mimo rozsah důvodů zpracování, pokud budou některé údaje zprácovávány pouze na základě souhlasu (což by měla být spíše výjimečná situace). V takovém případě je možné buď údaje ponechat a co nejdříve si vyžádat souhlas anebo údaje smazat a v případě dodatečného poskytnutí souhlasu je do přihlášky doplnit.

Na kartě Zpracování údajů je následně možné jednotlivý poskytnutý souhlas dodatečně doplnit, včetně možnosti vytisknout ho a nechat podepsat. Také je zde možné zjistit, do kdy je daný souhlas platný a případně doplnit datum odvolání souhlasu, pokud k němu došlo.

Odvolání souhlasu se provede na kartě Zpracování údajů kliknutím na tlačítko Podepsat souhlas.

Definice souhlasů v číselníku důvodů zpracování umožňuje praocvat i se souhlasy k některým údajům, které se v Domečku nijak neevidují (fotografie, autorské dílo..).

Tiskové výstupy v souvislosti s GDPR

Přihláška vygenerovaná po přihlášení účasntíka obsahuje kromě vlastního formuláře přihlášky ještě druhý list, na kterém je soustředěno vše související s informacemi o zpracováín osobních údajů.

Horní sekce zobrazuje informativní část - zde informujeme subjekt zpracování o tom, které údaje zpracováváme z důvodů nevyžadujících souhlas.

Spodní sekce obsahuje výčet všech souhlasů (pokud s nějakými pracujeme) - u každého souhlasu je uvedeno, zda byl udělen či nebyl (je vyplněno podle toho, zda nám subjekt souhlas poskytl nebo nikoli) a na konci podpis ke všem souhlasům.

Souhlas subjektu má být podle GDPR udělen jednotlivě každý zvlášť. Toho je dosaženo postupem přihlašování: v klientsém centru je uživatel jednotlivě dotázán na každý souhlas a jednotlivě musí zvolit svou odpověď. Při zakládání přihlášky v aplikaci je rovněž jednotlivě dotázán a pracovník musí jednotlivě nastavit odpověď na každý souhlas. Podpis na souhrnu souhlasů u přhlášky už pouze stvrzuje takto poskytnuté odpovědi.

Pro přehled udělených souhlasů je možné využít tlačítko Přehled souhlasů, které je pod tabulkou činností (kroužků, akcí, táborů).

Praktické přiklady

Tyto příklady uvádíme pouze jako vodítko pro orientaci uživatelů. Nemusejí nutně znamenat správný postup zpracování údajů pro vaši situaci!

Pro přihlášky do kroužků u dětí, žáků, studentů

• Důvod zrpacování: právní povinnost (školní matrika) - zde není nutné nic měnit, je definováno v souladu s §28 školského zákona)
• Důvod zpracování: právní povinnost (archivace účetnictví) - bankovní spojení, jméno a příjmení

Pro přihlášky do kroužků u dospělých

• Důvod zrpacování: nezbytné údaje k plnění smlouvy - pokrývá jméno a přijjení, kontakty, datum narození...
• Důvod zpracování: právní povinnost (archivace účetnictví) - bankovní spojení, jméno a příjmení

Pro přihlášky na tábory u dětí, žáků, studentů

• Důvod zrpacování: právní povinnost (školní matrika) - zde není nutné nic měnit, je definováno v souladu s §28 školského zákona)
• Důvod zpracování: právní povinnost (archivace účetnictví) - bankovní spojení, jméno a příjmení
• Důvod zpracování: nezbytné údaje k plnění smlouvy - pokrývá zdravotní pojišťovnu, pokud ji chceme evidovat

Pro přihlášky na akce

• Důvod zrpacování: nezbytné údaje k plnění smlouvy PRO AKCE - jméno, příjmení, kontakty, infomrace o zdravotním stavu (jsou-li), datum narození (nebo jen věk)
• Důvod zpracování: právní povinnost (archivace účetnictví) - bankovní spojení, jméno a příjmení

Pro tento modelový případ bychom tedy potřebovali čtyři definice důvodů zpracování:

• Právní povinnost (školní matrika) - pokrývá přihlášky dětí, žáků a studentů na kroužky a tábory
• Právní povinnost (archivace účetnictví) - pokrývá u všech přihlášek všech účastníků evidenci bankovního spojení, případně v kombinaci se jmeném
• Nezbytné údaje k plnění smlouvy pro kroužky a tábory - pokrývá údaj o zdravotní pojišťovně, který nemůžeme evidovat podle školní matriky a údaje dospělých účasntíků (nevadí, že se překrývá se školní matrikou u dětí - použije se vždy kombinace obou důvodů)
• Nezbytné údaje k plnění smouvy pro akce - pokrývá menší rozsah údajů všech účastníků pro přihlášky na akce (matriku vést nemusíme, nepotřebujeme tolik informací)

Tiskové sestavy

Domeček dává uživateli možnost využít různé předdefinované tiskové výstupy, které s využitím dat již evidovaných v databázi poskytují řadu užitečných informací. Můžeme si tak ušetřit hodně práce např. při sestavování zahajovacího výkazu, přípravě deníků zájmových útvarů či podkladů pro účtování při účetní závěrce.

Všechny sestavy umožňují buď do formátu PDF (pro zobrazení nebo následný tisk) nebo do formátu XLSX (otevřený formát tabulkových procesorů, např. MS Excel nebo Open Office Calc). Výstup do Excelu uživateli umožňuje další zpracování exportovaných dat.

Doporučujeme v případě využití tiskových sestav exportovaných do Excelu zamyslet se nad jejich ukládáním a mít tak data, která z informačního systému vygenerujete, i nadále pod kontrolou.

Dále uvádíme přehled tiskových sestav se stručným popisem využití (tam, kde je více čísel sestav, jde o totožné sestavy pro kroužky, akce i tábory). Všechny sestavy lze vygenerovat buď za zvolené období nebo ke konkrétnímu datu.

• Rozdíly plateb (010, 220, 320) - zobrazení všech nevyrovnaností v platbách (podle účastníků či podle činností) za celé středisko (přeplatky, nedoplatky)
• Obsazenost kroužků a táborů (020, 330) - podklad pro zahajovací výkaz - pozor, zahrnuje všechny aktivní přihlášky (tzn. ve stavu Přihlášen), bez ohledu na to, zda je kroužek otevřen či není (generuje se vždy k určitému datu - u kroužků se účastník považuje za přihlášeného do data odhlášení včetně, tzn. pokud se odhlásil např. 31.10., do sestavy k 31.10. se započítá)
• Počet přihlášených účastníků dle věku (030) - sestava umožňuje zvolit věkové rozpětí, vyčíslí počet aktivních přihlášek na kroužek v daném rozpětí
• Seznam členů (040) - Vytiskne seznam členů pro vylepení do deníku ZÚ (doporučujeme tisknout včetně odhlášených a v třídění dle VS)
• Předpisy pohledávek (050, 210, 310) - Podklad pro účtování o pohledávkách, je-li potřeba. Zobrazí všechny vystavené předpisy a storna za zvolené období
• Státní občanství účastníků (060) - podklad pro zahajovací výkaz (pouze za kroužky)
• Spádové oblasti (090) - přehled obcí, z nichž máte zapsané účastníky v kroužcích
• Hotovostní operace (510) - výpis všech přijatých a vydaných plateb v hotovosti za zvolené období (členěno podle jednotlivých uživatelů)
• Platby kartou (515) - výpis všech zapsaných operací platební kartou (pro případnou konzultaci o zavedení možnosti platební kartou nás kontaktujte)
• Peněžní pohyby (520) - sestava poslouží jako užitečný podklad pro účetnictví a sledování plateb v bance i v pokladně. Můžete si za zvolené období nebo za jednotlivé dny vytisknout souhrn všech peněžních operací na jednom místě. Pozor - tato verze umí zobrazovat pouze pohyby v daném školním roce (stejně jako import bankovních výpisů se provádí pouze v daném školním roce). Výpis pohybů si lze volitelně odstránkovat po jednotlivých dnech.
• Souhrn přihlášek účastníků (550) - velmi užitečný nástroj, který umožní získat a analyzovat detailní data o obsazenosti kroužků i akcí, přehled o věkových skupinách i podle druhů činností, VČETNĚ MAILŮ ÚČASTNÍKŮ!
• Seznam mailových adres (560) - sestava, která umožní exportovat mailové kontakty a dále je využít. Sestava obsahuje vedle mailů také informaci o tom, zda má účastník aktivní přihlášku v daném roce na kroužek, akci či tábor a zda si přeje zasílat novinky.
• Kontrola chyb (590) - tato sestava vypíše přehled kroužků, akcí, táborů a přihlášek, kde jsou chybná nebo chybějící nastavení důležitá pro zahajovací výkaz. Doporučujeme generovat každý měsíc před uzavřením měsíce!
• Podklady pro zahajovací výkaz Z15 (610) - zde získáme kompletní podklady pro vyplnění zahajovacího výkazu. Doporučený postup je je popsán zde.

Finance

Tento modul Domečku umožňuje detailní sledování všech peněžních pohybů, k nimž v průběhu školního roku došlo. Každý jednotlivý případ platby, ať už hotovostní nebo bankovní, vracení peněz či převodů mezi účastníky je zde zachycen s uvedením data a podrobností. V případě potřeby je tak možné vytvářet přehledy za určité datum či rozpětí dat, za konkrétní variabilní symboly nebo čísla účtů.

Všechny části modulu financí (banka, pokladna, převody) umožňují vytvářet filtrované sestavy, které pak můžeme exportovat do excelu pro jakékoli další zpracování. Více informací o vytváření filtrů a sestav najdete v kapitole Obecné nástroje.

Banka

Zobrazuje přehled všech peněžních pohybů importovaných z bankovních výpisů. Domeček podporuje obvyklé formáty bankovních elektronických výpisů, které si uživatel může stahovat z banky prostřednictvím homebankingu či podobných aplikací. Máme-li výpis již uložen v počítači, je možné ho importovat do Domečku a zachytit tak všechny přijaté (či vydané) platby související s našimi kroužky nebo akcemi.

Import výpisů pracuje tak, že každou položku na bankovním výpisu porovnává s aktuálně vytvořenými předpisy plateb na jednotlivých přihláškách v Domečku. Najde-li shodný variabilní symbol, platbu na příslušnou přihlášku automaticky připíše. V opačném případě platbu ignoruje.

V modulu financí tedy v části banka vidíme přehled všech skutečně zpracovaných plateb z bankovních výpisů. Podmínkou úspěšné funkčnosti tedy je zabezpečit pravidelný import skutečně všech bankovních výpisů.

Pro možnost další práce s položkami importovanými z bankovních výpisů je možné tabulku plateb vyexportovat do excelu.

Více informací o zpracování plateb najdete v kapitole Přehled o platbách účastníků.

Pokladna

Tato část ukazuje přehled všech pohybů hotovostních plateb. V případě, že je kterýmkoli uživatelem v Domečku na některé z přihlášek zapsána hotovostní platba (příjem či výdej peněz), je zachycena v tomto přehledu. Je tak možné vytvořit za určité období přehled všech přijatých a vydaných peněz a např. s využitím exportu do excelu vytvářet přehledu za konkrétní kroužky či akce.

Pro možnost další práce s položkami plateb je možné tabulku plateb vyexportovat do excelu.

Více informací o zpracování plateb najdete v kapitole Přehled o platbách účastníků.

Karty

Tato část ukazuje přehled všech zadaných transakcí platební kartou. V případě, že je kterýmkoli uživatelem v Domečku na některé z přihlášek zapsána úhrada platební kartou, je zachycena v tomto přehledu. Je tak možné vytvořit za určité období přehled všech karetních operací a např. s využitím exportu do excelu vytvářet přehled za konkrétní kroužky či akce. Pro účely kontroly a dohledávání plateb na výpisech je také možné využít tiskové sestavy.

Pro možnost další práce s položkami plateb je možné tabulku plateb vyexportovat do excelu.

Více informací o zpracování plateb najdete v kapitole Přehled o platbách účastníků.

Převody

Domeček umožňuje převádět již připsané platby mezi různými přihláškami. Je to prakticky využitelné v případě, kdy se člen rozhodne chodit na jiný kroužek, než který uhradil na začátku roku – platba tak může jít „za ním“. Další možnost využití je situace, kdy je platba poukázána na jiný kroužek či akci, než měla být anebo např. rodiče uhradili za sourozence platby společně na jediný variabilní symbol. Abychom měli ve všech platbách přehled, je možné takto sloučenou platbu „rozposílat“ na místa, kam patří. Všechny případy převodů mezi jednotlivými variabilními symboly zachycuje tento přehled, který tak může sloužit jako zdroj pro vyhledávání nejasných případů anebo (je-li to nutné) jako podklad pro detailní účetnictví.

Příkazy

Princip zpracování příkazů k úhradě v Domečku

• Vznik přeplatku (buď vystaveným stornem nebo úhradou vyšší částky ze strany účastníka) a jeho zařazení do platebního příkazu (popis práce se stornem najdete v kapitole o vratkách)
• Export souboru platebních příkazů k odeslání do banky (tzn. automatizované zpracování plateb bez nutnosti jejich ručního zadávání do banky)

Platební příkazy

V nabídce menu Finance najdete modul Příkazy. V tomto modulu lze zpracovávat platební příkazy založené z jednotlivých typů vratek a také přidávat jednotlivě příkazy nové. Je tak možné nezávisle na vratkách zařadit do platebního příkazu vrácení přeplatku, o kterém víme (třeba proto, že účastník zaplatil dvakrát a platbu není na co převést).

Položky k úhradě vzniklé zadáním z průvodce hromadnými vratkami i jednotlivým stornem se tu objeví automaticky, stačí je odeslat do banky (viz dále).

Rovněž položky vzniklé reakcí klienta (odeslali jsme mu mail, že má přeplatek, požádal o vrácení) se v příkazech objeví automaticky, jakmile klient vyplní žádost o vrácení.

Přidání nového příkazu

Nejprve pomocí obvyklého tlačítka „Nový (F7)“ založíme novou položku do platebního příkazu. Otevře se okno s výběrem všech přihlášek, které aktuálně obsahují přeplatky. Tady můžeme vyhledávat obvyklým způsobem a vybrat přihlášku, jejíž přeplatek chceme řešit.

Částku k vrácení můžeme poté upravit podle potřeby (nelze zapsat více, než kolik činí celkový přeplatek).

Při úpravě položky příkazu k úhradě je možné editovat i číslo bankovního účtu, na který bude platba poukázána. Domeček automaticky použije pro dosazení číslo účtu z evidovaných plateb. Pokud existují došlé platby z několika různých účtů, dosadí se podle nejnovější platby. Je však možné tuto volbu změnit výběrem z jednotlivých plateb.
Po provedení potřebných změn a kontrole údajů je třeba položku platebního příkazu uložit.

Export platebních příkazů do banky

Zadávání příkazů k proplacení v bance probíhá dávkově. Ze seznamu všech položek pro platbu lze vybrat ty, které zařadíme do dávky pro export do banky. Domeček umí vygenerovat elektronický soubor platebního příkazu ve formátu ABO (přípona KPC). Tento soubor je pak možné nahrát do internetového bankovnictví a zaslat bance k úhradě (obdobně jako se např. zadávají platební příkazy z mezd či úhrady faktur z účetního programu).

• Nejprve pomocí zatržítka vpravo nahoře výpis filtrujte pouze na položky, které dosud nebyly odeslané (zařazené do dávky platebního příkazu).
• Dalším krokem je označení položek, které chcete do nové dávky zařadit. Označení se provede kliknutím na zatržítko u konkrétní položky (popřípadě klávesou Insert). Všechny položky seznamu lze označit pomocí volby dostupné tlačítkem „Označit“ v horní části okna.
• Poté kliknutím na tlačítko „Export“ vpravo dole vyvolejte dialog pro uložení vyexportovaného souboru.

Doporučujeme ukládat exportované soubory do stále stejné složky. V případě, že se v jeden den odesílá do banky více dávek platebních příkazů (vygenerujete více souborů pro export s tím samým datem), musí být tyto soubory odlišně označené. Pokud by ovšem export některého ze souborů byl uložen do jiné složky, může dojít k chybnému vyhodnocení a následně problému s importem do banky!

Příkazy, které již byly vyexportovány, se označí datem „odeslání“. Tím se rozumí datum, kdy byl proveden export platebního souboru, nikoli datum skutečné úhrady! Tento údaj je důležitý pro odlišení příkazů, které už nemají být zařazeny do dávky pro export.

Jakmile následně odešlete vygenerovaný soubor do banky, platby se provedou a po načtení příslušných bankovních výpisů se obvyklým způsobem spárují s jednotlivými přihláškami. V tomto okamžiku se tedy odečtená platba projeví i na přihlášce.

Domeček kontroluje, zda není pro export vybrán příkaz, který už byl odeslán (nedovolí takovou položku zařadit). V každém případě však doporučujeme použít kontrolní PDF sestavu a ověřit si, že příkaz obsahuje položky, které skutečně chcete uhradit (že např. nedošlo k zařazení nějaké platby přeplatku omylem).

V hlavním okně aplikace vpravo dole je zobrazován celkový počet neodeslaných příkazů pro kontrolu. Doporučujeme tuto informaci sledovat, aby se platební příkazy nehromadily.

Uživatelům, kteří mají mít možnost používat platební předpisy, je potřeba nastavit příslušná oprávnění v nastavení uživatele (povolit modul Příkazy) a v uživatelské úrovni (v právech hlavní aplikace, sekce Příkazy)!

Postup vytváření vratek (hromadná či individuální storna) je popsán zde.

Komplet návod k práci s vratkami a platebními příkazy ke stažení zde.

Faktury běžné

V této kapitole najdete návod a inspiraci pro možnosti vystavování faktur za kroužky a tábory.

Založení faktury

• Po kliknutí na položku Faktury běžné v menu Finance se otevře tabulka vydaných faktur. Pomocí obvyklého tlačítka "Nový (F7)" můžeme založit novou fakturu. Faktury jsou automaticky číslované vzestupnou číselnou řadou v kalendářním roce (bez ohledu na školní rok, v němž se nacházíme).
• Prvním krokem je vyplnění fakturačních údajů odběratele (tedy toho, komu fakturu vystavujeme). Pozor, sem nepatří naše IČ, název a adresa:-) V případě, že vystavujeme fakturu zaměstnavateli rodičů např. za tábor, vypíšeme sem fakturační údaje dotyčného zaměstnavatele.
  Tip: pokud vyplníme IČ odběratele, je možné pomocí tlačítka Načíst z ARES zbylé fakturační údaje automaticky vyplnit načtením z rejstříku.
• Po vyplnění fakturačních údajů formulář uložíme (tlačítko "Uložit (F2)"). Na vedlejší kartě je volitelně možné vyplnit volné texty, které se na faktuře zobrazí v části nad položkami faktury a pod nimi. Texty mohou být libovolné (např. "Fakturujeme vám za účast na letním dětském táboře na základě vaší objednávky pro dítě zaměstnance XY"). V modulu Nastavení je možné vyplnit vzory textů, které se dosadí do každé nově založené faktury.

Položky faktury

• Dalším krokem je doplnění položek faktury - tedy toho, co vlastně budeme fakturovat (přihlášku, resp. předpis platby na nějakou činnost). Tabulku pro položky otevřeme kliknutím na kartu "Položky" nad tabulkou faktur.
• Pomocí tlačítka "Nový (F7)" vyvoláme výběr předpisů plateb z přihlášek pro fakturaci (nabízejí se všechny vystavené předpisy za 1 rok nazpět). Pozor - je možné vystavit fakturu pouze k již existujícímu předpisu na přihlášce! Není tedy možné nejprve fakturovat a pak teprve přidat předpis platby do přihlášky.
• Výběr předpisů pro položky faktury funguje obvyklým způsobem, můžeme vyhledávat podle jména nebo názvu činnosti nebo jiného kritéria. Tlačítkem "Vybrat (F6)" potvrdíme zvolený předpis, který se automaticky dosadí do faktury. Následně je možné ještě ručně upravit částku fakturovaného předpisu (např. při částečné fakturaci příspěvku zaměstnavatele na tábor).
• Na jedné faktuře může být definováno více položek. Můžeme tedy např. fakturovat jednomu rodiči za účast dítěte ve více kroužcích nebo naopak účast více dětí téhož rodiče.
• Na fakturu je také možné definovat "volné" položky, tzn. položky s libovolným textem a částkou. Tuto možnost využijeme pro vystavení faktury za jiné služby, než přihlášky na kroužky či akce. Výhodné např. pro vystavení faktur za pronájem. Můžeme tak Domeček využít jako systém pro fakturaci prakticky všeho, co organizace fakturuje (výhodné spíše pro menší organizace, které nemají příliš rozhsáhlou agendu vydaných faktur).
• Máme-li položky faktury definované, je práce hotová. Posledním krokem je vytištění faktury - na kartě Vydané faktury je tlačítko "Tisk faktury".
• Hotovou fakturu můžeme také přímo z Domečku odeslat e-mailem (tlačítko Odeslat e-mailem).

Opravy faktur a stornování

• Abychom zabezpečili jednoznačnost a neměnnost fakturačních dokladů, je možné opravovat pouze faktury, které jsou vydané v neuzavřeném měsíci. Dokud tedy měsíc v Domečku není uzavřen, je možné opravit hlavičku i položky faktury. Pozor, doporučujeme tuto možnost využívat spíše výječně! V uživatelských oprávněních je samozřejmě možné omezit práva jednotlivých uživatelů k fakturaci podle potřeby.
• Dojde-li k situaci, že je účast dítěte např. na táboře zrušena, je vhodné vystavenou fakturu stornovat. V takovém případě se automaticky vystaví opravný doklad, který dotyčné firmě zašleme a pokud již byla faktura uhrazena, úhradu vrátíme. Po vystavení opravného dokladu již není možné jakkoli upravit ani původní fakturu, ani opravný doklad.
• Storované faktury a opravné doklady jsou barevně odlišeny pro lepší orientaci.

Storno předpisu u přihlášky, ke kterému je vystavena faktura

• Může nastat požadavek na stornování předpisu, k němuž byla vystavena faktura (např. dítě nejede na tábor, ale faktura pro zaměstnavatele rodiče byla vystavena). V takovém případě je uživatel při vystavení storna předpisu upozorněn, že se chystá stornovat předpis, který byl fakturován. Je vhodné v takovém případě ověřit, komu se má vrátit platba - pokud totiž fakturu již uhradil zaměstnavatel a dítě na tábor nejede, je nutné vrátit platbu zaměstnavateli, nikoli rodičům!

Úhrady faktur

• Pokud odběratel uhradí fakturu s odpovídajícím variabilním symbolem (číslo faktury), bude při importu bankovního výpisu tato platba automaticky spárovaná s vydanou fakturou a současně budou částky úhrad za jednotlivé předpisy připsané také k příslušným přihláškám. Na přihláškách je úhrada vydané faktury zapsáno jako typ platby Banka příjem (úhrada FV)-
• Při importu plateb z bankovního výpisu je testován kromě variabilních symbolů přihlášek také variabilní symbol faktury - pokud je nalezena platba se shodným VS, jako u vydané faktury, je faktura považována za uhrazenou a platby se rozpočítají podle předpisů v položkách faktury.
• Na záložce Platby je možné u každé vydané faktury vidět komplet historii všech úhrad. Je zde také možnost ručně připsat úhradu, pokud byla provedena např. s chybným VS.

Tisk faktury

• Přímo z Domečku je možné fakturu po vystavení hned vytisknout. Tisk funguje obvyklým způsobem - nejprve se vygeneruje PDF dokument (který si můžeme případně uložit) a poté je možné tento dokument vytisknout.
• Tlačítko pro tisk faktury je na základní kartě "Údaje odběratele" - vytiskne se ta faktura, která je označena (klikneme na příslušný řádek v seznamu faktur).
• Na faktuře se tisknou položky (jednotlivé předpisy) včetně termínu konání, variabilního symbolu přihlášky, jména a data narození účastníka. Je proto vhodné mít údaje v Domečku u všech činností správně vyplněné.

Odeslání faktury e-mailem

• Přímo z Domečku je možné fakturu po vystavení odeslat e-mailem. Kliknutím na tlačítko Odesla emailem vyvoláme formláře pro odeslání faktury (bude odeslána v příloze jako dokument PDF). Text mailu je možné přednastavit v modulu Nastavení.
• Tlačítko pro odeslání faktury je na základní kartě "Údaje odběratele" - odešle se ta faktura, která je označena (klikneme na příslušný řádek v seznamu faktur).
• Záložka Historie e-mailů zobrazuje všechny odeslané mailové zprávy k této faktuře.

Nastavení faktury

• V menu Nastavení lze definovat předem určené texty, které se na fakturu budou tisknout vždy. Např. formulaci o registraci organizace ve školském rejstříku (povinný údaj podle §435 občanského zákoníku), formulaci o penalizaci při pozdní úhradě apod.

Faktury pro ZP

Tento modul umožňuje vystavovat v samostatné číselné řadě faktury, které slouží jako potvrzení pro zdravotní pojištovny. Faktura se vystavuje stejným způsobem, jako běžná faktura. Rozdíl je pouze v tom, že na faktuře pro ZP je uvedena částka úhrady a nulový doplatek (faktura se vystavuje zpětně a je již uhrazená). Odběratelem je zde rodič, nikoli zdravotní pojšťovna!

Faktury pro ZP jsou v Domečku zachovány kvůli historii. Od verze 2.3.4 je k dispozici lepší postup vystavování potvrzení o platbách za kroužky, akce, tábory.

Slevové kódy

Slevové kódy umožňují definovat si soubor různých typů slev, s kterými následně můžeme pracovat při zadávání plateb.

V tomto modulu můžeme slevové kódy vytvářet a spravovat. Tlačítkem Nový (F7) přidáme další slevový kód. Při jeho založení se automaticky vygeneruje náhodný kód, který můžeme využít, ale je také možné popsat si typ slevy vlastním kódem pro lepší přehlednost. Vygenerovaný náhodný kód je vhodné využít pro různé "slevové akce", např. budeme ho posílat vybraným účastníkům na základě nějaké podmínky (jednoduché slovo je náhodně uhodnutelné).

Každý slevový kód má definovanou časovou platnost (zadáme datum, do kdy sleva platí - v případě trvale platných můžeme zadat nějaké velmi vzdálené datum). Dále určíme "limit použití", tzn. počet možných uplatnění daného kódu. Pokud se jedná o slevu obecně platnou, necháme nastavenou nulu. Jinak je ale možné omezit např. pouze na jediné využití, jde-li o konkrétní uplatnitelnou slevu pro jednoho účastníka (nebo třeba 5 využití, když půjde o slevu pro rodinu apod.).

Slevu je možné definovat buď jako absolutní hodnotu v Kč (pak do pole Sleva zadáme přesnou částku, např. 100 bude znamenat slevu ve výši 100,- Kč) anebo jako procentuální poměr (pak do pole Sleva zadáme hodnotu v procentech, např. 10 bude znamenat slevu ve výši 10% z ceny předpisu). Nastavení, zda jde o slevu v Kč nebo v procentech, provedeme volbou Typ slevy.

U každého slevového kódu je možné ještě určit, zda je využitelný pro všechny činnosti anebo omezit použití např. jen pro kroužky nebo jen pro tábory. Je také možné určit, zda je slvový kód využitelný i pro online přihlašování (využijeme v případě, že je třeba vytvořit různé "interní" slevy, které závisí na posouzení pracovníkem).

U definovaných slevových kódů si také můžeme v poli Poznámka okomentovat významy jednotlivých kódů (doporučujeme využít pro větší přehlednost).

Na kartě Statistika použití můžeme u již využívaných kódů sledovat jejich skutečné využití. Pozor - v případě, že dojde ke smazání existujícího kódu, staistika použití zmizí!

Máme-li nějaké slevové kódy připravené, můžeme je využít při definování Předpisů plateb. Při zadávání předpisu je nově v tabulce předpisu políčko Slevový kód. Pokud chceme některou z definovaných slev uplatnit, prostě vepíšeme příslušný kód do tohoto políčka. Cena předpisu se v takovém případě po ověření platnosti kódu automaticky upraví. Pokud by byl zadán neplatný kód, nedojde k žádné úpravě ceny. V případě použití pole Slevový kód už nejde dopsat ručně jinou slevu do pole Sleva/příplatek. Samozřejmě i tady platí, že doporučujeme jakékoli poskytované slevy komentovat v poznámce.

Další možností, kde slevové kódy využijeme, jsou online přihlášky přes Klientské centrum. Když se účastník přihlašuje, může při zadávání přihlášky v sekci Slevový kód vyplnit kód, který od nás dostal. Cena se mu poté automaticky upraví. Lze využít různým způsobem, např. při náborových akcích nebo rovnou odkazovat v pravidlech slev ve vnitřním řádu (vícenásobná účast, kroužek-tábor apod.).

Působí-li naše organizace ve městě, kde je možné pracovat s různými online službami pro veřejnost, je také možné uvažovat o využití modulu Slevových kódů pro zapojení do růzýných Slevových systémů. Např. město vydává pro své občany karty, které umožňují automaticky uplatnit určitou výši slevy pro účastníky v kroužcích - děti obyvatel tohoto města (sleva pak např. může být kompenzována městem). V případě, že by tato možnost přicházela v úvahu, kontaktujte nás, abychom projednali možné varianty fungování.

Pro úspěšné používání slevových kódů je nutné nastavit některému uživateli dostatečná oprávnění, aby mohl kódy definovat a udržovat (tato oprávnění nepotřebují běžní uživatelé, kteří jen budou slevy používat). Jako ve většině ostaních modulů, i tady je definice oprávnění dvouúrovňová. Nejprve dotyčnému uživateli v administračním centru povolíme přístup do modulu slevových kódů. V druhém kroku upravíme příslušnou uživatelskou úroveň (tu, kterou má dotyčný uživatel přiřazenou) tak, že doplníme oprávnění pro přidávání, opravování a mazání slevových kódů (v nastavení oprávnění pro hlavní aplikaci). Více o uživatelských právech se dozvíte zde.

Klientské účty

Modul Klientské účty nabízí v hlavní aplikaci možnost spravovat registrace uživatelů z klientského centra pro online přihlašování účastníků. Vidíme zde každého zaregistrovaného uživatele a můžeme spravovat přehled účastníků z adresáře, kteří jsou na tuto registraci navázáni.

Můžeme to využít v případě, že se uživatel (rodič) zaregistroval do klientského centra, ale použil pro svou registraci jinou mailovou adresu, než kterou evidujeme v adresáři u jeho dětí. V takovém případě je možné k příslušné registraci doplnit další účastníky.

Postup při "přesunu" účastníka z jednoho účtu k jinému:

• Vyhledat pomocí e-mailové adresy či jména rodiče původní klientský účet
• Na kartě "Registrovaní účastníci" odebrat příslušného účastníka (tlačítko "Odebrat")
• Vyhledat nový klientský účet
• Na kartě "Registrovaní účastníci" přidat příslušného účastníka (tlačítko "Přidat")

Velmi doporučujeme si při této operaci pečlivě ověřit, zda se skutečně jedná o oprávněného zástupce účasntíka, kterému osobní data můžeme zpřístupnit. Neopatrnou manipulací zde může vzniknout potenciální velká škoda, za kterou autoři a provozovatelé informačního systému nemohou nést jakoukoli odpovědnost! V žádném případě nedoporučujeme provádět tuto operaci pouze na základě telefonického požadavku (pokud si nejsme stoprocentně jisti, např. jde o našeho známého či příbuzného).

Výběr školního roku

Veškeré evidence zájmových útvarů i akcí jsou vztaženy ke školnímu roku. Po převodu dat do archivu a založení nového školního roku je možné se kdykoli vrátit k předchozím školním rokům. Tímto tlačítkem vyvoláme výběr již archivovaných školních roků. Po vybrání jiného roku bude možné pracovat s veškerými daty vybraného roku. Pokud používáme systém měsíčních uzávěrek, nebude možné zasahovat do předpisů a plateb.

Výběr střediska

Tato volba umožňuje nastavit, s kterým střediskem chceme pracovat. Domeček umožňuje členit naši organizaci do více středisek a používat tak oddělenou evidenci pro jednotlivá střediska (např. odloučená pracoviště, pobočky apod.). Uživatelům lze umožnit pracovat s evidencí více středisek nebo pouze jednoho. Je tak např. možné zcela oddělit přihlášky a evidenci jednotlivých středisek, ale pro vedení DDM zachovat přehled o celkovém stavu. Každý uživatel vždy musí pracovat jen s konkrétním vybraným střediskem. V případě menších organizací lze případně tento systém využít i pro izolované evidence jednotlivých oddělení, pokud je to žádoucí.

Číselník středisek se definuje v administračním centru.

Podpora

Volba hlavního menu "Podpora" umožňuje stáhnout a spustit program pro vzdálenou podporu bez nutnosti jeho instalace či speciálních postupů. To umožňuje naší uživatelské podpoře vzdálené připojení k vašemu počítači a přímou konzultaci dotazů či problémů.

Po potvrzení aktivace podpory dojde ke stažení a spuštění programu pro vzdálenou podporu. Obvykle je nutné potvrdit dotaz Windows, zda povolit aplikaci provádět změny v počítači. Při prvním spuštění programu pro podporu je také nutné potvrdit souhlas s licenční smlovou.

Funkci vzdálené podpory aktivujte pouze tehdy, telefonujete-li naší uživatelské podpoře a ta vás o spuštění funkce podpory požádá. Po stažení a spuštění programu sdělíte naší uživatelské podpoře údaj Kód relace a následně potvrdíte povolení vzdáleného ovládání.

Nastavení

Modul nastavení je určen pro zkušené uživatele nebo správce. Je tu možné definovat texty používané v mailech a přihláškách, nastavit výchozí hodnoty splatnosti účastnických poplatků, ale také využít některé pokročilé funkce.

V této kapitole najdete popis jednotlivých sekcí nastavení:

• Kroužky, akce, tábory
• Bankovní účty
• Fakturace
• Obecné
• Skartace
• Dokumenty
• Instalace

Administrační centrum

Administrační centrum Domečku je webová nadstavba, která slouží jako modul pro správu uživatelů a jejich oprávnění, ale také nabízí možnost práce s rozvrhy prostor, správy interních dokumentů a galerií a v neposlední řadě také možnost spravovat zobrazení kroužků či akcí na webu (pokud je Domeček zdrojem dat pro vaše webové stránky). V administračním centru také můžeme pracovat s online elektronickými deníky kroužků.

Administrační cetnrum Domečku najdete na adrese xxx.iddm.cz/admin (místo xxx je třeba napsat vaší konkrétní adresu - viz vstupní informace).

Nabídka možností administračního centra, která se uživateli zobrazí, je závislá na jeho uživatelských oprávněních. V popisu administračního centra budeme předpokládat, že uživatel má všechna práva a vidí tedy všechny nabídky.

Pro lepší přehlednost je nabídka možností administračního centra rozdělena do několika bloků (každý blok obsahuje obvykle několik dalších voleb):

• Činnosti
  Zde najdeme řadu možností pracovat s kroužky, akcemi či tábory, včetně zobrazení na webu a rezervace prostor pro rozvrhy (součástí možností u jednotlivých kroužků jsou i eldektronické deníky).
• Webové stránky
  Tato sekce slouží pro správu webových stránek (je přístupná pouze pokud od nás máte aktivní službu Domeček Web)
• Zdroje
  V této sekci najdeme vše, co slouží pro další práci v činnostech (dokumenty, galerie, rozvrhy).
• Pronájmy
  Modul určený pro správu a přehled o nájemcích a jednotlivých pronájmech (můžeme evidovat smlouvy a rezervovat prostory k pronájmům).
• Pracovní výkazy
  Nástroj určený pro evidenci odpracovaných hodin externích pracovníků (evidence smluv, výkazy práce).
• Číselníky
  Tady najdeme několik číselníků, které jsou nezbytné pro správnou funkčnost celého systému.
• Uživatelé
  Sekce určená pro kmopletní správu uživatelů, která je společná pro celý informační systém. Nastavujeme zde práva jak pro administrační centrum, tak pro hlavní aplikaci. V této sekci je také volba Osobní nastavení určená pro uživatele k nastavení jejich uživatelského účtu.

Obsah kapitol o administračním centru bude postupně doplňován, mějte prosím strpení...

Elektronické deníky

V administračním centru Domečku je možné ke každému kroužku vést online deník. Ten je možné vést v úplné podobě čistě elektronicky, ale také je množné využít tento nástroj jako pomůcku pro přípravu deníku v tištěné verzi pro klasické "ruční" zpracování. Tím odpadá nutnost nakupovat předtištěné formuláře deníků - vše je možné si předem připravit a pak jen vytisknout na obyčejné tiskárně.

V takovém případě doporučujeme využít možnost definovat texty pro deník k přípravě nutných dokumentů (plán, režim práce apod.). Následně, po uzavření přihlašování, lze vytisknout komplet celý deník, aniž by se prováděly zápisy do deníku online. Vytiskne se titulní strana, všechny nadefinované dokumenty, seznam účastníků, list s docházkou a výkaz činnosti.

Dále je popsán způsob práce s online deníky pro jejich kompletní vedení v elektronické podobě. Pro případ tisku připravených deníků pro ruční vyplňování lze níže uvedené postupy využít v odpovídající míře podle potřeby.

Elektronické deníky kroužků může používat kterýkoli uživatel, který je u kroužku definován jako lektor. Uživatelský účet v Domečku musí být propojen s konkrétním lektorem z číselníku v hlavní aplikaci.

Podmínkou práce s deníky tedy je, aby každý lektor, který má zapisovat do deníku, byl definován jako uživatel Domečku. Rozsah oprávnění může být samozřejmě např. pro externí pracovníky omezen pouze na nezbytně nutné minimum.

Oprávnění pro deníky

Aby mohl pracovník mít přístup k deníkům, je nutné propojit jeho uživatelský účet s osobou z číselníku lektorů. To lze provést v definici uživatele v administračním centru (nastavuje se natrvalo).
Pokud byl dotyčný lektor již u kroužku definován, pak je automaticky rovnou oprávněn pracovat s deníkem. V opačném případě je třeba lektora ke kroužku přidat buď nastavením v hlavní aplikaci (karta Lektoři) anebo přímo v administračním centru:
V nabídce kroužků vybereme příslušný kroužek a klikneme na tlačítko "Lektoři". Poté klikneme na "Přidat lektora" a vybereme ze seznamu uživatelů toho, kterého chceme přidat.

Tip: pokud nechceme, aby uživatel mohl vidět všechny kroužky v nabídce administračního centra, je to možné omezit volbou "Omezit přístup pouze na činnosti lektora" v definici uživatele. Toto nastavení způsobí, že se uživateli v administračním centru zobrazí pouze takové kroužky, kde je definován jako lektor (platí stejně i pro akce a tábory).

Souhrn deníku a zápis schůzek

V administračním centru klikneme na nabídku Kroužky a poté tlačítko Deníky. Zobrazí se souhrn deníku, který zahrnuje výpis všech již zapsaných schůzek, souhrn účastníků (přehled o stavu přihlášek a o docházce), souhrn lektorů (přehled všech lektorů, kteří na kroužku někdy pracovali a počty odpracovaných hodin po měsících) a přehled definovaných textů deníku pro dokumentaci (viz níže). Kliknutím na tlačítko "Zobrazit popis" můžeme výpis schůzek rozšířit i o zápis činnosti.

Je-li do administračního centra přihlášen uživatel, který má oprávnění pro příslušný kroužek (je lektorem kroužku nebo suplujícím lektorem), může pořizovat zápisy schůzek. Kliknutím na tlačítko "Nová schůzka" se vyvolá formulář pro zápis schůzky.

• V první části formuláře se vyplní datum (přednastaven je aktuální den), typ schůzky, čas začátku a délka trvání. Hodnoty času začátku a délky trvání jsou přednastavené podle termínu kroužku. Má-li kroužek termínů schůzek více, je třeba doplnit.
  
• Dále vyplníme zápis programu schůzky, popřípadě pole "poznámka", je-li pro ně náplň.
  
• V sekci Lektoři je přednastaveno zaškrtnutí toho lektora, který je přihlášen (zapisuje schůzku). Je zde také možné zaškrtnout další lektory, kteří se schůzky účastnili. Zaškrtnutí lektorů má vazbu na pracovní výkazy. Je také možno doplnit suplujícího lektora výběrem z nabídky (jiný lektor, než standardně nastavený u kroužku).
• V sekci docházky vybereme u každého účastníka odpovídající variantu a následně celý zápis potvrdíme tlačítkem "Uložit". POZOR - docházka musí být vyplněna komplet u všech účastníků, jinak schůzku nelze uložit! Doporučujeme tedy vyplňovat až v momentě, kdy známe skutečný stav. K docházce se ovšem lze později vrátit a zápis upravit (např. pokud někdo přišel později). Pro snadnější vyplňování lze využít volbu "Vše nepřítomen" (všem se nastaví, že na schůzce nebyli a následně lze přepnout pouze u těch, kteří byli, na "nepřítomen".)
• Pro nabídku účastníků při zápisu docházky platí, že do nové schůzky jsou zařazeni pouze účastníci přihlášení nebo odhlášení s datem odhlášení v budoucnu.
• Pokud se uživatel pokusí zapsat schůzku s datem, které nespadá do období trvání kroužku, systém mu to neumožní (předpokládá správné vyplnění data zahájení a ukončení činnosti).

Dokumentace kroužku

V deníku lze přidávat textová pole s potřebnými průvodními informacemi. Stačí kliknout na tlačítko "Nový text" a buď vybrat z předdefinovaných textů nebo zapsat další nový.

• Předem definované texty lze vytvořit v Číselníku textů v administračním centru v sekci Číselníky. Lze si tak dopředu připravit stále stejné dokumenty, např. poučení vedoucích kroužků o bezpečnosti. V číselníku jsou připravné vzorové texty pro inspiraci.
• Ke každému přiadnému textu v deníku lze také zvolit, zda se má tisknout na nové stranrě anebo má v tisku pokračovat za předešlým textem. Pořadí textů je možné ovlivnit pomocí šipek v pravé části tabulky nadpisů. Díky tomu je možné uspořádat si texty v deníku podle vlsatních přestav.
• Nástroj pro přidávání textů v deníku lze využít pro uložení potřebné dokumentace jako např. plán činnosti, hodnocení, režim práce ZÚ apod. a vytvořit si tak prakticky kompletní pedagogickou dokumentaci ke kroužku. V případě potřeby lze tuto funkci využít i pro vložení hospitačního záznamu - stačí si v číselníku textů připravit vzorovou strukturu zápisu a pak již jen vložit vzor a upravit. Záznam se pak vytiskne jako součást deníku a můžeme tak mít veškerou dokumentaci pohromadě na jednom místě.
• Pro kontrolní či archivační účely lze případně následně celý deník v kompletní podobě vytisknout, viz níže.

Uzamykání deníků

• Kliknutím na ikonu zámečku je možné uzavřít zapsané schůzky, aby již nebylo možno pořizovat změny. Lze nastavit datum, k němuž má být uzamčení provedeno, tzn. všecny schůzky do zvoleného data nebude možné upravovat. Současně už také nebude možné zapsat žádnou novou schůzku s datem starším, než je datum uzamčení.
• Je-li z nějakého důvodu potřeba uzamčené schůzky "odemknout" a vrátit se k jejich úpravě, může to oprávněný uživatel udělat opětovným kliknutím na zámek - nastaví datum starší, než je schůzka, kterou je třeba opravit. To způsobí znovuotevření již zamknutých schůzek.
• Zamknutí buněk rovněž vyvolá záznam informace o datu a jménu uživatele, který zamknutí provedl, do tiskového výstupu deníku. Tuto funkci tedy lze využít i jako kontrolní úkon.
• Samostatně lze zamykat také texty deníku - kliknutím na ikonu zámečku u nadpisů textů se zamknou všechny texty najednou. Kliknutím na ikonu zámečku u jednotlivých textů lze uzamykání provést selektivně pro vybrané texty (např. obecně platný text poučení pro vedoucí či režim činnosti bude vždy stejný a je možné ho ihned zamknout, aby nedocházelo k nežádoucím úpravám, ale třeba plán činnosti ponecháme pro práci lektora odemčený).

Tisk deníku

Vyplněný deník lze vytisknout nebo uložit (vygeneruje se do PDF). Tisková sestava obsahuje kompletní deník kroužku:

• titulní list - předdefinovaná podoba se všemi základními údaji o kroužku
• textové doplňující informace - viz kapitola Dokumentace kroužku
• seznam účastníků - zahrnuje všechny účastníky, kteří mají nějaký záznam v docházce
• list s docházkou - odpovídá seznamu účastníků a lze např. použít i jako samostatný list pro účely pracovní evidence docházky tam, kde je obtížné zapisovat rovnou online (např. na sportovišti)
• výkaz činnosti kroužku - zápisy jednotlivých schůzek - obsahuje přehled o počtu hodin, počtu účastníků podle docházky, přítomných lektorech a vlastní zápis o proběhlé činnosti (na konci každé strany je pro případ tisku i kolonka pro podpis lektora)
• Přehled poznámek ke schůzkám - souhrnný výpis všech případných poznámek vyplněných u jednotlivých schůzek (může obsahovat např. záznam o účastnících "na vyzkoušení", kteří ještě nebyli přihlášeni, nebo jakékoli jiné pomocné údaje)

Pracovní výkazy

Pracovní výkazy v administračním centru slouží k evidenci uzavřených dohod s externisty a následnému vykazování práce externími pracovníky. Aby mohl pracovník vyplňovat výkaz, je nejprve nutné zapsat jeho dohodu do evidence. Každý pracovník, který má vyplňovat výkaz, musí také být definován jako uživatel administračního centra.

Stručný popis procesu využívání Pracovních výkazů:

• V modulu Uživatelé definujeme postupně všechny pracovníky, kteří mají vyplňovat pracovní výkazy (zpravidla především vedoucí kroužků).
• V modulu Dohody zapíšeme všechny smlouvy, pro které mají být vyplňovány výkazy. Aby mohl pracovník vyplňovat výkaz, musejí být dohody schválené.
• V modulu Moje výkazy může poté pracovník vyplnit jednotlivé odpracované hodiny za svůj kroužek, popřípadě akci či jinou práci (viz dále).
• Nadřízený pracovník (pedagog, který má dotyčného externistu na starosti) poté v modulu Kontrola výkazů provede ověření správnosti a úplnosti vyplněných výkazů.
• Pracovník, který má právo schvalovat vyplněné pracovní výkazy, nakonec v modulu Schválení výkazů provede jejich finální odsouhlasení a poté vygeneruje podklady pro mzdovou účtárnu a další zpracování.

Celý postup zpracování pracovních výkazů předpokládá dělení kompetencí v organizaci a umožňuje tudíž, aby jeden pracovník výkazy kontroloval a jiný schvaloval (lze ošetřit v nastavení uživatelských práv). Je ale samozřejmě možné tyto funkce vykonávat souběžně a kontrolu i schvalování provádět jednou osobou. Jsou i přístupy, které předpokládají spíše vyplňování výkazů za externisty, např. zodpovědným pedagogem, který má dané kroužky na starosti. V takovém případě se krok "Moje výkazy" přeskočí.

Níže najdete podrobnější popis jednotlivých kroků.

Dohody

Tento modul slouží jako podkladová evidence všech uzavřených smluv s externími pracovníky. Nejedná se v této verzi o náhradu personálního systému, jde spíše o základní údaje nutné pro výpočet podkladů pro mzdy (hodinová sazba, z čeho je placeno apod.)

Kliknutím na tlačítko "Nová dohoda" vyvoláme formulář pro založení dohody. Je třeba vyplnit datum platnosti smlouvy (od - do), typ odměny (hodinová nebo úkolová), sazbu v Kč (za hodinu nebo za úkol) a počet hodin týdně podle toho, jak je smlouva sjednána a podepsána. Dále nastavíme typ dohody.

Zdroj financování umožňuje definovat ke každé dohodě, z čeho bude přednostně hrazena (použije se poté při generování sestavy podkladů ke mzdám). Zdroj financování se definuje v číselníku (musí být zadán předem).

V poli Pracovník určíme osobu (uživatele), s nímž je dohoda sepsaná. To tedy reprezentuje pracovníka, který bude následně na tuto dohodu pracovat a vyplňovat výkaz práce.

V poli Popis dohody je vhodné vyplnit stručnou pracovní náplň (zobrazuje se poté v pracovním výkazu při vyplňování). Poznámka slouží pro naše interní okomentování dohody.

Nakonec je nutné určit pracovníka (uživatele), který za dohodu zodpovídá. Ten bude následně provádět kontrolu vyplněných výkazů. Je tedy vhodné definovat jako zodpovídajícího toho pracovníka, který se pak skutečně bude vyplněnými výkazy zabývat a kontrolovat je za více externistů.

Po uložení dohody je posledním krokem její schválení. To může a nemusí provádět ten samý pracovník (lze nastavit v oprávněních). Klikneme na řádek s uloženou dohodou a vpravo nahoře tlačítkem Schválit dohodu provedeme její schválení (je třeba ještě potvrdit dalším kliknutím na tlačítko "Schválit dohodu").

Moje výkazy

Tento modul je zdrojem dat pro výkazy jednotlivých pracovníků. Obvyklý způsob práce s pracovními výkazy by tedy měl být, že externí pracovník má v nastavení uživatele povolen přístup pouze do tohoto modulu. Dohody, kontrolu a schválení není nutné externistům zpřístupňovat.

Po kliknutí na položku menu "Moje výkazy" se zobrazí přehled všech výkazů, které se týakjí dotyčného uživatele. Ke každé evidované dohodě pracovníka je zakládán samostatný pracovní výkaz.

Výkazy jsou uživateli založeny automaticky pro celou dobu platnosti dohody. Je tedy třeba jen zvolit příslušný měsíc, který chce pracovník vyplňovat. Poté je třeba kliknout na řádek s výkazem, jehož položky chceme upravovat.

Po kliknutí na řádek s výkazem se zobrazí výpis položek výkazu (pokud dosud žádné nebyly vyplněny, bude výpis obsahovat jen záhlaví se základními údaji o dohodě). Zde je také případně možné kliknutím na tlačítko Výkaz získat detailní informace o dohodě, ke které se výkaz vztahuje.

Vyplňování položek výkazu reprezentuje obdobu zapisování jednotlivých datumů a odpracovaných hodin do klasického papírového výkazu. Položky výkazu lze zadávat několika způsoby:

• Načtením z deníku - je-li veden elektronický deník, nabídnou se uživateli kroužky, které připadají v úvahu a zaškrtnutím je možné vybrat, které z nich chce do vyplňovaného výkazu přenést. Tato funkce poté automaticky založí do výkazu položky pro všechny zapsané schůzky z deníku s uvedením data a počtu odpracovaných hodin. Je-li na kroužku zapsáno více lektorů u schůzky, nabídne se kroužek každému z nich - každý lektor si tedy práci na schůzce vykáže ve svém výkazu. Načtením zápisů schůzek z deníku se automaticky doplní také příslušné časové úseky do evidence docházky. Zápisy evidence docházky jsou automaticky provázané s položkami výkazu (počtem odpracovaných hodin). Je-li to nutné, může pracovník v již založených položkách upravit čas trvání (dojde tím i k úpravě evidence pracovní doby).
• Výběrem z činností - zde je možné doplnit do výkazu položku k jakékoli jiné činnosti v Domečku (kroužek, akce, tábor). Např. v rámci různých přípravných prací pro kroužky nebo třeba účast na některé konkrétní akci.
• Zadáním volné položky - to slouží pro případy, kdy potřebujeme vykázat hodiny odpracované mimo činnosti evidované v Domečku (např. některé akce, které v Domečku nemáme, nebo třeba administrativní práci apod.). Díky volným položkám může pracovní výkaz využívat i pracovník, jehož dohoda není přímo svázána s pedagogickou prací, např. právě administrativní podpora, techničtí pracovníci, popřípadě třeba pracovníci ze vzdálených pracovišť... Každá odpracovaná položka se zadává textem (popis činnosti-práce), datem, časem počátku činnosti a dobou trvání. Popis pracovní činnosti v položce je ve výkazu "zapamatován" a při dalším vyplňování se nabízí k výběru. Je šikovné používat typově stále stejné popisy činnosti - výkaz je potom přehlednější.
  Jde-li o dohodu s hodinovou sazbou, je tato sazba v položce výkazu předvyplněna. Díky tomuto postupu můžeme rovnou získat také evidenci pracovní doby.

V dohodách a pracovních výkazech se rozlišuje typ odměny (hodinová / úkolová). Hodinová odměna se použije u dohod, kde je odměna definována sazbou za hodinu a práce je tedy také vykazována hodinově. Naproti tomu úkolová odměna se použije tam, kde je dohoda sepsána na jednu konkrétní činnost a odměna je vyplácena za celek (splněný úkol). Vzhledem k současným zákonným požadavkům je ale i u takovéto dohody nutné evidovat pracovní dobu. Vykazování práce ve výkazu u těchto typů dohod probíhá tak, že se založí položka výkazu s jedním datem (např. poslední den v měsíci, poslední den skončené akce apod.), k níže se vykáže celá částka odměny za dohodu (popřípadě za měsíc) - jako "počet" se uvede 1. Po založení takové položky je pak možné doplňovat údaje o konkrétních odpracovaných časových úsecích (kliknutím na tlačítko s ikonou osoby v pravé části řádku položky výkazu).

Pro lepší orientaci je pod výkazem zobrazen souhrn vykázaných položek podle jednotlivých činností. U volných položek je souhrn řazen abecedně podle popisu položek. Je tedy vhodné používat stále stejné varianty formulací popisu práce - souhrn pak bude přehlednější.

Po vyplnění všech položek výkazu klikne pracovník na tlačítko "dokončit". Tím se výkaz ukončí a v dalších modulech (viz níže) označí jako dokončený.

Kontrola výkazů

Modul Kontrola výkazů slouží pro celkový přehled o vyplněných výkazech. Pracovník, který zodpovídá za některé dohody, zde má zobrazeny výkazy všech jemu přiřazených externistů. Funkčnost je prakticky totožná s modulem Moje výkazy.

V modulu Kontrola výkazů je možné z jednoho místa korigovat a vyplňovat výkazy kteréhokoli podřízeného pracovníka. Je tak klidně možné zahrnout do vyplňování výkazů i ty externisty, pro které by samostatná práce v administračním centru Domečku byla obtížná. Výkaz prostě vyplní některý z pracovníků za ně.

Po provedení finální kontroly a odsouhlasení správnosti vyplněných položek je možné výkaz zamknout. Tím se položky výkazu zablokují pro další změny (externista od tohoto okamžiku už nemůže do výkazu zasahovat).

Pro lepší přehled je v tabulce výkazů ve čtyřech sloupcích zobrazována indikace jejich stavu (dokončeno / zamčeno / schváleno / uhrazeno). Kontrolující pracovník se tak snadno může orientovat, které výkazy už je možné zkontrolovat (zelený puntík v prvním sloupci) a které ještě nejsou hotové.

Po uzamčení výkazů následuje poslední krok zpracování - schválení k proplacení.

Schválení výkazů

Tento modul slouží pro závěrečnou fázi řídící kontroly. Pracovník, který má oprávnění odsouhlasit výsledný stav výkazů a schválit výplatu mezd, provede v tomto modulu schválení jednotlivých výkazů.

Schvalovat lze pouze uzamčené výkazy, aby se předešlo dodatečným změnám v již schváleném stavu. I zde je samozřejmě možné jednotlivé výkazy prohlížet, potřebuje-li si schvalující pracovník ověřit jejich obsah.

Schválení výkazu se provede kliknutím na tlačítko Schválit v detailním zobrazení každého výkazu. Schvalovat je možné také hromadně - zaškrtnutím příslušného políčka ve sloupci "Označit ke schválení" a následně kliknutím na tlačítko "Schválit vybrané". Kliknutím na záhlaví sloupce "Označit ke schválení" se vyberou všechny výkazy, které mohou být schváleny.

Generování podkladů pro mzdy

V modulu Schválení výkazů je možné vygenerovat ke stažení dokument v Excelu nebo PDF pro další vlastní zpracování.

V levém sloupečku tabulky jsou zatržítka pro označní výkazů, které chceme exportovat - lze označit buď všechny nebo jen vybrané.

Tlačítkem "Označené do XLS" lze vygenerovat soubor pro Excel, který má dva listy:
- Na prvním listu najdeme souhrn všech vybraných výkazů s uvedením počtu odpracovaných hodin, hodinové sazby a celkové vypočtené částky, ale i dalších podrobností k dohodě pracovníka.
- Na druhém listu jsou k dispozici kompletní položky všech vybraných výkazů a lze si tak provádět vlastní sumáře pomocí funkcí excelu pro další zpracování.

Tlačítkem "Označené do PDF" lze vygenerovat PDF dokumenty s jednotlivými výkazy odpracovaných hodin k vytištění a následné archivaci. Tyto dokumenty lze v případě potřeby využít jako oficiální podklady pro mzdovou agendu a vykazování hodin u jednotlivých dohod.

Export výkazů je možné provádět pouze z modulu Schválení výkazů. Oprávnění k tomuto modulu by tedy měl mít pouze pracovník, který má kromě schvalovací pravomoci současně mít i možnost sledovat údaje ze všech pracovních výkazů pohromadě. Jde o soubor dat o mzdách všech externích pracovníků, doporučujeme tedy k nastavení oprávnění přistupovat s maximální rozvahou!

Uhrazení výkazů

Volitelně je možné v modulu Schválení výkazů využít také možnost sledovat, zda byly příslušné mzdy skutečně vyplaceny. Po kontrole provedených výplat je možné v přehledu výkazů v tomto modulu nastavit příslušný příznak a mít tak přehled, zda je skutečně vše vyplaceno.

Nastavení informace o provedené výplatě se provede obdobně, jako při schvalování výkazů. Zatržítko ve sloupci "Označit k úhradě" označuje výkaz, který byl uhrazen (tedy byla skutečně provedena výplata mzdy pracovníkovi). Potvrzení zaškrtnutých úhrad se provede tlačítkem "Uhradit vybrané".

Zdroje

V sekci Zdroje najdeme v administračním cetnru možnosti spravovat dokumenty a obrázky pro další použití a také zobrazovat rozvrhy (obsazenost jednotlivých prostor).

Dokumenty a obrázky můžeme v této sekci administračního centra nahrávat a ukládat pro další použití (např. dokumenty ke stažení v klientském centru nebo obrázky ke zobrazení na webu).

Rozvrhy nabízejí možnost mít na jednom místě pohromadě přehled o všech plánovaných i jednorázových činnostech a jejich umístění v pracovnách, klubovnách, sálech. Rozvrhy pravidelné činnosti (kroužků) se naplní pomocí funkce Hromadná rezervace v nastavení kroužku. Jednorázové akce potom můžeme umisťovat do příslušných prostor také pomocí přidání rezervace v nastavení akce (nebo tábora).

Dokumenty

Tato část administračního centra slouží k nahrání dokumentů a jejich uspořádání do složek. Pomocí tlačítka Nová složka vpravo nahoře můžeme přidávat další složky a podsložky a vytvořit si tak libovolnou strukturu.

Kliknutím na existující složku zobrazíme dokumenty uložené ve složce. Pomocí tlačítka Nahrát soubory pak můžeme přidat libovolný další dokument.

Nahrané dokumenty můžeme použít jako informační zdroj pro vlastní tým anebo je dále použít pro publikaci v klientském centru či na webových stránkách.

Pro lepší orientaci je možné každému dokumentu přidat titulek pomocí úpravy položky dokumentu (tužka vpravo od názvu dokumentu).

Chceme-li dokument zpřístupnit v klientském centru nebo publikovat na webu, je nutné jej označit jako veřejný (tužka, vyplnit popis souboru a zaškrtnout "Veřejný dokument").

Všechny dokumenty označené jako veřejné je pak možné v nastavení kroužků, akcí nebo táborů zpřístupnit pro zobrazení v klientském centru. Pokud máme Domeček napojený na web, ja možné všechny veřejné dokumenty zobrazovat na webových stránkách.

Galerie

Galerie slouží jako zdroj obrázků (fotografií, ilustrací) pro jejich další použití buď jako ilustrace k jednotlivým činnostem nebo publikaci na webu ve fotogaleriích.

Kliknutím na tlačítko Nová galerie vytvoříme složku pro nahrání fotografií. Datum slouží pro třídění galerií na webových stránkách. Vyplníme popis a uložíme galerii.

Obrázky do vytvořené galerie vložíme kliknutím na tlačítko Správce obrázků a poté na tlačítko Nahrát obrázky.

Již nahrané obrázky je možné pomocí správce obrázků doplnit o popisky (kliknutím na tužku), popřípadě smazat ze složky.

Každý nahraný obrázek z libovolné galerie je možné použít jako ilustraci ke kroužku, akci nebo táboru anebo použít jako zdrojový obrazek pro publikaci na webových stránkách (jsou-li napojené na Domeček).

Pro účely ilustračních obrázků k činnostem je vhodné si vytvořit složky (galerie) pojmenované návodně tak, aby se pak obrázky snadno vyhledaly.

Rozvrhy

Tato část administračního centra umožňuje udržovat přehled o obsazenosti / rozvrhu činností v jednotlivých místnostech.

Zdrojem dat pro rozvrhy jsou rezervace prostor v nastavení kroužků, akcí a táborů, popřípadě rezervace z modulu Pronájmy.

Kliknutím na Rozvrhy zobrazíme nabídku měsíců (a roků) a kmopletní výpis všech položek rozvrhu. V levé části pod nabídkou měsíců najdeme nabídku jednotlivých míst konání (objektů) a prostorů (místností). Jsou dva možné pohledy na zobrazení rozvrhu:

• Zobrazení denního rozvrhu v daném místě - kliknutím na konkrétní místo (objekt) z nabídky zobrazíme měsíční rovrh v celém objektu a následně kliknutím na šedé políčko "Zobrazit rozvrh místa" u konkrétního data zobrazíme kompletní rozvrh pro vybraný den. Sloupečky zobrazují jednotlivé místnosti, v řádcích jsou hodiny.
• Zobrazení měsíčního rozvrhu pro konkrétní místnost - kliknutím na vybranou místnost (prostor) zobrazíme výpis rozvrhu pro celý měsíc v daném prostoru.

Význam barev zobrazovaných položek rozvrhů:

• Zelená - kroužky
• Modrá - akce
• Oranžová - tábory
• Hnědá - pronájmy

Po kliknutí na položku rozvrhu se zobrazí detail příslušné činnosti.

Číselníky

Uživatel, který má administrátorem přiděleno příslušné oprávnění, může v Administračním centru Domečku spravovat tyto používané číselníky:

• Střediska
• Oddělení
• Svátky a prázdniny
• Zdroje financování
• Texty deníku

Jednotlivé číselníky slouží jako podklad pro další práci v administračním centru. Výjimku tvoří číselník středisek, který má vliv i na databázi hlavní aplikace (je-li naše organizace rozsáhlejší a pracuje ve větším organizačním členění). Podrobnosti najdete v jednotlivých kapitolách...

Střediska

Je-li náš DDM rozsáhlejší organizací, která je členěna do více středisek (poboček, samostatných budov apod.), může využít možnost členění databáze akcí a kroužků na samostatná střediska. V takovém případě může administrátor definovat až 9 středisek (1 – 9) a každému středisku určit pojmenování a kontaktní údaje (doporučujeme vyplnit pečlivě a přesně, protože tyto údaje se tisknou na přihlášky!).

Pokud použijeme více středisek, je pak možné uživatelům definovat, s kterými středisky mohou pracovat. Při přihlášení do Domečku pak uživatel vybírá, v kterém středisku bude pracovat (má-li povoleno zpracování více středisek).

Číselník středisek je od verze 1.6.6 přesunut do administračního centra.

V případě velmi rozsáhlých organizací je alternativně možné upravit nastavení systému tak, aby poskytoval dvouciferný číselník středisek, je tedy potom možné použít až 99 středisek. Standardně je systém nastaven na jednociferné číslo střediska, ale na přání je možné toto nastavení upravit. Velmi doporučujeme zvážit případnou možnost takového růstu organizace již na začátku používání informačního systému - pozdější úprava je komplikovaná! Je také nutné počítat s tím, že využití dvouciferného čísla střediska rozšíří variabilní symbol přihlášek na 10 číslic!

Zdroje financování

Číselník zdrojů financování v administračním centru využijeme ve spojení s pracovními výkazy.

Pod pojmem zdroje financování chápeme jednotlivé dotační tituly či jiné původce financí, z kterých budeme hradit mzdy externích pracovníků.

Číselník zdrojů financování je jednoduchou definicí, která obsahuje dvě položky pro každý zdroj financování: kód a název. Můžeme tak určit číselné (i jiné) kódové označení shodné např. s účetním systémem a poté slovní popis.

Nastavené položky z tohoto číselníku se pak využijí při definici Dohod v modulu pro pracovní výkazy a následně jsou pak zobrazovány v podkladech pro mzdy vygenerovaných z pracovních výkazů.

Tento číselník tedy nemá smysl využívat, pokud nechceme praocvat s modulem pracovních výkazů.

Texty deniku

Číselník textů deníku lze využít pro přípravu často používaných textových informací (dokumentů) pro vedení deníků zájmových útvarů.

Abychom mohli v Domečku evidovat a archivovat kompletní pedagogickou dokumentaci kroužků, je možné deníky doplnit o texty vyžadovaných součástí dokumentaci, jako např. plán činnosti či hodnocení, režim práce či poučení vedoucího apod.

Číselník textů deníku umožňuje připravit si jednotlivé součásti dokumentace, které se budou stále opakovat a je tak možné je snadno vložit ke každému kroužku.

Kliknutím na tlačítko "Nový text" lze založit další položku - stačí vyplnit Nadpis (zobrazuje se poté v deníku) a Obsah - pole pro vložení libovolného textu ke zobrazení v dokumentační části deníku. Po vyplnění je třeba uložit. Uložené texty z tohoto číselníku se pak nabízejí při vyplňování deníku.

Správa uživatelů

Uživatelská práva, přístup do jednotlivých modulů a správa uživatelských účtů je společná pro hlavní aplikaci i administrační centrum. Vše, co se týká správy uživatelů a oprávnění, najdete v administračním centru. Přístupové údaje uživatelů jsou společné pro obě části systému.

Domeček pracuje se systémem zabezpečeného přihlašování uživatelů. Administrátor tak může spravovat seznam uživatelů, kteří jsou v Domečku oprávněni pracovat. Kterémukoli uživateli lze přiřadit různé úrovně oprávnění a povolovat přístup k jednotlivým modulům. Nastavení oprávnění uživatelů funguje ve dvou úrovních:

• Definice uživatele (menu administračního centra Uživatelé) - každému uživateli zvlášť je třeba definovat pomocí zatržítek, které moduly hlavní aplikace a administračního centra smí používat. K modulu, který zaškrtnete, má uživatel přístup. Co v něm smí provádět, se nastavuje v uživatelských úrovních.
• Uživatelské úrovně neboli sada oprávnění pro práci v jednotlivých modulech (menu administračního centra Uživatelské úrovně). Zde spravujete sady oprávnění pro práci v modulech, které má uživatel povolené. Lze nastavovat, zda uživatelé smějí přidávat záznamy, opravovat či mazat, v různých kombinacích. Uživatelská úroveň je vždy určitá sada oprávnění, kterou lze přiřadit stejným skupinám uživatelů (např. můžeme definovat stejná práva pro všechny pedagogy, pro vedoucí oddělení, pro informátory apod.) Konkrétnímu uživateli pak přidělíte uživatelskou úroveň v definici uživatele výběrem z nabídky.

Každému uživateli může administrátor kromě uživatelské úrovně definovat, s kterými středisky v rámci organizace může uživatel pracovat. Lze tak navzájem oddělit jednotlivá organizační střediska a umožnit jim pracovat pouze se svými daty, ale např. členové vedení organizace či ekonomického útvaru mohou pracovat se všemi středisky. Je-li zaškrtnuta volba "Všechna střediska", má uživatel možnost zvolit při výběru střediska v aplikaci zobrazení všech středisek najednou. V tom případě může pohromadě pracovat např. se všemi kroužky všech středisek v jedné tabulce, ale také generovat sestavy za všechna střediska dohromady. Není pouze možné přidávat nové činnosti (např. založit nový kroužek).

Aby mohl uživatel pracovat s elektronickými deníky kroužků, je nutné nastavit propojení uživatele s lektorem z číselníku lektorů v hlavní aplikaci!

Propojení na číselník lektorů slouží současně také k tomu, že je možné omezit výpis kroužků, akcí a táborů v administračním centru konkrétnímu uživateli jen na ty činnosti, u kterých je definován jako lektor. Externí vedoucí kroužků či vedoucí táborů tak mohou vidět pouze ty činnosti, kde sami pracují, ale nikoli všechny ostatní.

Možnost omezeného zobrazení činností uživateli nastavíme zaškrtnutím volby "Omezit přístup pouze na činnosti lektora". Tím určíme, že tento uživatel uvidí v administračním centru právě pouze jen ty kroužky, akce nebo tábory, kde je nastaven jako lektor.

Přidání lektora ke kroužku, akci nebo táboru lze provést dvěma způsoby:

• V hlavní aplikaci (definice činnosti, záložka Lektoři)
• V administračním centru (klikneme na detail kroužku, akce nebo tábora, poté na tlačítko Lektoři a Přidat lektora)

Klientské centrum

Klientské centrum je webový modul informačního systému Domeček, který slouží pro online přihlašování účastníků. Je to nástroj určený pro vaše účastníky a jejich rodiče. Umožňuje registraci uživatelů, správu dat o účastnících (z pohledu rodičů o jejich dětech), informace o jejich platbách a hlavně zadávání nových přihlšek přímo online.

Práci s klientským centrem si můžeme zjednodušeně představit, jako používání obvyklého e-shopu. Uživatel si vytvoří registraci a poté může zadávat přihlášky na kroužky, akce nebo tábory. Proces přihlášení je však vždy dvoustupňový - klient zadá přihlášku, kterou následně pracovník střediska musí schválit. Proces přihlašování tak můžeme mít vždy plně pod kontrolou.

Databáze účastníků klientského centra je totožná s adresářem v hlavní aplikaci. Pokud se tedy registruje uživatel, jehož děti už známe z dřívějška (máme evidované jejich přihlášky), může tento uživatel své děti rovnou u svého účtu v klientském centru vidět. Podmínkou však je, aby se zaregistroval se shodnou mailovou adresou, kterou evidujeme v adresáři. Pokud by si vytvořil registraci pro jinou adresu, ke spárování nedojde. V takovém případě je možné doplnit účastníky ručně v modulu hlavní aplikace Klientské účty.

Pro práci s klientským centrem si tedy uživatel nejprve musí vytvořit registraci (je ověřována funkčnost jeho mailové adresy). Poté se může běžným způsobem přihlásit ke svému účtu a pracovat s jeho možnostmi.

Úvod - přehled účastníků a přihlášek

První položka menu v klienstkém centru (Úvod) nabízí přehled již evidovaných účastníků - tzn. osob, které jsou s registrovaným uživatelem v našem adresáři spojené. U nich pak vidí přehled všech dosud provedených přihlášek a stav jejich plateb. Přehled je rozdělen na aktivní, neaktivní (náhradníci, zamítnuté) a ukončené (činnosti s datem konání v minulosti) přihlášky

Každá přihláška je doplněna informací o stavu úhrady, stavu zpracování a komentáři pro usnadnění orientace uživatele (výzva k zaplacení, oznámení o připravené přihlášce ke stažení, výzva k vyčkání na schválení přihlášky apod.).

Přímo z přehledu přihlášky může uživatel zvolit možnost online úhrady (kartou či bankovním převodem). Pro aktivaci této možnosti nás kontaktujte.

Po kliknutí na konkrétní přihlášku se uživateli zobrazí její detail. Zde je možno vidět přehled předpisů plateb i všech skutečně připsaných plateb a také je možno stáhnout přihlášku pro tisk, je-li vygenerována (přihlášku můžete kdykoli vygenerovat z hlavní aplikace znovu - ke stažení se nabízí, dokud není v aplikaci u přihlášky zatržena volba "Podepsaná přihláška"). Přehled přihlášky obsahuje také informaci o splatnosti (pokud je evidován nedoplatek).

V detailu přihlášky jsou vypsány platební údaje pro úhradu a také automaticky zobrazen QR kód pro pohodlnou platbu z mobilního bankovnictví.

V přehledu plateb přihlášky si může uživatel stáhnout doklad o přijaté platbě. Tuto možnost je třeba povolit v nastavení hlavní aplikace (sekce Obecné). Doklad o úhradě se generuje pro platby typu Banka příjem, Pokladna příjem, Platba online, Platba kartou. Podrobný popis funkcí potvrzení o úhradě najdete zde.

Je-li u klientského účtu evidován u některé přihlášky přeplatek, nabízí se na tomto místě uživateli možnost vyplnit žádost o vrácení přeplatku.

Pokud má některá přihláška v klientském účtu přeplatek, je v detailu plateb také možnost použít přeplatek na úhradu (případně částečnou úhradu) zvolené přihlášky. Možnost využití této funkce pro uživatele lze povolit či zakázat v hlavní aplikaci v modulu Nastavení (Obecné-Funkce klientského centra).

Výpis detailu přihlášky zobrazje také "Podmínky přihlášení", což je text odpovídající Prohlášení rodičů na přihlášce (jeho formulace se dá upravit v Nastavení, viz zde). Na tomto místě je také zobrazeno tlačíko pro stažení vnitřního řádu, je-li v nastavení aplikace dokument nahrán.

V detailu přihlášky je také nabídka dalších funkcí. Uživatel může změnit kontaktní údaje účastníka (volba Kontaktní údaje). Tato změna aktualizuje kontakty ve všech aktuálních přihláškách daného školního roku, popřípadě právě končícího školního roku, jde-li o stejný kalendářní rok.

V možnostech přihlášky může dále uživatel stahovat dokumenty (volba Dokumenty). Je zde možné zpřístupnit ke stažení např. formulář bezinfekčnosti pro tábor, specifické informace k účasti apod. Dokumenty ke stažení lze definovat v administračním centru v nastavení kroužku, akce nebo tábora (obdobně, jako pro publikaci na web).

Volba Prodloužit účast umožňuje uživateli zadat požadavek předpisu platby na další období (týká se kroužků). Pokud využíváte platební bránu, rovnou se zde také nabídne možnost prodloužený předpis uhradit.

Volba Souhlasy zobrazí uživateli přehled poskytnutých GDPR souhlasů týkajících se konkrétní přihlášky.

Volba Žádost o vratku umožňuje uživateli odeslat požadavek na vrácení zaplaceného účastnického poplatku (v souvislosti se zrušenou činností, ale např. třeba i tehdy, když se účastník odstěhoval a nemůže se již nadále účastnit činnosti). Takto zadané požadavky se pak v Domečku zobrazí v hlavní aplikaci v modulu Požadavky, kde je možné s nimi dále pracovat. Možnost využití této funkce pro uživatele je možné povolit či zakázat v hlavní aplikaci v modulu Nastavení (Obecné-Funkce klientského centra).

Pozor - žádost o vratku není totéž, co vratka přeplatku! Žádost o vratku slouží k řešení situací, kdy rodič aktivně žádá o snížení stanoveného předpisu úhrady za činnost. Pokud vracíme automaticky z důvudů na straně organizace (např. přerušení činnosti), vzniká účastníkům přeplatek a mohou požádat o jeho vrácení. To lze provést přímo u přihlášky. Žádost o vratku k tomuto kroku neslouží.

Zde najdete dokument s podrobným vyobrazením jednotlivých částí detailu přihlášky.

Zadání nové přihlášky

V dalších položkách je možné zadávat nové přihlášky na kroužky, akce nebo tábory. Přihláška se provádí výběrem z nabídky činností. Důležité je, že pro online přihlašování jsou v klientském centru dostupné pouze ty činnosti, u kterých to v nastavení povolíme (v hlavní aplikaci v nastavení kroužku, akce nebo tábora, karta Přihlášení a propagace). Je tedy možné zpřístupnit pro online přihlašování pouze takové kroužky nebo třeba tábory, u kterých je dostatečná kapacita a máme v úmyslu připustit přihlašování kteréhokoli zájemce. Naopak mohou být případy, kde tuto variantu neumožníme (např. odborné soustředění, kde je podmínkou účasti přihlášení do konkrétního kroužku). Zobrazení kroužků v nabídce pro přihlašování se řídí aktuálním školním rokem (změna proběhne obvykle k 1.6.), u akcí a táborů se zobrazování v nabídce řídí nastavením rozpětí datumů, které si určíme sami v nastavení akce.

Proces přihlášky probíhá ve třech krocích - nejprve uživatel vybere, kterého účastníka chce přihlásit (z již evidovaných), popřípadě určí, že bude zadávat přihlášku pro nového účastníka, zvolí další podrobnosti (druh platby, typ školy, samostatný odchod, případně zadání slevového kódu, je-li nějaký přidělen), může také dopsat poznámku k platbě (tato poznámka se uloží spolu s předpisem platby).

V dalším kroku se vyplní / aktualizují osobní a kontaktní údaje účastníka (jejich rozsah je závislý na typu školy, věku a nastavení důvodů zpracování). Pokud má přihlašovaný účastník ještě nějaké další přihlášky platné ve stejném kalendářním roce, dojde po schválení nově zadané přihlášky k aktualizaci kontaktních údajů, státního občanství, zdravotní pojišťovny a informace o zdravotním stavu, jsou-li tyto údaje na ostatních přihláškách zadány. Pokud se přihlašuje cizinec, je možné zaškrtnout volbu "účastník bez přidělného rodného čísla". Tato volba umožní do pole pro rodné číslo zapsat jakýkoli jiný identifikátor. Také je možné při výběru zdravotní pojišťovny zvolit volbu "jiná pojišťovna" a poté do zvláštního pole zapsat název komerční zdravotní pojišťovny cizince.

Ve třetím kroku je zobrazena informace o zpracování osobních údajů, dále dotazy na souhlasy se zpracováním údajů, pokud nějaké vyžadujeme a je možné dopsat obecnou poznámku k přihlášce (údaj se přenese do pole Veřejná poznámka na přihlášce v hlavní aplikaci a bude vytištěn na přihlášce). Nakonec je třeba potvrdit text prohlášení rodičů (účastníka) a také seznámení s vnitřním řádem, je-li v nastavení aplikace dokument nahrán.

Schválení online přihlášky pracovníkem

Poté, co si uživatel zadal přihlášku, je informován, že nyní čeká na schválení od nás. V hlavní aplikaci jsou po otevření modulu kroužky, akce nebo tábory označeny činnosti, které obsahují neschválené online přihlášky, oranžovou barvou. Současně je aktivní výběrový filtr "Neschválené přihlášky" (zatržítko), který umožňuje zobrazit pouze tyto činnosti pro snadnější práci.

Schvalování online přihlášky provedeme jednoduše tak, že příslušnou přihlášku otevřeme pro úpravy (tlačítko Oprava F4) a stav přihlášky změníme z "neschváleno" na "přihlášen" nebo "zamítnuto". V závislosti na tom se buď přihláška potvrdí a program rovnou nabídne možnost odeslat účastníkovi mailem informaci, že je mu vygenerována přihláška ke stažení (účastník dostane současně v klientském centru potvrzeno, že je přihlášen) anebo se piřhláška přesune do seznamu zamítnutých a vymaže se vytvořený předpis platby. V takovém případě je vhodné účastníka mailem informovat o důvodech odmítnutí přihlášky. K tomu je možné využít kartu Odeslat mail přímo na přihlášce.

Dále již probíhá zpracování přihlášky a plateb obvyklým způsobem.

Doporučená příprava

Úspěšnému zavedení online přihlášek prostřednictvím klientského centra napomůže vytvořit jednoduchý návod pro uživatele, který zpřístupníte např. na webu. Inspirovat se můžete zde.

Je také vhodné před zahájením online přihlašování provést aktualizaci mailových kontaktů v adresáři.

Pro případnou konzultaci k zavedení online přihlašování do života vaší organizace nás neváhejte kdykoli kontaktovat. Klientské centrum je živou součástí vašeho informačního systému a v této verzi ho již nyní máte v ceně rovnou k dispozici.